Wie wird die Umsatzsteuer bei privater Nutzung von Firmenwagen berechnet?

Privat mit dem Firmenwagen unterwegs: das kann teuer werden. Zumal wenn man vergisst, dass das Finanzamt immer mitfährt. Klar dürfte den meisten sein: dabei fällt Lohnsteuer an. Doch Umsatzsteuer? Hier sollten Sie als Arbeitgeber einige Folgen in der Praxis bedenken.

Wenn der Dienstwagen zur Privatfahrt lockt …

„Wir. Dienen. Deutschland.“ – Und Deutschland uns, sagten sich in eigenmächtiger Fortführung des Bundeswehr-Verpflichtungsmottos wohl mehrere leitende Bundeswehr-Angestellte. Sie nutzten jahrelang Dienstwagen unerlaubt privat. Der Schaden: mindestens 900.000 Euro, heißt es in einer Unterrichtung des Verteidigungsministeriums, aus der die Deutsche Presse-Agentur jetzt zitiert.

2005 hatte demnach das Ministerium die private Nutzung von Dienstwagen untersagt. Danach hätten sich zunächst 42 leitende Angestellte und zuletzt noch neun Mitarbeiter eines Carsharing-Modells bedient, um die Autos auch weiterhin für private Fahrten zu nutzen, obwohl es Ausgleichszahlungen für das Verbot der Privatnutzung gab. Das Verteidigungsministerium will den Fall der Staatsanwaltschaft übergeben. Die Anteile an der Bundeswehr Fuhrpark Service GmbH werden zu 75,1 vom Verteidigungsministerium gehalten und zu 24,9 Prozent von Staatskonzern Deutsche Bahn AG. Der Schaden trifft also vor allem den Steuerzahler.

An den sollten Sie als Privatunternehmer auch denken, wenn Sie Ihren Mitarbeitern keinen Ukas gegen die private Nutzung von Firmenfahrzeugen verpassen wollen. Denn der fährt in Gestalt des Finanzamtes bei solchen Fahrten immer mit. Insbesondere sollte Sie dabei die umsatzsteuerliche Seite solcher Touren interessieren.

Wie beurteilt das Finanzamt die umsatzsteuerliche Seite?

Wenn Sie einem Mitarbeiter die private Nutzung des Firmenwagens gestatten, sieht das Finanzamt darin in der Regel eine entgeltliche Leistung, Motto: Arbeitskraft gegen Firmenwagen. Das hat für Sie als Arbeitgeber zwei Folgen:

• Sie erhalten die Vorsteuer aus der Anschaffung des Fahrzeugs vom Finanzamt zurück.
• Sie führen für die Überlassung des Fahrzeugs an Ihren Mitarbeiter monatlich Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Wonach berechnen Sie bei privater Firmenfahrzeugnutzung die Umsatzsteuer?

Dafür gibt es drei Verfahren:

• Ein-Prozent-Methode für die Umsatzsteuer,
• Das Fahrtenbuch,
• Die Schätzung.

Wie errechnen Sie nach der Ein-Prozent-Methode die Umsatzsteuer?

Nach dem lohnsteuerlichen Wert. Aus diesem Bruttowert rechnen Sie die Umsatzsteuer mit 19/119 heraus. Nehmen wir an, der lohnsteuerliche Vorteil der privaten Pkw-Nutzung beträgt monatlich 400 Euro. Dann berechnen Sie die Umsatzsteuer: 400 Euro mal 19 geteilt durch 119 ergibt 63,86 Euro. Beachten Sie dabei bitte, dass Zuzahlungen Ihres Arbeitnehmers zwar den lohnsteuerpflichtigen, geldwerten Vorteil senken, nicht aber die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage!

Wie rechnen Sie mit dem Fahrtenbuch?

Hierbei berechnen Sie den privaten Nutzungsanteil anhand der tatsächlichen Kilometerleistung und der tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs.

Nehmen wir jetzt an, dass Sie in Ihrer Firma mit dem Firmenwagen jährlich 10.000 km zurücklegen, 3.000 km davon Mitarbeiter für Privatfahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Ihrem Betrieb als erster Tätigkeitsstätte. Die Gesamtkosten, netto, für Ihren Betriebs-Pkw betragen samt nicht mit Vorsteuer belasteter Kosten 5.000 Euro. Die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage beträgt 30 Prozent, also 3.000 km von 10.000 km mal 5.000 Euro gleich 1.500 Euro netto. Folglich führen Sie 1.500 Euro mal 19 Prozent gleich 285 Euro an Umsatzsteuer ans Finanzamt ab.

Wann werden Sie die Umsatzsteuer für das privat genutzte Firmenfahrzeug schätzen?

Wenn Sie als Unternehmer kein Fahrtenbuch führen. Sie können als solcher dann immer noch die Ermittlung der Bemessungsgrundlage nach der Ein-Prozent-Methode umsatzsteuerlich ablehnen. Diese Methode ist nämlich keine umsatzsteuerlich anerkannte Methode. Die Finanzverwaltung sieht darin lediglich eine Regelung zur Vereinfachung, die Sie als Steuerpflichtiger aber auch anhand einer objektiven Schätzung widerlegen können. In einem solchen Fall bleibt nichts übrig, als anhand anderer objektiver Beweise schätzen zu lassen. Als steuerpflichtiger Unternehmen obliegt es Ihnen hier, diese anderen Belege vorlegen.