Steuerfreie und ermäßigte Lohnbestandteile
Der Streusalzstreuer zahlt keine Streusalzstreuersteuer. Anders sieht es mit Arbeitslohn aus, den Ihr Arbeitnehmer durch sein Arbeitsverhältnis mit Ihnen erhält. Aber nicht jeder Arbeitslohn ist lohnsteuerpflichtig. Einkommen- und Lohnsteuerrecht kennen viele Besonderheiten.
Sind Leistungen von Ihnen als Arbeitgeber an Ihren Arbeitnehmer Arbeitslohn?
Nein, grundsätzlich jedenfalls nicht, soweit solche Leistungen von Ihnen als Arbeitgeber an Ihren Arbeitnehmer in Ihrem weit überwiegenden Interesse erfolgen. Zum Arbeitslohn gehören alle Einnahmen, die einem Arbeitnehmer aus einem Dienstverhältnis zufließen. Dabei können die Einnahmen in Geld oder in Geldeswert bestehen. Der Arbeitslohn gehört zu den Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit. Neben dem laufenden Arbeitslohn (z.B. Monatsgehalt, Tageslohn, geldwerte Vorteile, Mehrarbeitszuschläge) können dem Arbeitnehmer sonstige Bezüge zufließen. Sonstige Bezüge kommen nicht regelmäßig zur Auszahlung. Typische sonstige Bezüge sind: das 13. Gehalt, Abfindungen oder Tantiemen.
Als Arbeitslohn gelten unter anderem:
- Löhne, Gehälter, Gratifikationen,
- Sachbezüge,
- andere Vorteile, die gewährt werden (z.B.Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld),
- Entschädigungen (z.B. Abfindung),
- Ersatz von Fahrtkosten, wenn sie den steuerfreien Betrag (vgl. Reisekosten) übersteigen,
- Wartegelder, Ruhegelder, Witwen- und Waisengelder,
- andere Bezüge aus früheren Dienstverhältnissen,
- Zuschüsse im Krankheitsfall,
- Entlohnungen für Mehrarbeit oder besondere Gefährdungen,
- Trinkgelder, Bedienzuschläge und ähnliche Zuwendungen, auf die der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch hat.
Nicht zum Arbeitslohn gehören Leistungen, die der Arbeitgeber ganz überwiegend im betrieblichen Interesse erbringt, da in diesem Fall keine Gegenleistung für die zur Verfügung gestellte Arbeitskraft vorliegt. Hierzu gehören zum Beispiel: Vorsorgeuntersuchungen oder Fortbildungsmaßnahmen.
Begründet ein einfacher betrieblicher Anlass also Arbeitslohn?
Nein, das reicht normalerweise nicht, um ein überwiegendes Interesse von Ihnen als Arbeitgeber zu begründen. Man wird allerdings den Einzelfall untersuchen wie beispielsweise:
- Was war Anlass für die Zuwendung?
- Wie hoch ist der Wert der Zuwendung für Ihren Arbeitnehmer?
- Welche Vorteile erwarten Sie als Arbeitgeber durch die Zuwendung?
- Welche Arbeitnehmer erhalten den Vorteil?
Nur wenn Ihr Arbeitgeberinteresse deutlich überwiegt, liegt kein Arbeitslohn vor wie z.B.:
- Gestellung von Sicherheitsschuhen an Ihre Arbeitnehmer
- Tragepflicht im Produktionsbereich Ihres Unternehmens
- betriebliche Fortbildungsmaßnahmen
Begründen Betriebsveranstaltungen also keinen Arbeitslohn?
Doch, bei Betriebsveranstaltungen liegt im Regelfall ein eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vor. Aber dies wird man wieder gegen das Interesse der Arbeitnehmer abwägen. Weil es letztlich zu vielen Streitigkeiten kam, hat zunächst die Rechtsprechung und schließlich der Gesetzgeber feste Regeln geschaffen, um die Betriebsveranstaltungen lohnsteuerrechtlich richtig zuzuordnen. In § 19 Abs. 1 Nr. 1a Einkommensteuergesetz (EStG) hat Letzter als Arbeitslohn festgeschrieben:
- Betriebsveranstaltung: Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter.
- Zuwendungen: alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.
- Zuwendungen ab 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer: gehören nicht zum Arbeitslohn, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.
Ist Gesundheitsförderung Arbeitslohn?
Hier dürfte im Regelfall ein eigenbetriebliches Interesse auf Ihrer Seite als Arbeitgeber überwiegen, wenn Gesundheitsmaßnahmen auf besondere Erfordernisse am Arbeitsplatz des Arbeitnehmers zugeschnitten sind. Dies kann für Vorsorgeuntersuchungen gelten, wobei es wieder auf den Einzelfall ankommt. Um hier die Streitfälle in Grenzen zu halten, hat der Gesetzgeber einen Rahmen geschaffen, der die Leistungen zur Gesundheitsförderung von der Lohn-Steuer befreit. Nach § 3 Nr. 34 EStG Gesundheitsförderung bleiben steuerfrei „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Verhinderung und Verminderung von Krankheitsrisiken und zur Förderung der Gesundheit in Betrieben, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b des Fünften Buches Sozialgesetzbuch genügen, soweit sie 600 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen“.
Begründen Personalrabatte Ihr Eigeninteresse als Arbeitgeber?
Grundsätzlich ist kein überwiegendes Eigeninteresse von Ihnen als Arbeitgeber abzuleiten, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Rabatte auf die eigenen Produkte gewähren. Zwar ist nicht auszuschließen, dass Sie als Arbeitgeber so den Absatz Ihres Unternehmens oder die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, aber das Bereicherungsinteresse Ihres Mitarbeiters ist zumindest nicht grundsätzlich untergeordnet. Deshalb sind Personalrabatte grundsätzlich lohnsteuerpflichtig, allerdings hat der Gesetzgeber hier mit § 8 Abs. 3 EStG einen Rabattfreibetrag eingeführt:
„Erhält ein Arbeitnehmer auf Grund seines Dienstverhältnisses [verbilligt] Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht werden […] so gelten als deren Werte […] die um 4 Prozent geminderten Endpreise, zu denen der Arbeitgeber […] die Waren oder Dienstleistungen fremden Letztverbrauchern […] anbietet. Die sich nach Abzug der vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile sind steuerfrei, soweit sie aus dem Dienstverhältnis insgesamt 1080 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen.“
Bieten Sie als Unternehmen auch Kunden entsprechende Rabatte an, liegt allerdings beim Arbeitnehmer kein geldwerter Vorteil vor, der lohnsteuerpflichtig wäre.
Welche Besonderheiten können darüber hinaus in der Praxis eine Rolle spielen?
Für Ihre Arbeitnehmer kann wichtig sein eine Reihe
- steuerfreier und
- ermäßigter Lohnbestandteile.
Was können steuerfreie Lohnbestandteile sein?
Beispielsweise:
- Inflationsausgleichsprämie: Zuschüsse oder Sachbezüge, die Sie als Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn in der Zeit vom 26.10.2022 bis zum Ende 2024 leisten, zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise bis zu einem Betrag von 3.000 Euro (§ 3 Nr. 11c EStG).
- Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Zuschüsse von Ihnen als Arbeitgeber, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen Ihres Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (ohne Luftverkehr) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zahlen (§ 3 Nr. 15 EStG).
- Vergütung von Reisekosten u.Ä.: Steuerfrei sind Vergütungen, die Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Diensts von Ihnen als ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, soweit sie die nach § 9 als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG).
- Weiterbildungsleistungen: Steuerfrei sind Weiterbildungsleistungen von Ihnen als Arbeitgeber, soweit sie keinen überwiegenden Belohnungscharakter haben
- für Maßnahmen nach § 82 Abs. 1 und 2 des Dritten Buchs Sozialgesetzbuch oder
- die der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen.
- Beratungsleistungen von Ihnen als Arbeitgeber zur beruflichen Neuorientierung bei Beendigung des Dienstverhältnisses (§ 3 Nr. 19 EStG).
- Werkzeuggeld und typische Berufskleidung: Steuerfrei sind Entschädigungen für die betriebliche Benutzung von Werkzeugen Ihres Arbeitnehmers sowie typische Berufskleidung, die Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer überlassen. Auch eine Barablösung ist zulässig, wenn die Aufwendungen Ihres Arbeitnehmers dabei nicht offensichtlich übertroffen werden (§ 3 Nr. 30, 31 EStG).
- Kindergartenbeiträge: Steuerfrei sind Arbeitgeberleistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern Ihres Arbeitnehmers in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (§ 3 Nr. 33 EStG).
- Betriebsfahrräder: Steuerfrei ist die Überlassung von Betriebsfahrrädern an Arbeitnehmer, wenn diese zusätzlich zum Arbeitslohn überlassen werden und nicht als „Kfz“ gelten.
- Weitere steuerfreie Leistungen können sein: Aufstockung von Kurzarbeitergeld, Sammelbeförderungen von Arbeitnehmern, Überlassung von EDV und Mobilfunk, Aufladen von Elektrofahrzeugen, Auslagenersatz, Trinkgelder von Dritten, Leistungen zur Vermögensbildung oder Altersvorsorge
- Ermäßigter Arbeitslohn: Entschädigungen und Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten unterliegen einer Tarifermäßigung. Darunter versteht man eine Absenkung des normalen Steuersatzes, sodass der Lohnanteil mit einer niedrigeren Steuer belastet wird.
Was gilt als ermäßigter Arbeitslohn?
Entschädigungen sind Arbeitgeberleistungen, die Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer oder seinem Rechtsnachfolger als Ersatz für entgangenen oder entgehenden Arbeitslohn oder für die Aufgabe oder Nichtausübung einer Tätigkeit gewährt werden (§ 2 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Darunter fallen beispielsweise Abfindungen für den Verlust des Arbeitsplatzes.
Wie wird Vergütung für eine mehrjährige Tätigkeit behandelt?
Dafür ist maßgebend, dass die Zahlung nicht willkürlich zusammengeballt wird, um in den Genuss der Ermäßigung zu kommen. Es müssen nachvollziehbare, nichtsteuerliche Gründe für die Vergütung vorliegen. Die Berechnung der Tarifermäßigung erfolgt nach § 34 EStG als außerordentliche Einkünfte. Um die Tarifermäßigung in Anspruch zu nehmen, ist ein Antrag notwendig, der im Regelfall mit der Einkommensteuererklärung gestellt wird.
Was, wenn hierbei Fehler unterlaufen?
Wird eine grundsätzlich lohnsteuerfreie Leistung fälschlicherweise der Lohnsteuer unterworfen, kann dieser Fehler über die Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers korrigiert werden. Sind versehentlich Sozialabgaben einbehalten worden, muss allerdings die Lohnabrechnung korrigiert werden. Andernfalls können Sie als Arbeitgeber zum Schadensersatz verpflichtet sein.
