Vergütung von Umkleide- und Reisezeiten

Außer Spesen, nichts gewesen? Was aber sind eigentlich Spesen? Ausgaben im Job, die Spaß machen? Könnte Ihr Mitarbeiter statt einem Taxi nicht die Straßenbahn nehmen oder zu Fuß gehen? Und die Arbeitskleidung selbst bezahlen? Regeln Sie derlei im Arbeitsvertrag!

Aber was als Arbeitsleistung entlohnt wird, wird doch klar sein, oder?

Das sollte es zumindest; allerdings müssen sich Arbeitsgerichte vielfach mit Vergütungsfragen befassen, bei denen die eigentliche Arbeitsleistung im Vordergrund steht. Es ist schon richtig: im Grunde ist das ziemlich klar in den Arbeitsverträgen geregelt. Aber sonstige Tätigkeiten, wie z. B. Arbeitskleidung anlegen oder Dienstreisen absolvieren? Da sind die Arbeitsverträge schon sehr viel weniger klar. Dabei könnten detaillierte Regelungen im Arbeitsvertrag auch solchen Streitigkeiten vorbeugen.

Was wären denn Beispiele, die keine geschuldete Tätigkeit laut Arbeitsvertrag sind?

Reisezeiten oder Umkleidezeiten gehören nach allgemeinem Verständnis nicht dazu. Sie fallen im Normalfall nur an, damit Ihr Mitarbeiter seine eigentliche Tätigkeit erbringen kann. Aus diesem allgemeinen Verständnis heraus vergüten Sie als Arbeitgeber solche Randzeiten häufig nicht.

Sie sind also keine vergütungspflichtige Arbeitszeit?

In letzter Zeit doch wieder. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einigen jüngeren Entscheidungen klargestellt, dass als vergütungspflichtige Arbeitszeit nicht nur die eigentliche Arbeitszeit gilt, sondern eben auch sonstige Tätigkeiten, die mit der eigentlichen Tätigkeit oder der Art und Weise ihrer Erbringung unmittelbar zusammenhängen. Für das BAG kommt es bei Reisezeiten wie auch bei Umkleidezeiten im Wesentlichen darauf an:

• erfolgt die sonstige Tätigkeit im eigenen Interesse des Arbeitnehmers oder
• bezweckt sie die Befriedigung eines fremden Bedürfnisses, nämlich das des Arbeitgebers?

Was ist für das BAG vergütungspflichtige Reisezeit?

• Für die Hin- und Rückreise erforderliche Zeit sowie
• mit der Beförderung zwingend einhergehender Zeitaufwand, wie z. B.
  • Wegezeiten zum Flughafen,
  • Eincheckzeiten,
  • Gepäckaufgabe.

Nicht dazu zählt das BAG eigennützigen Zeitaufwand bei der Reise, wie z. B.

• Kofferpacken

Was zu vergütende Umkleidezeiten?

Das sind Zeiten, in denen

• eine bestimmte, im Betrieb an- und abzulegende Kleidung zu tragen ist oder
• das Wechseln vorgeschriebener, besonders auffällige oder schmutzige Dienstkleidung.

Können Sie als Arbeitgeber abweichende Vergütungsregelungen treffen?

Ja, Sie können hierüber vertragliche Vereinbarungen schließen; das BAG gestattet das, obwohl grundsätzlich vergütungspflichtige Arbeitszeit Randzeiten sein können, die die Vergütung gänzlich ausschließen oder abweichend von der regulären Vergütung festlegen. Sie müssen als Arbeitgeber jedoch gewährleisten, dass Ihr Arbeitnehmer für seine Gesamtarbeitszeit im Durchschnitt einen Lohn ausbezahlt bekommt, der dem gesetzlichen Mindestlohn entspricht.

Wie könnte so eine Regelung für Dienstreisen im Arbeitsvertrag aussehen?

Darin müssten Sie Ihren Mitarbeiter verpflichten, auf Ihre Anordnung als Arbeitgeber Dienstreisen durchzuführen. Sie können festlegen, dass Reise- und Wegezeiten Arbeitszeit sind und Ihr Mitarbeiter für Zeiten, die veranlasst durch eine Dienstreise die tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit überschreiten, diese Überschreitung abweichend von entgegengesetzter sonstiger Regelung im Arbeitsvertrag eine Vergütung in von Ihnen festzulegender Höhe erhält. Sie können als Vergütung für eine solche Überschreitung auch einen prozentualen Freizeitausgleich vereinbaren.

Des Weiteren legen Sie in einer solchen Vereinbarung im Arbeitsvertrag fest, ob als vergütungspflichtige oder als ausgleichspflichtige Reisezeit auch die Zeit gelten soll, die Ihr Mitarbeiter benötigt, um entsprechend Ihren Vorgaben als Arbeitgeber das Reiseziel zu erreichen. Dann legen Sie noch fest, dass Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter die Kosten einer Dienstreise nach der im Betrieb jeweils gültigen Reisekostenordnung bzw., sollte es eine solche bei Ihnen nicht geben, nach Vorlage der entsprechenden Belege bis zu den steuerlichen Höchstsätzen als Obergrenze erstatten – fertig. Um Ihnen die Formulierung zu erleichtern, haben wir entsprechende Musterformulierungen zum Herunterladen für Sie vorbereitet.

Außerdem können Sie als Arbeitgeber bei „Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter Reisekosten einsparen“, die übrigens nicht immer zu vergüten sind, wie wir in dem Beitrag „Dienstreisen nicht in jedem Fall zu vergüten“ berichteten. Zur Versteuerung von Reiserabatten finden Sie in unserem Beitrag „Reiserabatte kein Arbeitslohn“ sicher nicht uninteressante Informationen. Und im Zeichen von Corona vielleicht noch dieser Lesetipp zum Thema „Gesundheit über alles“: „Wann ist eine Gesundheitsmaßnahme Arbeitslohn?“