Werkstudent: Was gilt bei Lohnsteuer und Sozialversicherung?
Was essen die Studenten? Enten. Der Kinderreim unterstellt beträchtliche Einkommensverhältnisse unter Studierenden. Wieviel es im Einzelfall ist, wird das Finanzamt wissen. Sie als Arbeitgeber informieren es darüber, wie viel Ihr Werkstudent verdient. Davon hängt seine Lohnsteuer ab.
Wie viel kann ein Werkstudent verdienen?
Für Werkstudenten gilt wie für alle anderen Arbeitnehmer in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn von 12,41 Euro brutto je Stunde seit Januar 2024, ab 2025 12,82 Euro. Nach oben hin gibt es keine Grenze. Allerdings darf er eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche nicht überschreiten.
Auf welcher Grundlage informieren Sie das Finanzamt über Ihren Werkstudenten?
Aufgrund des Gesetzes über den „Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen“ (Nachweisgesetz, NachwG). Dort schreibt Ihnen § 2 Nachweispflicht vor, die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses mit Ihrem Werkstudenten
- innerhalb spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung schriftlich niederzulegen
- die Niederschrift
- zum Teil spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses zu unterzeichnen und
- mit den übrigen Angaben spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen.
In diesem Vertrag halten Sie fest:
- Lohn oder Gehalt, welches Ihr Werkstudent für seine Arbeit erhält,
- die wöchentliche Arbeitszeit
- die sonstigen Rahmenbedingungen
Von der Höhe seines Verdienstes hängt ab, in welcher Höhe hier drauf Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Entscheidend bei Werkstudenten ist, dass ihre Haupttätigkeit das Studium bleibt. Andernfalls gehen die Vergünstigungen verloren.
Welche Vergünstigungen sind gemeint?
Studenten können arbeiten in einem:
- Minijob Verdienst ab 2024 monatlich nicht mehr als 538 Euro im Monat bei gesetzlichem Mindestlohn von derzeit 12,41 € (seit 2024) bzw. 12,82 Euro ab 2025, was bedeutet, dass die monatliche Arbeitszeit 2024 nicht mehr als 43 Stunden, ab 2025 nur noch 42 Euro betragen darf; keine Beiträge des Studenten zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, Sie als Arbeitgeber übernehmen die Abgaben für Ihren Werkstudenten, generell für alle geringfügig entlohnten Beschäftigten seit dem 01.01.2013 Rentenversicherungspflicht, wovon Ihrer Arbeitnehmer und damit Ihr Werkstudent sich auf Antrag befreien lassen kann.
- Midijob: „Übergangsbereich“ zwischen Vollanstellung und Minijob; schwankendes Verdienst Ihres Werkstudenten, in manchen Monaten etwas mehr und in anderen etwas weniger, monatlich zwischen 538 Euro und 2.000 Euro; im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 6.456 Euro (= 12 × 538 Euro), zwei geringfügig entlohnte Beschäftigungen möglich, geringfügig entlohnte Beschäftigung, wenn die Summe der monatlichen Vergütungen von mehreren Arbeitgebern die 538 Euro nicht überschreitet, geringere Steuern, aber sozialversicherungspflichtig, aufgrund der geringeren Abgaben an die Sozialversicherung für Sie als Arbeitgeber interessant, für Ihren Werkstudenten wegen der reduzierten Steuerlast; zahlt er trotzdem Steuern über den Lohnsteuerabzug, empfiehlt es sich, die jährliche Einkommensteuererklärung zu machen, um gegebenenfalls Steuern eines zu hohen Lohnsteuerabzugs zurückzuerhalten; der Lohnsteuerabzug unterstellt einen gleichbleibenden Monatslohn im Jahr.
- Normale Arbeitnehmer: bei monatlicher beitragspflichtiger Vergütung Ihres Werkstudenten über 2.000 Euro bei Ihnen als Arbeitgeber angestell, Sie beide zahlen Rentenbeiträge, was den späteren Rentenanspruch erhöht und weshalb der Gesetzgeber hier kein Werkstudentenprivileg vorsieht; für Sie als Arbeitgeber günstig, weil wegen des Werkstudentenprivilegs keine Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung entrichtet werden müssen.
Wie viel Lohnsteuer wird abgezogen?
Das hängt davon ab, wie viel Ihr Werkstudent in einem Monat verdient. Die Lohnsteuer ist innerhalb des Übergangsbereichs gestaffelt.
Ist Ihr Werkstudent nicht versicherungsfrei?
Doch, unter bestimmten Voraussetzungen in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Er kommt damit in den Genuss des Werkstudentenprivilegs nach § 6 Abs. 1 Nr. 3 Sozialgesetzbuch (SGB) V für angestellte Studenten, die eine mehr als geringfügige Beschäftigung, also mehr als einen Minijob ausüben.
Das Werkstudentenprivileg kommt nur zum Tragen, wenn Ihr Werkstudent während der Vorlesungszeit an nicht mehr als 20 Stunden in der Woche arbeitet. Ausgenommen von dieser Regelung sind Tätigkeiten am Wochenende oder nachts, wenn der Charakter als Student erhalten bleibt.
Das riecht nach Streit mit Ihrem Finanzamtsprüfer – zu Recht?
Ja, In jedem Fall ist bei Überschreiten der 20-Stunden-Grenze während der Vorlesungszeit Streit mit dem Prüfer vorprogrammiert. Regel Nr. 1: Werkstudent ist nur, wer Zeit und Arbeitskraft überwiegend für das Studium einsetzt.
Warum die 20-Stunden-Grenze?
Der Gesetzgeber geht bei dem Werkstudentenprivileg von der Vorstellung aus, dass Studenten und Studentinnen neben ihrem Studium eine entgeltliche Beschäftigung ausüben, um sich dadurch die zur Durchführung des Studiums und zum Bestreiten ihres Lebensunterhalts erforderlichen Mittel zu verdienen. Von dieser Vorstellung weicht ab, wenn der Student eine derartige Beschäftigung mit einer Wochenarbeitszeit von mehr als 20 Stunden ohne zeitliche Befristung ausübt über einen Zeitraum von mehr als 26 Wochen. In diesen Fällen tritt die Zugehörigkeit zum Kreis der Beschäftigten in den Vordergrund, und das Werkstudentenprivileg entfällt. Die zeitliche Grenze von 20 Stunden gilt nur während der Vorlesungszeit, während der Semesterferien gibt es keine Obergrenze. Auf die Höhe der Vergütung kommt es nicht an.
Für viele Studierende bleibt neben Seminaren und Vorlesungen kaum noch Zeit für einen Nebenjob. Kann dem abgeholfen werden?
Ja, durch einen Ferienjob. Dabei handelt es sich sozialversicherungsrechtlich um eine kurzfristige Beschäftigung, solange Ihr Student nicht mehr als 70 Tage pro Jahr bei Ihnen als Arbeitgeber arbeitet oder der Arbeitsvertrag auf drei Monate befristet ist.
Bei einer kurzfristigen Beschäftigung zahlen Sie als Arbeitgeber keine Beiträge zur Sozialversicherung, und auch der Ferienjobber bleibt sozialversicherungsfrei.
Liegt dabei lohnsteuerrechtlich eine Beschäftigung vor?
Ja, und zwar eine kurzfristige
- wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigen wird und
- die Dauer der Beschäftigung über 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht hinausgeht,
- die Höhe des Arbeitslohns während der Beschäftigungsdauer durchschnittlich je Arbeitstag 150 Euro nicht übersteigt und
- der auf einen Stundenlohn umgerechnete Arbeitslohn durchschnittlich 19 Euro nicht übersteigt.
Ferienjobs können auch freiwillig über die Lohnsteuerkarte des Ferienjobbers abgewickelt werden. Sollten die steuerlichen Bedingungen für eine Pauschalierung nicht erfüllt sein, rechnen Sie über die Lohnsteuerkarte ab. Die freiwillige Abrechnung über die Lohnsteuerkarte ist für Sie als Arbeitgeber deshalb interessant, weil dann die pauschale Steuer entfällt und Ihr Werkstudent die einbehaltene Steuer im Regelfall über die Einkommensteuererklärung des Jahres zurückerhält.
Gilt das Werkstudentenprivileg, wenn sich Ihr Werkstudent vom Studium beurlauben lässt?
Ja. Die Regelstudienzeit erhöht sich ja nicht. Mit einem Urlaubssemester nimmt Ihr Werkstudent eine Pause vom Studium. Sein Studienplatz bleibt erhalten. Deswegen zählt es als Hochschulsemester, gilt nur nicht als Fachsemester. Das Urlaubssemester ist kein Erholungsurlaub. Deswegen darf Ihr Werkstudent eigenmächtig keinen Urlaub vom Studium machen. Nötig ist eine offizielle Beurlaubung durch die Hochschule oder Universität. Für Antrag und Genehmigung braucht er einen triftigen Grund.
Für gewöhnlich stellen Hochschulen und Universitäten online entsprechende Formulare bereit. Alternativ kann Ihr Werkstudent formlos einen schriftliche Antrag auf ein Urlaubssemester stellen. Den Grund weist er durch eine geeignete Bescheinigung nach. Wichtig ist, den Antrag rechtzeitig, also möglichst vor der Rückmeldung zum neuen Semester, zu stellen. Gelegentlich kommt es vor, dass bei Studenten während eines laufenden Semesters ein unerwartetes Ereignis eintritt. In einem solchen Fall sollte Ihr Werkstudent unverzüglich im laufenden Semester ein Urlaubssemester beantragen. Eine nachträgliche Beurlaubung ist nicht möglich.
Welche Gründe können ein Urlaubssemester rechtfertigen?
Zum Beispiel:
- Auslandssemester
- Krankheit
- Praktikum
- Aufnahme einer Beschäftigung, um das Studium weiter zu finanzieren
- Wehrdienst oder Bundesfreiwilligendienst
- Freiheitsstrafe
- Schwangerschaft
- Erziehung von Kindern
- Pflege von Angehörigen
- hochschulpolitisches Engagement
Akzeptieren die Hochschulen jeden Grund?
Nein, nicht alle. Anerkannt sind für gewöhnlich Krankheiten, familiäre Gründe wie Elternzeit oder solche, die mit dem Studium zusammenhängen. Wenn Ihr Werkstudent Ihnen als seinem Arbeitgeber beispielsweise im Februar 2023 eine Immatrikulationsbescheinigung für das Sommersemester 2023 vor, können Sie dieser entnehmen, dass er an der Hochschule im Sommersemester 2023 nicht beurlaubt ist. Somit sind alle Voraussetzungen für das Werkstudentenprivileg gegeben.
Anderes Beispiel: Im März arbeitete Ihr Student weit mehr als 20 Stunden. Als sein Arbeitgeber bitten Sie ihn zu einem Gespräch und weisen ihn auf die Zeitgrenze von 20 Stunden hin. Daraufhin legt er eine Bescheinigung der Hochschule vor, aus der hervorgeht, dass er vom 01.03.2023 bis 31.08.2023 vom Studium beurlaubt ist und nicht an Vorlesungen teilnehmen muss. Im Mai 2023 wird er ein Auslandssemester beginnen, weshalb wahrscheinlich die Beurlaubung erfolgte.
Jetzt stellt sich Ihnen die Frage bezüglich des Werkstudentenprivilegs für März 2023 als dem Monat, in dem die 20-Stunden-Wochengrenze überschritten wird. Wie sieht es mit der Zeit bis zum Beginn des Auslandssemesters aus? Besteht aufgrund des Werkstudentenprivilegs nur Rentenversicherungspflicht, oder zudem Versicherungspflicht in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung?
Da Ihr Student ein Urlaubssemester absolviert, nimmt er nicht am Studienbetrieb teil. Wenn während des Urlaubssemesters eine Beschäftigung ausgeübt wird, ist davon auszugehen, dass das Erscheinungsbild als Student nicht vorliegt. Das Werkstudentenprivileg kommt ab dem 01.03.2023 nicht zum Zug. Es besteht Versicherungs- und Beitragspflicht in der gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (Personengruppenschlüssel: „101“, Beitragsgruppenschlüssel: „1111“).
Die Wiederaufnahme des Studiums ab dem 01.05.2023 im Rahmen eines Auslandssemesters hat auf die Beurteilung keine Auswirkungen. Hier läge wieder das Werkstudentenprivileg vor.
