Unterschiedliche Fristen: Wann verjähren Forderungen?

Mangelhaft oder verjährt. Wer eine Rechnung noch nicht für zahlungsreif hält, greift vorzugsweise auf eine dieser beiden Ausreden zurück. Doch wann verjährt eine Forderung überhaupt? Zeit für Sie als GmbH-Geschäftsführer, sich mit dieser Frage näher zu befassen.

Mord verjährt nie, so viel ist klar. Aber eine Forderung?

Die kann schon mal verjähren. Geregelt ist das grundsätzlich in den §§ 194 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Regelmäßig verjähren Forderungen nach drei Jahren, im täglichen Geschäftsverkehr z.B. bei solchen aus

• Lohn- und Gehaltsansprüchen,
• Kaufverträgen,
• Lieferung von Waren oder
• Handwerks- und anderen Dienstleistungen.

Regelmäßig? Und wann unregelmäßig?

Das kann früher oder später sein, je nachdem ob die Verjährungsfristen kürzer oder länger ist. Macht also Ihr Kunde Sach- und Werkmängelngeltend, beträgt sie zwei Jahre, bei Baumängeln fünf Jahre. Danach können Sie als Gläubiger Ihren Anspruch nicht mehr durchsetzen, wenn Ihr Kunde als Schuldner sich auf die Verjährung nach § 214 BGB beruft. Ihre Forderung erlischt dadurch zwar nicht, doch Ihr Kunde kann dauerhaft den Ausgleich verweigern, sprich: braucht nicht zu zahlen. Voraussetzung ist aber, dass er sich ausdrücklich auf die Verjährung beruft. Tut er das nicht, können Sie vom Gericht keine automatische Hilfe erwarten; es muss die Verjährung nicht von sich aus berücksichtigen.

Haben Sie hingegen Ihren Anspruch tituliert, z.B. durch ein Urteil oder einen Vollstreckungsbescheid, verlängert sich die Verjährungsfrist für Ihre so titulierte Forderung auf 30 Jahre (§ 197 BGB). Lediglich künftig fällig werdende regelmäßig wiederkehrende Leistungen aus rechtskräftig festgestellten Ansprüchen oder Vollstreckungen, zu Deutsch: Zinsen aus Rechtstiteln verjähren nach § 197 Abs. 2 BGB regelmäßig, d.h. schon nach drei Jahren.

Wann entsteht Ihr Anspruch?

Wenn Sie als Gläubiger z.B. bei Kauf- und Werkverträgen Ihre Leistung erbracht haben. Eine Rechnung brauchen Sie dafür nicht zu stellen. Es bringt Ihnen als Gläubiger also nichts, die Rechnungsstellung hinauszuzögern.

Wann beginnt die Verjährungsfrist zu laufen?

Die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 199 Abs. 1 BGB mit Ablauf des Jahres, in dem Ihr Anspruch entstanden und Sie als Inhaber der Forderung davon Kenntnis erlangen mussten.

Wenn also eine Forderung z.B. zum 7. Juli fällig ist, beginnt die Verjährungsfrist nicht im Juli, sondern erst am 31. Dezember des Jahres. Mit Ablauf des 31.12.2020 verjähren somit alle 2017 entstandene Forderungen. Der 31. Dezember wird daher ein wichtiger Stichtag für Ihre Prüfung, ob und wann welche Ihrer Forderungen verjähren. Als Unternehmer sollten Sie also rechtzeitig vor dem 31.12.2020 prüfen, ob sie 2017 Leistungen an Kunden erbracht haben, die noch nicht gezahlt haben, und sich geeignete Maßnahmen überlegen.

Wussten Sie nichts von Ihrem Anspruch oder konnten nicht davon wissen, beginnt die Verjährungsfrist erst einmal nicht zu laufen. Um Rechtssicherheit zu haben, hat der Gesetzgeber aber auch insoweit Höchstfristen festgelegt, nach deren Ablauf die Ansprüche endgültig verfallen, wie z.B. bei der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen (vgl. § 199 BGB). Diese Verjährungsfristen enden allerdings nicht am Jahresende, sondern stichtagsbezogen, also z.B. als die Rechtsverletzung erfolgte. Fällt der letzte Tag der Verjährungsfrist dabei auf einen Sonn-, Feier- oder einen Samstag, so verschiebt sich das Ende der Frist auf den folgenden Werktag (§ 193 BGB).

Können Sie als Gläubiger eine Verjährung verhindern?

Ja, wenn Sie rechtzeitig vor Ablauf der Verjährungsfrist bei Gericht Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen oder Klage erheben. Dadurch wird die Verjährung gehemmt (vgl. § 204 Abs. 1 BGB). Voraussetzung ist aber, dass Ihr Mahnbescheid keine Fehler oder Lücken aufweist und Sie darin Ihre Forderung genau bezeichnen. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, dass die Hemmung nicht eintritt.

Geraten Ihre Verhandlungsgespräche ins Stocken und droht die Verjährung, sollten Sie vom Gegner einen schriftlichen, gegebenenfalls zeitlich befristeten Verzicht auf die Verjährung verlangen. Verweigert er Ihnen dies, sollten Sie ein Mahnverfahren oder eine Klage anstrengen, um die Verjährung auszuhebeln. Hat Ihr Schuldner hingegen eine Abschlagszahlung erbracht, Sicherheit geleistet oder den Anspruch anerkannt, beginnt nach § 212 BGB die Verjährung erneut zu laufen.

Reicht eine Mahnung aus, um die Verjährung hinauszuzögern?

Nein, keine Mahnung und auch sonst kein Anschreiben. Eine Hemmung der Verjährung verhindert weder das eine noch das andere. Von daher ist es auch nicht sinnvoll, wenn Sie als Gläubiger Ihren Schuldner mehrfach mahnen. Lediglich ernsthafte und vor allem beweisbare Verhandlungen mit dem Schuldner können eventuell eine Verjährung stoppen (vgl. § 203 BGB).

Was heißt das für Sie als Gläubiger-Unternehmen?

Richten Sie ein regelrechtes Forderungsmanagement ein. Das kostet nicht die Welt und ist relativ leicht umsetzbar. Z.B. können Sie sich mit folgenden Maßnahmen vor unangenehmen Überraschungen schützen:

• Lassen Sie sich möglichst mit Kunden ein, die eine gewisse Sicherheit der Zahlungsleistung bieten. Ein Blick ins Internet kann da manchmal recht aufschlussreich sein, z.B. wenn dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden sind, Hände weg von diesem Klienten!
• Dort finden Sie bei Firmenkunden im Impressum auf deren Website Informationen über Geschäftsführer, Inhaber und Handelsregisternummer, Registergericht und Firmensitz. Mit diesen Angaben können Sie weitere Auskünfte einholen, z. B. beim Handelsregister.
• Vorschüsse verlangen: zumindest in Höhe von Materialkosten. Bieten Sie Ihrem Kunden an, benötigte Materialien vorab selbst oder mit Ihnen zu besorgen.
• Vielleicht können Sie bei einem Kaufvertrag eine Vorschusszahlung herausholen, wenn Sie einen Rabatt oder kostenlose Zusatzleistungen für einen bestimmten Zeitraum anbieten.
• Vermeiden Sie bei Erstellung einer Rechnung inhaltliche und formale Fehler. Die Vorschriften des § 14 UStG müssen Sie pedantisch einhalten, sonst könnte Ihr Kunde u. U. die Fälligkeit Ihrer Forderung in Zweifel ziehen.
• Sobald Sie als Anbieter eine vereinbarte Leistung erbracht haben, sollten Sie Ihre Forderung unverzüglich dem Kunden in Rechnung stellen. Schicken Sie die Rechnung wenn möglich schon mit Auslieferung der Ware mit oder überreichen Sie sie Ihrem Kunden nach der Abnahme.
• Vermeiden Sie fehlerhafte, unvollständige Mahnbescheide! Lassen Sie sie rechtzeitig zustellen! Sonst kann es Ihnen passieren, dass sich Ihr Schuldner auf Verjährung beruft, weil keine wirksame Hemmung eingetreten ist.
• Als bilanzierender Unternehmer können Sie bei einer uneinbringlichen Forderung die bereits in Rechnung gestellte und an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigen bzw. zurückfordern.
• Formulieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen eindeutig auf der Rechnung, insbesondere der Fälligkeit der Forderungen.
• Lassen Sie sich von Ihrem Computer auf Zahlungstermine aufmerksam machen!
• Mahnen Sie nicht unendlich! Das kostet nur, vergeudet Zeit und bringt nichts. Sie müssen nicht dreimal mahnen, bevor Sie zur Tat schreiten. Sie müssen nur ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum setzen.
• Um gute Kunden bei Fristüberschreitungen nicht gleich vor den Kopf zu stoßen, hilft manchmal ein Anruf. Erinnern Sie höflich an die offene Zahlung.
• Prüfen Sie rechtzeitig vor Jahresschluss, ob drei Jahre alte Forderungen an Kunden bestehen.