Wann erfolgt eine Urlaubsabgeltung?
Urlaub nicht genommen – Pech gehabt. So einfach ist es nicht. Ihr Arbeitnehmer hat Anspruch auf Urlaub. Endet sein Arbeitsverhältnis mit Ihnen als Arbeitgeber und er konnte seinen Urlaub nicht mehr nehmen, entgelten Sie ihm entgangenen Urlaub mit Geld. Noch nach seinem Tode.
Wann entsteht der Anspruch Ihres Arbeitnehmers auf Urlaubsabgeltung?
Er entsteht, wenn der Urlaub als Freizeit wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr genommen werden kann (§ 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz – BUrlG). Diese Vorschrift lautet:
„Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“
Nicht genommener Urlaub geht im Regelfall gemäß Abs. 3 Satz 1 und 2 dieser Vorschrift zum 31. Dezember unter, es sei denn, „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ rechtfertigen eine ausnahmsweise Übertragung auf das Folgejahr.
Was, wenn das nicht mehr möglich war?
Das spielt keine Rolle.
Und wenn Ihr Arbeitnehmer den Urlaubsanspruch erfolglos geltend gemacht hat?
Spielt das auch keine Rolle.
Und wenn Ihr Arbeitnehmer vor Ende des Arbeitsverhältnisses gestorben ist?
Dann spielt das nur insofern eine Rolle, als Sie als Arbeitgeber den Voll- oder den Rest-Urlaub an die Hinterbliebenen Ihres Arbeitnehmers entgelten. Dazu berechnen Sie den Urlaub wie in allen anderen Fällen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das gilt für:
- den gesetzlichen Mindesturlaub,
- den Anspruch auf Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen sowie
- einzel- und tarifvertragliche Urlaubsansprüche, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen.
Sie als Arbeitgeber haben aber die Möglichkeit, für den über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus vereinbarten Mehrurlaub abweichende Regelungen zu treffen und damit dessen Vererblichkeit auszuschließen (BAG, Urteil vom 22.01.2019, Az.: 9 AZR 45/16).
Es ändert aber nichts daran, dass Resturlaub auch dann abzugelten ist, wenn das Arbeitsverhältnis durch den Tod Ihres Arbeitnehmers endet (Bundesarbeitsgericht BAG, Urteil vom 22.01.2019, Az.: 9 AZR 45/16). Als Folge der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) hat sich die Rechtslage in Deutschland beim Urlaubsabgeltungsanspruch eines Verstorbenen geändert. Inzwischen urteilt auch die deutsche Rechtsprechung, dass beim Tod eines Arbeitnehmers sein Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub bestehen bleibt.
Kann Ihr Arbeitnehmer auf einen Urlaubsabgeltungsanspruch verzichten?
Ja, zum Beispiel wenn sein Verzicht auf einem gerichtlichen Vergleich beruht. (BAG, Urteil vom 14.05.2013, Az.: 9 AZR 844/11).
Können Sie als Arbeitgeber die Urlaubsabgeltung kürzen, z.B. wegen einer vorangegangenen Elternzeit?
Nein, das dürfen Sie nicht, da die Abgeltung ein reiner Geldanspruch ist (BAG, Urteil vom 19.05.2015, Az.: 9 AZR 725/13).
Aber erlischt die Urlaubsabgeltung nicht durch Arbeitsunfähigkeit?
Zunächst nicht. Nach der neueren Rechtsprechung entstehen Urlaubsanspruch ebenso wie Urlaubsabgeltungsanspruch auch bei länger andauernder Arbeitsunfähigkeit und bleiben erhalten. Besteht dabei das Arbeitsverhältnis fort, kann der Arbeitnehmer zwar den Urlaubsanspruch ins nächste Jahr übertragen, aber keine Urlaubsabgeltung fordern (BAG, Urteil vom 19.05.2009, Az.: 9 AZR 477/07).
Endet das Arbeitsverhältnis, hat der Mitarbeiter auch bei Arbeitsunfähigkeit einen Urlaubsabgeltungsanspruch. Als reiner Geldanspruch unterliegt dieser Anspruch nicht der Fristenregelung des BurlG. Ihr Arbeitnehmer kann ihn daher noch mehrere Monate nach dem Beschäftigungsende einfordern. Das gilt auch, wenn Ihr Mitarbeiter zum Beschäftigungsende arbeitsfähig ist (BAG, Urteil vom 19.06.2012, Az.: 9 AZR 652/10).
Bei andauernder Arbeitsunfähigkeit verfallen Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsanspruch jedoch spätestens 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahrs (BAG, Urteil vom 07.08.2012, Az.: 9 AZR 353/10). War Ihr Arbeitnehmer also etwa in den Jahren 2020 und 2021 durchgehend arbeitsunfähig, verfallen, wie die die Fachanwaltskanzlei Hensche vorrechnet, die Ansprüche für das Jahr 2020 am 31.03.2022 und die für das Jahr 2021 am 31.03.2023. Hat Ihr Arbeitnehmer beispielsweise Mitte Dezember noch 15 Tage Urlaub, beenden Sie auf Ihr Drängen als Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis kurzfristig zum 31. Dezember durch einen Aufhebungsvertrag, soll Ihr Arbeitnehmer bis dahin noch Restarbeiten erledigen, dann sind 15 Tage Urlaub abzugelten, d.h. Ihr Arbeitnehmer erhält mit der letzten Gehaltsabrechnung für Dezember eine Urlaubsabgeltung für 15 Tage.
Beachten Sie als Arbeitgeber jedoch: der Urlaubsabgeltungsanspruch als reine Geldforderung unterfällt wie andere Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis einzel- und tarifvertraglichen Ausschlussfristen (BAG, Urteil vom 09.08.2011, Az.: 9 AZR 352/10).
Wie berechnen Sie die Urlaubsabgeltung?
Wenn Ihr Mitarbeiter statt seines Urlaubs Geld bekommen soll, rechnen Sie seine Urlaubstage in Geld um. Grundlage hierfür ist der Wert seines einzelnen Arbeitstages. Dieser Wert entspricht dem Wert eines Urlaubstages, den er frei hat. Das Kalendervierteljahr hat drei Monate oder 13 Wochen. Die Formel lautet nun:
- Quartalsgehalt = Monatsgehalt mal 3
- Wochengehalt = Quartalsgehalt durch 13
- Wert eines Arbeitstages eines vollzeitig oder fünf Tage die Woche arbeitenden Beschäftigten = Wochengehalt durch 5
Ihr Arbeitnehmer arbeitet beispielsweise vollzeitig an fünf Tagen die Woche für 3.500,00 Euro brutto im Monat. Dann beträgt sein Quartalsgehalt 10.500,00 Euro brutto und sein wöchentliches Gehalt dementsprechend (10.500,00 : 13 =) 807,69 Euro brutto. Sein arbeitstägliches Gehalt und damit der Wert eines Urlaubstages sind (807,69 : 5 =) 161,54 Euro brutto. Hat Ihr Arbeitnehmer einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung von 15 Tagen, beträgt die Urlaubsabgeltung (15 x 161,54 =) 2.423,10 Euro brutto.
Man kann bei einer Fünftagewoche auch das Quartalsgehalt durch (13 Wochen x 5 Arbeitstage =) 65 Arbeitstage teilen, um den Wert eines Urlaubstages zu errechnen.
Wie berechnen Sie als Arbeitgeber die Urlaubsabgeltung bei Teilzeit?
Auf die oben genannte Weise über das Quartalsgehalt mit dem Unterschied eben, dass Ihr Arbeitnehmer in Teilzeit arbeitet, also zum Beispiel nur zwei, drei oder vier Tage pro Woche. Ihr Mitarbeiter arbeitet in Teilzeit, sagen wir, an drei Tagen die Woche für 2.000,00 Euro brutto im Monat. Dann beträgt ihr Quartalsgehalt 6.000,00 Euro brutto und ihr wöchentliches Gehalt (6.000,00 : 13 =) 461,54 Euro brutto. Ihr arbeitstägliches Gehalt und damit der Wert eines Urlaubstages betragen bei einer Dreitagewoche (461,54 : 3 =) 153,85 Euro brutto. Hat die Arbeitnehmerin einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung für drei Urlaubswochen, d.h. für (3 Wochen x 3 Tage =) neun Urlaubstage, beträgt ihre Urlaubsabgeltung demnach (9 x 153,85 =) 1.384,65 Euro brutto.
Der Wert eines Urlaubstages ist
- bei einer Fünftagewoche = Quartalsgehalt : 65,
- bei einer Viertagewoche = Quartalsgehalt : 52,
- bei einer Dreitagewoche = Quartalsgehalt : 39,
- bei einer Zweitagewoche = Quartalsgehalt : 26.
Wie ist Urlaubsentgelt steuerrechtlich geregelt?
Als Urlaubsabgeltung gezahlte Beträge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn und als sonstige Bezüge zu versteuern. In der Urlaubsabgeltung enthaltene Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind steuerpflichtig, weil Sie als Arbeitgeber diese Zuschläge nicht für tatsächlich geleistete Arbeit zu den begünstigten Zeiten zahlen.
Im Baugewerbe gelten für die Urlaubsabgeltung Sondervorschriften. Beitragsrechtlich stellen sie eine Einmalzahlung dar und gehören bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum letzten Lohnabrechnungszeitraum. Das gilt ebenso beim Tod des Arbeitnehmers für die ab dem 22.01.2019 gezahlten Urlaubsabgeltungen (BAG, Urteile vom 22.01.2019, Az.: 9 AZR 45/16 und 9 AZR 328/16). Bei Ermittlung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts rechnen Sie Ihre Zahlungen als Arbeitgeber zur Abgeltung von nicht beanspruchtem Urlaub nicht an, da solche Bezüge nicht mit hinreichender Sicherheit erwartbar sind.
Gibt es Ausschlussfristen?
Ja, sie gibt es in den meisten Rahmentarifverträgen, aber auch in vielen Arbeitsverträgen. Je nach der Ausschlussfristenregelung sind Ansprüche schriftlich geltend zu machen und/oder einzuklagen, wie Hensche aus dem BAG-Urteil (vom 09.08.2011, 9 AZR 352/10) zitiert. Nehmen Sie folgendes Beispiel: Ihr Arbeitnehmer scheidet auf eigenen Wunsch zum Jahreswechsel aus Ihrem Arbeitsverhältnis aus. Ihr Arbeitsvertrag mit ihm enthält eine Ausschlussklausel, der zufolge alle gegenseitigen Ansprüche verfallen, wenn sie nicht spätestens binnen drei Monaten ab Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden.
Der Arbeitnehmer verlangt erstmals im April des Folgejahres Zahlung der Urlaubsabgeltung. In diesem Fall hat er Pech. Der Anspruch auf Urlaubsabgeltung wird im Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig, hier also mit dem Ablauf des 31. Dezember, so dass Ihr Arbeitnehmer seine Urlaubsabgeltung gemäß der Ausschlussfrist spätestens bis zum 31. März vom Arbeitgeber schriftlich hätte verlangen müssen.
Gekündigt – aber was machen wir mit dem Resturlaub?
Wenn ordentlich, kein Problem: dann nimmt Ihr gekündigter Mitarbeiter ihn in der Kündigungsfrist. Aber was bei fristloser Kündigung? Man kündigt ordentlich und verrechnet Resturlaub mit Restvergütung – vorsorglich. Wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag „Fristlose Kündigung: mit vorsorglicher Urlaubsbewilligung rechtens“. Bei einer sofortigen Freistellung sollten Sie als Arbeitgeber diese immer ausdrücklich mit der Erteilung oder Anrechnung offener Urlaubsansprüche und dem Abbau von Überstunden verbinden. Tun Sie das nicht ausdrücklich, kann Ihr Mitarbeiter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Urlaubsabgeltung wie auch Vergütung von Überstunden verlangen.
Job erledigt – und dann eine warme Dusche zum Schluss: Auszahlung von Überstunden. Da läppert sich so einiges über die Jahre zusammen. Wenn da nicht der Fiskus wäre! Doch diesmal haben Sie sich zu früh geärgert. Denn jetzt ist klar: diese Steuerlast können Sie erleichtern, wie Sie in unserem Beitrag „Überstundenauszahlung für mehrere Jahre steuerbegünstigt“ erfahren.
