Wie funktioniert die „tatsächliche Verständigung“ bei der Betriebsprüfung?

Einspruch, Klage und dann der ganze Rattenschwanz, wenn Sie sich in der Betriebsprüfung nicht einigen. Besser, Sie einigen sich als Unternehmer mit dem Prüfer. Sichern Sie es mit einer „tatsächlichen Verständigung“ ab beachten Sie dabei die wichtigsten Regeln.

Wann kommt es zu einer „tatsächlichen Verständigung“?

Es kann bei der Schlussbesprechung einer Betriebsprüfung zu einer „tatsächlichen Verständigung“ kommen – muss aber nicht. Stellen Sie als Unternehmer sich vor, der Betriebsprüfer schließt seine Prüfung ab – und Sie sind damit nun gar nicht einverstanden. Können Sie sich dann nicht einigen, ist ein Rechtsstreit kaum zu vermeiden, mit allen unangenehmen Folgen: mit Einspruch, Klage und dem ganzen juristischen Hickhack. Besser ist es immer, Sie einigen sich in einem solchen Fall. Und wie das bei Juristen nun mal ist: dafür gibt es einen rechtlichen Tatbestand, die „tatsächliche Verständigung“.

Damit diese hinterher auch tatsächlich wirksam ist, hat man einige Regeln aufgestellt. Die sollten Sie als Unternehmer also kennen und im Falle des Falles auch beachten.

Können Sie als Unternehmer sich direkt mit dem Prüfer einigen?

Nein, den Prüfer begleitet immer der Sachgebietsleiter des Finanzamts zur Schlussbesprechung mit Ihnen als steuerpflichtigem Unternehmen. Ohne den Sachgebietsleiter kann der Betriebsprüfer in der Schlussbesprechung keine rechtsverbindliche Einigungen vornehmen.

Mündliche Verständigung vs. tatsächliche Verständigung

In kleineren und einfachen Fällen reicht eine mündliche Verständigung. Dazu erstellen Sie einen Betriebsprüfungsbericht. Diesem stimmen Sie zu. Für kompliziertere Sachverhalte greifen Sie auf die „tatsächliche Verständigung“ zurück. Die Rechtsprechung hat sie aus dem Grundsatz von Treu und Glauben abgeleitet. Nimmt der Prüfer beispielsweise eine Schätzung vor, so sichert die tatsächliche Verständigung diese rechtlich ab – sowohl für Sie als steuerpflichtiger Unternehmer als auch für das Finanzamt.

Sind damit alle rechtlichen Fragen abgesichert?

Nein, nur die Sachfragen. Sie als steuerpflichtiger Unternehmer erzielen mit dem Finanzamt eine Einigung in der Frage eines bestimmten Sachverhalts, also z. B. wie hoch war der tatsächliche Umsatz. Über Rechtsfragen, die das Gesetz klärt, können Sie keine Verständigungen erzielen. Dies würde dem Grundsatz der gleichmäßigen Besteuerung widersprechen.

Wozu eine Schlussbesprechung?

Fachleute wie der Richter am Finanzgericht Saarbrücken, Dr. Peter Bilsdorfer auf der Plattform „Kanzleiführung professionell“, sehen in der Schlussbesprechung am Ende der Außenprüfung deren „Königsetappe“. Dabei soll der Prüfer mit Ihnen als steuerpflichtigem Unternehmer insbesondere strittige Sachverhalte sowie die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen erörtern (§ 201 Abs. 1 S. 2 Abgabenordnung AO).

Besonders wichtig: die präzise Vorbereitung!

Die Schlussbesprechung bedarf der präzisen Vorbereitung, die Ihnen und Ihrem steuerlichen Berater dadurch erleichtert wird, dass die Besprechungspunkte angemessene Zeit vorher bekannt zu geben sind.

Die Finanzverwaltung probt, so Bilsdorfer weiter, den Ernstfall der Schlussbesprechung in einer internen Vorbesprechung. Hieran sind zumindest der Prüfer und der zuständige Sachbearbeiter der Veranlagungsdienststelle beteiligt. Der Kreis kann aber auch z.B. einschließen:

• den Sachgebietsleiter der Außenprüfung,
• den Sachgebietsleiter der Veranlagung,
• den Vorsteher des Veranlagungsfinanzamts,
• je nach Bedeutung des Falles Beamte der Oberfinanzdirektion (OFD), des Finanzministeriums oder des Bundesamtes für Finanzen.

Hier findet die Abstimmung zwischen Betriebsprüfung und Innendienst statt. Es werden die vom Prüfer in seinem Vorbericht aufgelisteten Themen durchgesprochen und ein Konzept für die Schlussbesprechung abgestimmt.

Wann sind Tatsächliche Verständigungen zulässig?

Auch vor Gericht entfaltet die tatsächliche Verständigung Wirkung. An den Inhalt sind die Richter gebunden. Sie können nur noch prüfen, ob die tatsächliche Verständigung nach Maßgabe folgender Punkte zulässig ist:

1. Ist der Sachverhalt schwer oder gar nicht – mehr – ermittelbar?

2. Vertritt der zuständige Sachgebietsleiter das Finanzamt?

3. Nehmen Sie als steuerpflichtiger Unternehmer oder Ihr bevollmächtigter Vertreter, z. B. Ihr Steuerberater teil?

4. Wird kein offensichtlich unzutreffendes Ergebnis erzielt werden?

5. Hat niemand Zwang zu einer tatsächlichen Verständigung ausgeübt?

6. Haben Sie als steuerpflichtiger Unternehmer wichtige Tatsachen zurückgehalten, bei deren Kenntnis das Finanzamt der tatsächlichen Verständigung nicht zugestimmt hätte. Die tatsächliche Verständigung ist in diesem Fall unwirksam.

Wann können Sie sich tatsächlich verständigen?

Eigentlich immer. Sie als steuerpflichtiger Unternehmer können mit dem Finanzamt in jedem Stadium der Steuerfestsetzung eine Tatsächliche Verständigung vornehmen, z. B. während der Betriebsprüfung oder auch in einem folgenden Einspruchsverfahren. Sie beide protokollieren grundsätzlich Ihre tatsächliche Verständigung und unterzeichnen sie zwecks Beweissicherung, auch wenn es dafür theoretisch keine Formvorschriften gibt.

Gehören Tilgungsvereinbarungen in die tatsächliche Verständigung?

Eigentlich nicht. Die Bindungswirkung der tatsächlichen Verständigung kann aber durchaus an solche Tilgungsvereinbarungen gebunden sein. In vielen Verständigungen haben die beteiligten Seiten gleichwohl Tilgungsvereinbarungen zur Mehrsteuer nicht eingearbeitet. Dann führt die tatsächliche Verständigung zu Zuschätzungen und damit zu nicht unerheblichen Steuernachzahlungen. Aufgrund deren Bindung an eine Tilgungsvereinbarung kann der Berater erreichen, dass dem Mandanten ausreichend Zeit und Möglichkeiten bleiben, die Mehrsteuer auch aufzubringen.

Für welchen Zeitraum gilt die tatsächliche Verständigung?

Für den Prüfungszeitraum. Ein Anspruch, dass die tatsächliche Verständigung auch darüber hinaus gilt, ist mit dieser nicht verbunden. Wurde aber beispielsweise die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts geschätzt, wirkt diese Vereinbarung zwangsläufig auch für die Folgejahre. Wollen Sie Sachverhalte für die Zukunft sichern, bietet sich eine Bitte um eine verbindliche Auskunft vom Finanzamt an.

Wie bereiten Sie als Unternehmer die Schlussbesprechung vor?

Als steuerpflichtiger Unternehmer sollten Sie die vom Prüfer voraussichtlich unter die Lupe genommenen steuerlichen Knackpunkte kennen. Sie sollten sich über die eigenen Chancen im Klaren sein. Sie legen am besten ein Verhandlungspolster fest, bei dem Sie eine Möglichkeit zum Nachgeben sehen und deren steuerliche Auswirkungen Sie oder Ihr Steuerberater genau ausgerechnet haben.

Checkliste „Psychologie der Schlussbesprechung“

Daneben will Bilsdorfer eine „Psychologie der Schlussbesprechung“, wie er es nennt, ausgemacht haben. Er hat zu deren Vorbereitung eine Checkliste zusammengestellt:

Atmosphäre

In dem Besprechungsraum sollte eine angenehme Besprechungsatmosphäre herrschen, ohne Betriebslärm, wohl temperiert etc., möglicherweise im Büro Ihres Steuerberaters oder im Finanzamt, besser aber in der eignen Firma, dann haben Sie einen gewissen Heimvorteil. Reichen Sie Kaffee, Tee oder Erfrischungsgetränke, bei längeren Besprechungen auch einen Imbiss.

Bluff

Lassen Sie sich als steuerpflichtiger Unternehmer nicht ins Bockshorn jagen. Einen taktischen Hinweis des Prüfers auf eine angeblich höchstrichterlich bereits längst entschiedene Frage lassen Sie am besten vom Steuerberater beantworten.

Kompromisse

Durch einen Kompromiss können Sie sich als steuerpflichtiger Unternehmer möglicherweise auf Jahre hinaus Ruhe in bestimmten Bereichen verschaffen. Deswegen überlegen Sie genau, ob Sie stur auf allen Standpunkten beharren wollen. Was nicht heißt, dass Sie eine Einigung um jeden Preis anstreben. Taktik und Phantasie ist gefragt.

Protokoll

Abläufe einer Schlussbesprechung brauchen nicht protokolliert zu werden. Meist wird aber der Prüfer die wichtigsten Punkte stichwortartig festhalten – schon wegen des Prüfungsberichts. Es schadet nichts, wenn eine solche Protokollierung auch durch Ihren steuerlichen Berater erfolgt.

Teilnehmer

Bringen Sie vorher in Erfahrung, wer seitens der Finanzverwaltung an der Schlussbesprechung teilnimmt. Ein zahlenmäßiges Übergewicht auf Seiten der Finanzverwaltung kann bisweilen zu einem psychologischen Nachteil für Sie führen.

Zeit

Mancher Prüfer wird gegen Mittag kompromissbereiter. Vielleicht können Sie derlei bei der Terminierung für die Schlussbesprechung berücksichtigen.

Raucher

Planen Sie eventuell Pausen für die Raucher ein.