Stolperfalle Betriebsprüfung: Die Crux mit dem Festschreiben von Buchungen

Das hat wohl jeder einmal erlebt: endlose Eingaben in den Computer, Computer aus und – alle Eingaben weg. Grund: zu sichern vergessen. So ist es auch mit dem Finanzamt. Nur dass es hier nicht „sichern“ heißt, sondern „festschreiben“. Ohne das gibt’s Zunder bei der Betriebsprüfung.

Was bedeutet „festschreiben“ beim Finanzamt wirklich?

Eben das: sichern, und zwar für immer. Festschreiben bedeutet hier „unveränderlich machen“. Nachdem Sie alle Ihre Geschäftsvorfälle verbucht haben, sind Sie verpflichtet, die Buchungen festzuschreiben. Der Unterschied zur einfachen Sicherung am PC:

• einmal festgeschrieben, können Sie eine festgeschriebene Buchung danach nicht mehr ändern,
• sondern allenfalls durch eine Gegenbuchung nachvollziehbar korrigieren.

Es ist unzulässig, dass Ihre Buchungssätze über einen längeren Zeitraum hinweg verändert werden können.

Der Ursprung liegt in der Datenverarbeitung, also gewissermaßen doch wieder beim Computer. Vorgeschrieben ist die Festschreibung in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, etwas mundgerechter GoBD. Sie schreiben vor, dass Sie als Unternehmen Ihre Buchführung monatlich, spätestens bis zum 30. des Folgemonats festschreiben. Was sie sonst allgemein über GoBD wissen sollten, können Sie in unserem Beitrag „Jetzt beachten! Kassen- und Buchführung nach GoBD“ nachlesen.

Wieso ist die Festschreibung so wichtig?

Der Gesetzgeber verlangt von Ihnen, Ihre Buchungen zeitnah festzuschreiben und damit unveränderbar zu machen. Haben Sie sie nicht vorgenommen – aus welchen Gründen auch immer und egal, ob Sie Ihre Finanzbuchhaltung selbst erstellen oder damit Ihren Steuerberater beauftragen –, kann dies die Ordnungsmäßigkeit Ihrer gesamten Buchführung infrage stellen. Was auf den ersten Blick als bürokratisches Ärgernis erscheint, sorgt immer wieder bei Betriebsprüfungen für reichlich Zündstoff. Ist Ihre Buchführung nicht festgeschrieben, gilt diese als gar nicht gebucht. Für die Rechtsprechung hat eine Buchführung ohne Festschreibung keine Beweiskraft. Das nutzen Prüfer dankbar als Einstieg, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchhaltung anzuzweifeln.

Hierbei händigen Sie dem Prüfer zumeist einen Datenträger aus. Hier liegt das Problem. Bei vielen EDV-Programmen ist auf dem Datenträger das Datum der Festschreibung erkennbar. Je später die endgültige Speicherung erfolgte, desto eher kann ein Prüfer die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Unterlagen infrage stellen. Achten Sie also unbedingt darauf, Ihre Buchungen sofort am Ende der Verbuchungen festzuzurren – natürlich die von Ihnen selbst erstellte Buchführung wie auch die Bearbeitung durch Ihren Steuerberater.

Alle Jubeljahre meldet sich der Betriebsprüfer bei Ihnen an. Wann, das war früher nicht abzusehen. Seit 2019 gelten neue Grenzwerte – möglicherweise für Ihre Betrieb eine Gelegenheit, eine Prüfung zu umgehen. Wieso, können Sie in unserem Beitrag „Neue Regeln der Betriebsprüfung: So profitieren Sie“ lesen.

Beliebtes Ziel sind für Betriebsprüfer immer auch das Kassenbuch und die entsprechenden Aufzeichnungen. Decken sie dabei Kassenfehlbeträge auf, können sie die gesamte Buchführung verwerfen, sozusagen der Super-Gau einer Betriebsprüfung. Wie der Prüfer dabei vorgeht und worauf Sie entsprechend besonders bei der Vorbereitung Ihres Kassenbuches achten sollten, erfahren Sie in unserem Beitrag „Unternehmen dokumentieren Bargeschäfte prüfungssicher“.

Was bedeutet „zeitnah“?

Die GoBD nennen hierzu keinen festgelegten Zeitraum. Faustformel:

• letzter Festschreibungstermin der Zeitpunkt, zu dem die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt erfolgt.
• Nachbuchungen bei der Bilanzerstellung sollten Sie zwingend spätestens bei Übermittlung der Bilanz an Ihr Finanzamt festgeschrieben haben.

Ist Ihre Buchhaltung nicht vollständig mit der reinen elektronischen Verarbeitung Ihrer Geschäftsvorfälle?

Nein, § 146 Abs. 4 Abgabenordnung (AO) sieht die geforderte Unveränderbarkeit erst mit der Festschreibung der Buchungssätze gegeben. Danach dürfen Sie eine Buchung oder eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Zudem dürfen Sie solche Veränderungen nicht vornehmen, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob Sie sie ursprünglich oder erst später gemacht haben.

Wie korrigieren Sie irrtümlich falsche Angaben?

Korrekturen sind jederzeit möglich. Die geforderte Unveränderbarkeit bedeutet nicht, dass Sie keine Änderungen oder Stornierungen vornehmen dürfen. Allerdings unter folgenden Bedingungen:

• Sie sind jederzeit als solche erkennbar.
• Sie sind für einen fremden Dritten nachvollziehbar, z.B. für einen Betriebsprüfer.
• Sie korrigieren festgeschriebene Buchungen völlig legitim mit einer Gegenbuchung berichtigen zum Beispiel durch:
  • Generalumkehrbuchung oder
  • Stornierung.
• Das gilt ebenso für ganze Buchungsstapel, etwa wenn Sie versehentlich durchgängig ein falsches Konto angegeben haben.

Können Sie die Festschreibung nicht Ihrem Computer überlassen?

Doch, normalerweise schon. EDV-Buchhaltungsprogramme bieten diese Möglichkeit regelmäßig an. Sie müssen das jedoch aktiv anstoßen. Eine automatische Festschreibung erfolgt nicht.

Vorsicht ist jedoch bei Excel- und selbst gestrickten Programmen geboten. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllen für sich allein nicht die gesetzlichen Anforderungen der Unveränderbarkeit (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Az.: IV A 4 – S 0316/19/10003:001). Deshalb erkennt das Finanzamt nachträglich veränderbare Excel-Dateien regelmäßig nicht als buchführungskonform an.

Es gibt auch Apps, die Ihnen zudem die Arbeit erleichtern und für eine ordnungsgemäße Buchführung sorgen kann.

Besser ist es freilich, wenn Sie und vor allem Ihre Mitarbeiter nicht nur sklavisch Ihrer EDV ausgeliefert sind und selbst auch die Anforderungen der GoBD kennen. Um zu gewährleisten, dass zumal bei Ihnen als Kleinunternehmen die GoBD Beachtung finden, gehört zur Verfahrensdokumentation die Schulung aller Personen, die mit steuerrelevanten Daten und Belegen im Unternehmen umgehen. Eine solche Schulung vermittelt die rechtlichen Grundlagen und stellt die Prozesse im Unternehmen dar. Deshalb sind Sie als Geschäftsführer gefordert, um den praktischen Teil zu erläutern, als auch möglicherweise Ihr Steuerberater, der die theoretischen Grundlagen der GoBD unterrichten kann.

Vorteil für Ihr Unternehmen: Die Fehlerquote im Bereich des Rechnungswesens sinkt. Sie können diese Erkenntnisse zudem dazu nutzen, eine systematische Einarbeitung der Mitarbeiter in die produktiven Prozesse vorzunehmen und jährlich zu hinterfragen. So schaffen Sie gewissermaßen als Nebeneffekt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen. Eine Anforderung, deren Erfüllung z.B. auch die Qualitätsmanagementsysteme nach DIN EN ISO 9001 fordern.

Gilt die Festschreibungspflicht für die EÜR?

Nein, für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gelten Besonderheiten. Sie ist Teil der alljährlich abzugebenden Einkommenssteuererklärung. Als Unternehmen übermitteln Sie Ihre EÜR bis zum Stichtag 31. Juli an das für Sie zuständige Finanzamt, ansonsten drohen Versäumniszuschläge. Steht bereits frühzeitig fest, dass Sie diese Frist zur Abgabe der EÜR nicht werden einhalten können, so haben Sie die Möglichkeit, eine Fristverlängerung zu beantragen. Der Aufschub kann theoretisch bis zum 31. Dezember erfolgen, wobei dies Ermessenssache des Sachbearbeiters ist. Eine Garantie, dass Ihr Finanzamt Ihnen diese Fristverlängerung gewährt, gibt es nicht. Als Unternehmer lassen Sie die Buchführung von Ihrem Steuerberater erledigen. Er darf die Steuererklärung bis spätestens 28. Februar einreichen.

In einem Schreiben hat das Bundesfinanzministerium festgelegt, dass auch Buchungen in einer Einnahmenüberschussrechnung zeitnah festzuschreiben sind (Az.: IV A 4 – S 0316/13/10003).

Auswege zeigen neuere Urteile hier immer häufiger auf. Ermitteln Sie den Gewinn auf vereinfachte Art mittels einer Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG), so sind Sie nach den allgemeinen gesetzlichen Grundsätzen nicht verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen und diese aufzubewahren. Entsprechend brauchen Sie bei einer Betriebsprüfung keine digitalen Unterlagen vorzulegen. Eine ordnungsgemäße Überschussrechnung verlangt lediglich, dass Sie die Höhe der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachweisen (BFH, Urteil vom 12.02.2020, Az.: X R 8/18).

Bei der EÜR scheiden nach dem genannten Absatz in § 4 EStG durchlaufende Posten, also Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die Sie im Namen und für Rechnung eines anderen einnehmen und ausgeben. Sie befolgen dabei:

• die Vorschriften über die Bewertungsfreiheit für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Absatz 2 EStG,
• die Bildung eines Sammelpostens ebenda Absatz 2a und
• über die Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung.

Erst im Zeitpunkt des Zuflusses des Veräußerungserlöses oder bei Entnahme im Zeitpunkt der Entnahme berücksichtigen Sie als Betriebsausgaben Anschaffungs- oder Herstellungskosten für:

• nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens,
• Anteile an Kapitalgesellschaften,
• Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte,
• Grund und Boden sowie
• Gebäude des Umlaufvermögens.

Die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens nehmen Sie unter Angabe des Tages der Anschaffung oder Herstellung und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse auf.

Für Ihre EÜR gilt im Übrigen:

1. Es besteht keine förmliche Aufzeichnungspflicht – etwa in Form von regelmäßigen Buchungen.
2. Es besteht keine Aufbewahrungspflicht in elektronischer Form (z.B. EDV-Buchführungsprogramm oder auf einem Datenträger).
3. Verlangt der Prüfer die Vorlage von Unterlagen, genügen die notwendigen Belege in Papierform (§ 147 Abs. 6 AO).
4. Freiwillig geführte digitale Aufzeichnungen können Sie vorlegen, eine Pflicht dazu besteht nicht.

Zur Abgabe der EÜR sind Sie berechtigt als:

• Freiberufler
• Gewerbetreibende als Einzelunternehmen oder GbR mit bestimmten, auf zwei Jahre bestimmten Umsatzgrenzen/Gewinngrenzen, bei deren Überschreitung die Verpflichtung zur doppelten Buchführung besteht
• Kleinunternehmer mit einem Umsatz von bis zu 22.000 Euro im Jahr nach Kleinunternehmerstatus
• Land- und forstwirtschaftliche Betriebe