Vorsteuerabzug – worauf Unternehmen bei der Rechnungstellung achten sollten

Der Teufel steckt im Detail. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, kennt das. Auch die kleinste Angabe in der Rechnung muss formal stimmen. Sonst gibt es kein grünes Licht vom Finanzamt für den Abzug.

Was galt bei Kleinbetragsrechnungen früher …

Bleistiftspitzer: ein Euro, ein Päckchen Büroklammern: ein Euro, eine Packung Tipp-Ex: ein Euro. Wenn in Rechnungen für derartige Kleinstbeträge das volle Programm an Pflichtangaben erfolgen muss, um Vorsteuer abziehen zu dürfen, zehrt das an der Geduld so manchen Händlers mit der Bürokratie. Um diese möglichst lange zu erhalten, fasste sich der Gesetzgeber ein Herz und ließ sich zu einer Milderung der einschlägigen Vorschrift in § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) herab.

Früher brauchten Unternehmen lediglich auf Rechnungen über weniger als 150 Euro nur anzugeben:

• vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

… und was gilt jetzt?

Jetzt gilt das auch für Rechnungen, die einen Rechnungsbetrag von 250 Euro nicht übersteigen. Seit 2017 gelten neue Regeln für Rechnungen über kleine Beträge, da das Bürokratieentlastungsgesetz II in Kraft ist. Mit ihm hob der Gesetzgeber die Grenze für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV an.

Für höhere Rechnungen müssen weit mehr Angaben gemacht werden. Welche, ist in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UstG) aufgelistet. Gegenüber jenen ist bei Kleinbetragsrechnungen insbesondere die Angabe des Leistungsempfängers sowie ein gesonderter Umsatzsteuerausweis entbehrlich. Das soll die Rechnungstellung vor allem bei Barumsätzen, im Handel mit Waren des täglichen Bedarfs sowie bei Abrechnungen durch Automaten vor allem beim Vorsteuerabzug vereinfachen.

Diese Ausnahmen von der Kleinbetragsregelung gibt es

Die Kleinbetragsregelung findet keine Anwendung bei:

• Rechnungen im Versandhandel (§ 3c UStG),
• innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG),
• der Umkehr der Steuerschuld in Fällen des § 13b UStG.

Wo liegt bei den neuen Regelungen der Hase im Pfeffer?

Gerade da, wo man eigentlich die Erleichterung erwarten würde: bei den nicht notwendigen Angaben. Von ihnen befürchtet der Münchner Fachanwalt Matthias Oldiges praktische Anwendungsprobleme der Kleinbetragsrechnung auch nach dem Bürokratieentlastungsgesetz II. Im Blog des „Handelsblatts“ sieht er Gefahr für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers gerade aufgrund der nicht notwendigen Angaben in Kleinbetragsrechnungen.

Passt der Unternehmer nicht ungeheuer auf und macht auch nur leicht unvollständige oder unzutreffende Angaben zum Leistungsempfänger, versage die Finanzverwaltung oft den Vorsteuerabzug. Zur Begründung heiße es dann regelmäßig, dass die Kleinbetragsrechnung nicht den Bestimmungen des § 33 UStDV entspreche. Dies führe zu dem paradoxen Ergebnis, dass der Vorsteuerabzug bei einem leeren Adressfeld besteht, bei einem unvollständig oder unzutreffend ausgefüllten Adressfeld jedoch nicht.

Empfehlung deswegen an Unternehmern in solchen Fällen: bei Kleinbetragsrechnungen lieber nur die notwendigen Rechnungsangaben des § 33 UStDV machen lassen und auf alle zusätzlichen Angaben verzichten. Sie bergen nur das Risiko, dass sie sich als unvollständig oder unzutreffend erweisen und so den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers gefährden.

Ist das Finanzamt auch bei anderen Rechnungen so penibel?

Ja. Das Finanzamt fordert auch sonst von jeder einzelnen Rechnung für den Vorsteuerabzug eine

• konkrete,
• eindeutige und
• leicht nachprüfbare Leistungsbeschreibung.

Damit ist es im Einklang mit dem Gesetz. § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG fordert das Vorhandensein einer ordnungsgemäßen Rechnung für den Vorsteuerabzug. Die Einhaltung der Formvorschriften steht bei Betriebsprüfungen ganz weit oben auf der Agenda. Das führt häufig zu Streit und sogar vor Gericht. Doch hier hat der Steuerpflichtige oft das Nachsehen, wie eine Auswahl von Urteilen belegt.

Was monieren Gerichte, wenn Sie den Vorsteuerabzug nicht anerkennen?

Im ersten Fall reichte dem Finanzamt und auch dem Finanzgericht Hamburg (FG Hamburg, Urteil vom 27.06.2017, Az.: 2 K 214/16) der Rechnungsinhalt nicht aus: Ein Unternehmen aus der Transport- und Logistikbranche hatte die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen eines Subunternehmers abgezogen. Die Rechnungen enthielten als ausgeführte Leistung Bezeichnungen wie „Tagestouren in Hamburg und Umland, pauschal“ und wiesen als Leistungszeitraum einen gesamten Monat aus. Das Finanzamt wertete die Rechnungen als nicht ordnungsgemäß und strich den Vorsteuerabzug. Auch die spätere Klage des Unternehmers hatte keinen Erfolg. Das Finanzgericht beanstandete an den Rechnungen:

• nicht hinreichend konkret,
• nicht eindeutig,
• keine leicht nachprüfbare Leistungsbeschreibung,
• nicht nachprüfbar, welche Touren an welchen Tagen auf welchen Strecken zu welchen Konditionen in welchem Zeitraum von wem ausgeführt wurden.

In einem anderen Fall genügten dem Finanzamt und dem Finanzgericht Hessen (FG Hessen, Urteil vom 31.07.2017, Az.: 1 K 323/14) bei Kleidungsstücken die bloße Angabe einer Gattung nicht. Die Angabe „Hose“ oder „Bluse“ ist da nicht speziell genug. So konnte eine Textilhändlerin die Vorsteuer aus den entsprechenden Rechnungen nicht abziehen.

In einem weiteren Fall wollte ein selbstständiger Rechtsanwalt, zugleich Gesellschafter einer Steuerberatungs-GmbH mit Bürogemeinschaft, die Vorsteuer aus anteiligen Kosten für die Anwaltsarbeit in einer ihm von dieser gestellten Rechnung abziehen. Die angefallenen Leistungen waren aber auf der Rechnung nur pauschal beschrieben und die Sachverhalte nur lose benannt mit „Schreibarbeiten, Personalgestellung, Porto, Fachliteratur“. Hier spielte der Bundesfinanzhof nicht mit. Er entschied: Werden Liefergegenstände nicht nach Art und Menge in handelsüblicher Weise genannt oder sind Art und Umfang der sonstigen Leistung zu ungenau bezeichnet, ist kein Vorsteuerabzug zulässig (BFH, Urteil vom 15.05.2012, Az.: XI R 32/10). Pauschale Rechnungen mit der losen Nennung der Sachverhalte reichen nicht für den Vorsteuerabzug.

In einem vierten Fall hatte ein Unternehmer eine Rechnung von einem Ingenieur erhalten, der seine Leistung als „technische Beratung und technische Kontrolle“ berechnete. Auch in diesem Fall war dem Fiskus die Leistungsbeschreibung zu wenig konkret. Das Merkmal „technisch“ passe zu sehr unterschiedlichen Leistungen und sei somit nicht eindeutig – wenn man bedenkt, dass der normale Sprachgebrauch das Wort „technisch“ heute schon zu einer bloßen Nachsilbe (ernährungstechnisch, verwaltungstechnisch etc.) abschleift, eine durchaus nachvollziehbare Einstellung. Im folgenden Klageverfahren schlug sich der Bundesfinanzhof auf die Seite des Fiskus‘ und bestätigte das Verbot des Vorsteuerabzugs (BFH, Urteil vom 08.10.2008, Az.: V R 59/07).

Was hätte auf den Rechnungen stehen müssen um den Vorsteuerabzug zu erhalten?

In dem Hamburger Fall hätten, um den Vorsteuerabzug zu erhalten, aufgeführt sein müssen:

• Anzahl der in einem Monat gefahrenen Touren,
• Nennung der Tage, an denen die Touren stattfanden,
• exakter Inhalt mit angefahrenen Orte, ausgelieferten Gegenständen, Dauer der Tour als Leistungsbeschreibung.

Die Finanzrichter in Hessen forderten eine Beschaffenheitsbeschreibung. Die könnte durch die Nennung etwaiger Eigenmarken, über Modelltyp, Farbe und Größe sowie durch Bezug auf eine Artikel- oder Chargennummer erfolgen. Von dem Rechtsanwalt in Fall 3 forderte der BFH bei der Bezeichnung von sonstigen Leistungen die Angabe des Umfanges. Und dem Ingenieur in dem vierten Fall rieht der BFH, wenn er eine Rechnung erhalte, auf eine ausreichende Beschreibung der gelieferten Ware oder der erbrachten Leistung zu achten.

Kann man zur näheren Beschreibung auf andere Dokumente verweisen?

Ja, kann man. Um den Vorsteuerabzug zu erhalten, ist stets der Bezug auf ein konkretes Produkt oder Projekt sinnvoll. Die erforderlichen Angaben müssen dabei aber nicht zwingend in der Rechnung vorhanden sein. Auch die exakte Bezeichnung in ergänzenden Dokumenten – etwa einem Vertrag oder einem Arbeitsprotokoll (Stundenberichte) – ist zulässig. In solchen Fällen müssen Sie jedoch in der Rechnung auf das betreffende Dokument verweisen (Beispiel: Lohnaufwand laut Stundenzettel).