Soziale Medien in der Arbeitswelt
Privat oder im Betrieb: soziale Medien beherrschen immer mehr den Alltag. Schaut man sich viele Posts an, fragt man sich, ob das noch mit rechten Dingen zugeht. Viele scheinen die rechtliche Dimension nicht vor Augen zu haben. Dabei ist das soziale Netz kein rechtsfreier Raum.
Was sind soziale Medien?
In der Tat: manchmal könnte man bei so manchem Post meinen, es handele sich eher um asoziale Medien. Egal wie, für beide postuliert „Verwaltung-Innovativ“: soziale Medien sind internetbasierte mediale Angebote, die auf sozialer Interaktion, nutzergenerierten Inhalten und den technischen Möglichkeiten des Web 2.0 gründen. Sie dienen:
- der Kommunikation
- der Zusammenarbeit
- dem Wissensmanagement
Beispielhaft seien genannt:
- Weblogs oder einfach Blogs
- Foren
- Microblogging-Dienste
- soziale Netzwerke
- Wikis
- Portale zum Austausch von Medien
Können Ihre Mitarbeiter in sozialen Medien machen, was Sie wollen?
Nein, ganz bestimmt nicht. Und das gilt, ganz egal ob sie sie privat nutzen oder im Betrieb oder im Betrieb privat oder dienstlich. Gleichwohl gibt es Unterschiede. Bei der Erörterung sich in diesem Zusammenhang ergebender Fragen und weiterer Probleme bei der Nutzung sozialer Medien durch Mitarbeiter, unterscheidet man zunächst grundsätzlich zwischen der dienstlichen und privaten Nutzung der Social-Media-Dienste.
Können Sie als Unternehmen es?
Auch nicht. Soziale Netzwerke wie Facebook, X (früher Twitter), Instagram, Xing etc. bieten Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, sich und ihre Produkte oder Dienstleistungen einer breiten Öffentlichkeit zu präsentieren. Die große Reichweite der sozialen Medien birgt dabei die Gefahr einer negativen Außendarstellung, z. B. wenn Mitarbeiter auf eigenen oder Ihren Firmenaccounts abwertende Äußerungen über Sie als Arbeitgeber oder Kollegen ins Netz stellen.
Haben Sie als Arbeitgeber ein Weisungsrecht bei der dienstlichen Nutzung sozialer Medien?
Die Meinungen gehen da auseinander. Ihr Firmenaccount bei einem sozialen Netzwerk erfüllt nur dann seinen Zweck, wenn Sie es regelmäßig pflegen und mit entsprechenden Inhalten füllen. Rechtlich von Bedeutung ist die Frage, ob Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter im Rahmen Ihres Weisungsrechts anweisen können, entsprechend tätig zu werden. Juristen vertreten weitgehend die Auffassung, dass zumindest in kaufmännischen Berufen die Pflege eines Social-Media-Accounts zum Berufsbild gehört und somit Sie als Arbeitgeber ihren Mitarbeiter ohne ausdrückliche Regelung im Arbeitsvertrag zu dieser Tätigkeit anweisen können.
Was empfiehlt sich, dennoch für Klarheit zu sorgen?
Ein Vertrag über die Social-Media-Guidelines für alle Mitarbeiter, zu deren Aufgaben die Nutzung sozialer Netzwerke gehört, mit folgende Richtlinien:
- Nutzung sozialer Netzwerke während der Arbeitszeit: nur zu Geschäftszwecken auf Ihrem Social-Media-Account als Arbeitgeber
- Sensible Informationen: Firmengeheimnisse oder urheberrechtlich geschützte Sachverhalte und Informationen dürfen nicht im Netz bekannt gemacht werden.
- Marken-, urheber- und wettbewerbsrechtliche Vorschriften unterliegen einem Veröffentlichungsverbot in den sozialen Medien wie auch anderen Wegen
- Namentliche Kennzeichnung: Äußerungen im Netzwerk jeweils mit Vor- und Zunamen sowie mit der Position in der Firma kennzeichnen
- Sachlichkeitsgebot: Äußerungen im Netzwerk erfolgen sachlich. Zu unterlassen sind:
- Diskriminierungen
- Beleidigungen
- Beschimpfungen
- Bloßstellen Anderer
- Die Regeln der Netiquette sind einzuhalten.
- Kein Abwertung anderer wie z.B.:
- Konkurrenten
- eigene Firma
- Kolleginnen und Kollegen.
- Information von Vorgesetzten: sachliche Kritik im Netz an der Firma oder Probleme in einem Kundenkontakt ist dem Vorgesetzte unverzüglich zu berichten
- Keine Äußerungen im Affekt! Hierbei sollte immer bedacht werden, dass jede Äußerung im Netz erhalten bleibt: Gott vergibt, das Netz nie.
- Reagieren Sie beschwichtigend. Bei vielen kritischen Kommentaren ohne persönliche Betroffenheit kann auf bestehende Sprachregelungen zurückgegriffen werden, um die Situation zu entschärfen
- Die mit der dienstlichen Nutzung sozialer Netzwerke befassten Mitarbeiter teilen bei Ausscheiden aus der Firma ihre Zugangsdaten zum Firmen-Benutzerkonto mit.
- Daten dieses Kontos, die einen dienstlichen Bezug aufweisen, dürfen nicht gelöscht werden.
Sofern die Tätigkeit über den allgemeinen Gebrauch hinausgeht und Ihr Mitarbeiter eher im Sinne eines Influencers z. B. durch Postings tätig werden soll, wäre eine Anweisung vom Direktionsrecht nicht gedeckt. Da die kreative Tätigkeit eines Influencers aber ohnehin nur dann erfolgversprechend ist, wenn sie den Neigungen des Mitarbeiters entspricht und er diese freiwillig übernimmt, wäre Ihnen als Arbeitgeber eine zwangsweise Übertragung dieser Aufgaben eher nicht anzuraten.
Was wäre allgemeiner Gebrauch?
- Einspeisung aktueller Daten
- Beantwortung von Anfragen etc.
Welche Folgen können Verstöße gegen die Regeln haben?
Halten Sie Ihre Mitarbeiter strengstens dazu an, bei Veröffentlichungen auf einem Firmenaccount marken-, urheber- und wettbewerbsrechtliche Aspekte zu beachten! Deren Verletzungen können zu Unterlassungs- und Schadenersatzansprüchen führen. Aus diesem Grund ist es unbedingt ratsam, für den Umgang mit sozialen Netzwerken verbindliche Regelungen zu erstellen. Sie sollten auf die einzuhaltenden rechtlichen Vorgaben hinweisen und zum Bestandteil der Arbeitsverhältnisse der in Ihrem Betrieb tätigen Mitarbeiter gehören. Die Social-Media-Guidelines sollten zudem
- die Ziele und Leitlinien der Unternehmenskultur festlegen,
- auf die Einhaltung der Geschäftsgeheimnisse, das Verbot beleidigender sowie diskriminierender Äußerungen hinweisen und
- die Grundregeln der Nettiquette gegenüber Kunden, Kollegen und sonstigen Dritten enthalten.
Gerade im Hinblick auf die marken-, urheber- und wettbewerbsrechtlichen Pflichten und hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Vorgaben sollten Sie Ihre Mitarbeiter, die einen Firmenaccount aktiv betreiben, entsprechend schulen.
Können Sie als Arbeitgeber Verstöße arbeitsrechtlich sanktionieren?
Ja, das können Sie. Neben der Reduzierung von Haftungsrisiken bietet die Erstellung von Social-Media-Guidelines die Möglichkeit, zumindest durch Rahmenbedingungen inhaltlich auf die Postings Einfluss zu nehmen. Verletzt ein Mitarbeiter die Vorgaben, haben Sie als sein Arbeitgeber die Möglichkeit, solche Verstöße abzumahnen und gegebenenfalls das Arbeitsverhältnis zu kündigen. Ohne klare Regelungen scheiden Sanktionen bei Postings, die Ihnen als Arbeitgeber nicht genehm sind, in der Regel aus, sofern Ihr Mitarbeiter nicht gegen gesetzliche Bestimmungen verstößt oder die arbeitsvertragliche Treuepflicht verletzt.
Können Sie als Arbeitgeber sich in private Nutzung einmischen?
Grundsätzlich zunächst einmal nicht. Für das Verhalten von Mitarbeitern auf ihren privaten Social-Media-Accounts können Sie als Arbeitgeber keine Weisungen erteilen. Bei einem nur in der Freizeit genutzten Zugang gibt es für Sie als Arbeitgeber nur geringe Möglichkeiten, die Betätigung einzugrenzen, selbst wenn Ihr Mitarbeiter negative Äußerungen über Sie als Arbeitgeber oder zum Arbeitsverhältnis in sozialen Netzwerken öffentlich macht. Grundsätzlich können sich Arbeitnehmer nämlich bei Äußerungen mit Bezug zu ihrem Arbeitsverhältnis auf das Grundrecht der Meinungsfreiheit berufen. Dies bedeutet, dass sie zunächst Meinungen und Werturteile äußern dürfen, ohne dass es auf die Motive für die Äußerung oder deren inhaltliche Richtigkeit ankommt.
Die Grenzen bilden die Äußerung von:
- Schmähkritik
- Beleidigungen
- unwahren Tatsachenbehauptungen
Nicht erlaubt ist hingegen die Preisgabe von Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen.
Was, wenn Ihr Mitarbeiter die Grenzen der freien Meinungsäußerung überschreitet?
Dann kann eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung vorliegen und damit – gegebenenfalls nach vorheriger Abmahnung – ein Kündigungsgrund. Hier werden jedoch bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung die Umstände des Einzelfalles von den Gerichten sorgfältig überprüft.
Können Sie als Arbeitgeber von Ihrem Arbeitnehmer die Herausgabe von Account-Daten verlangen?
Eine ebenfalls umstrittene Frage. Dies gilt bei einem Firmenaccount als unproblematisch. Bei einem ausschließlich privat unter dem Namen Ihres Mitarbeiters geführten Accounts sieht es anders aus. Hier neigen die Experten dazu, es grundsätzlich zu verneinen. Bei einem gemischt – also teils privat und teils beruflich – genutzten Account wird man ohne eine Gesamtbetrachtung der Umstände nicht auskommen:
- Wer trägt die Kosten für den möglicherweise kostenpflichtigen Account?
- Unter welchem Namen wird der Account geführt?
- Wessen E-Mail-Adresse ist als Kontaktadresse hinterlegt?
- Welche Adresse ist in dem Profil angegeben?
- Sind nach den Nutzungsbedingungen und der Praxis des sozialen Netzwerks geschäftliche bzw. private Accounts zulässig?
Darf Ihr Mitarbeiter seinen privaten Account für dienstliche Zwecke nutzen?
Das ist umstritten. Grundsätzlich können Sie als Arbeitgeber bestimmen, ob er die private Nutzung des Internets und somit auch die private Betätigung in einem sozialen Netzwerk am Arbeitsplatz zulassen oder verbieten. Die Erlaubnis zur privaten Nutzung des Internets am Arbeitsplatz bedeutet aber nicht, dass Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter anweisen können, seinen privaten Social-Media-Account für berufliche Zwecke zu nutzen. Eine derartige Verpflichtung kann nach herrschender Meinung auch nicht im Arbeitsvertrag wirksam vereinbart werden. Etwas anderes kann bei hauptsächlich beruflich genutzten Netzwerken wie Xing oder Linkedin gelten. Hier könnten Sie als Arbeitgeber die Nutzung dieser Netzwerke im Einzelfall anordnen, zumal wenn die arbeitsvertraglich geregelten Aufgaben die Öffentlichkeitsarbeit im Internet umfassen.
Das Bundesforschungsministerium (BMBF) beispielsweise gibt in einer Hausanordnung von 2012 folgende Vorgaben für die dienstliche Nutzung sozialer Medien:
- Private Äußerungen in Social Media, die in einem inhaltlichen Bezug zur dienstlichen Tätigkeit stehen, müssen so formuliert sein, dass diese nicht als dienstliche Äußerungen missverstanden werden können.
- Anfragen oder andere Einsendungen Dritter mit dienstlichem Bezug, die auf privaten Social Media-Accounts von Beschäftigten des BMBF eingehen, sind der Posteingangsstelle zuzuleiten.
