Rückwirkende Berichtigung einer Rechnung – So funktioniert’s!
Chaos um die Vorsteuer - ermäßigt oder nicht mehr oder doch? Da geriet so mancher Rechnungssteller z.B. bei Corona ins Schleudern. Die gute Nachricht: unvollständige Rechnungen können Sie als GmbH berichtigen – und dies in bestimmten Fällen sogar rückwirkend. Hier Ihr Rettungsring.
Unvollständige Rechnungen berichtigen – wie das?
Dank aktueller inländischer und europäischer Rechtsprechung. Sie hilft Ihnen als steuerzahlende GmbH dabei, den Vorsteuerabzug zu retten. Damit können Sie sich gegen voreilige Kürzungen des Finanzamts wehren. In vielen Fällen sind die Rechnungsberichtigung und der Vorsteuerabzug sogar rückwirkend möglich.
Warum ist die Rückwirkung so entscheidend?
Wenn Sie die Rechnung rückwirkend berichtigen, sparen Sie die Zinsen vollständig. Gerade wenn das Finanzamt mehrere Rechnungen beanstandet oder ein Stammlieferant etliche unvollständige Rechnungen ausgestellt hat, nimmt die Zinslast schnell zu. In der Hektik des Unternehmensalltags fallen fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen nicht immer sofort auf.
Eine spätere Betriebsprüfung untersucht regelmäßig auch zurückliegende Jahre. Stoßen dem Prüfer dabei Kostenrechnungen auf und er streicht den Vorsteuerabzug, können Sie von Ihrem Geschäftspartner eine Korrektur der Rechnung einholen. Doch der Zeitverzug zwischen fehlerhafter und korrigierter Rechnung kann Sie bares Geld kosten. Rückwirkung ist auch ein Thema bei elektronischer Rechtstellung.
Wie können Sie trotz fehlerhafter Rechnung den Vorsteuerabzug erreichen?
Grundsätzlich ist ein Vorsteuerabzug gänzlich ohne Rechnung nicht möglich. Sie als steuerpflichtiges Unternehmen können aber das Recht auf den Vorsteuerabzug ausnahmsweise auch geltend machen, wenn Sie eine Rechnung besitzen, die nicht alle formellen Voraussetzungen erfüllt. Grundlage für diese Ausnahme ist ein koordinierter Ländererlass des Bundesministeriums der Finanzen. Er enthält eine Vielzahl an Einzelheiten (BMF, koordinierter Ländererlass, Az.: III C 2 – S -7286a/19/10001:001 vom 18.09.2020). Der Erlass nennt Möglichkeiten, den Vorsteuerabzug zu retten. Beispiel: Sie belegen durch objektive Nachweise, dass ein anderer Unternehmer Ihnen tatsächlich die Gegenstände geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht hat, wie z.B.:
- unvollständige Rechnung,
- aber zusätzlich Lieferschein,
- Versendungsbestätigung oder
- Zeugen.
Ein praktisches und zudem einfaches Verfahren: Sie legen eine berichtigte Rechnung vor. Eine Berichtigung ist auch dadurch möglich, dass der Rechnungsaussteller die ursprüngliche Rechnung storniert und eine Neuausstellung vornimmt. Bessert er dagegen eine bestehende Rechnung entsprechend aus, ist ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung notwendig.
Tipp der Redaktion
Als GmbH-Geschäftsführer sind Sie zahlreichen Risiken ausgesetzt, die nicht nur Ihre berufliche, sondern auch Ihre private Existenz bedrohen können. „GmbH-Brief AKTUELL“ hilft Ihnen mit praxisnahen Handlungsempfehlungen die GmbH zu schützen sowie steuerliche Gestaltungsspielräume rechtssicher auszuschöpfen. Haftungsrisiken vermeiden, rechtssicher handeln – volle Sicherheit und steuerliche Vorteile genießen!
Wie kann das im Ernstfall aussehen?
Nehmen wir an, Sie als GmbH haben aus einer Lieferantenrechnung Vorsteuer gezogen. Nun moniert das Finanzamt dies. Es prüft Ihren Vorsteuerabzug aus einer Kostenrechnung und streicht ihn. Ihre Chancen, dagegen vorzugehen, haben sich deutlich verbessert. Die Rechnung sähe dann folgendermaßen aus:
Im Jahr 2016 haben Sie eine Lieferantenrechnung über netto 20.000 Euro plus 3.800 Euro Umsatzsteuer erhalten. Die Vorsteuer haben Sie in der Umsatzsteuererklärung geltend gemacht. Bei einer Betriebsprüfung im November 2020 streicht der Prüfer den Vorsteuerabzug aufgrund von Rechnungsmängeln. Wenn Ihrer Firma der Vorsteuerabzug erst nach Korrektur der Rechnung gewährt wird, müssen Sie den zunächst unzulässigen Steuerabzug verzinsen – mit stolzen sechs Prozent pro Jahr. Die Zinsberechnung beginnt 15 Monate nach Ablauf des Geschäftsjahrs, in diesem Fall also am 01.04.2018.
Zinsberechnung: 04/2018 bis 10/2020 = 30 Monate. Zinsen pro Monat 0,5 %.
Umsatzsteuer: 3.800 € × 15 % (30 Monate × 0,5 %) = 570 € Zinsen.
Sie haben einen Steuerbetrag nicht ausgewiesen – was dann?
Einen fälschlicherweise nicht ausgewiesenen Steuerbetrag können Sie nicht rückwirkend berichtigen – auch bei einen zu gering ausgewiesenen Steuerbetrag nicht. Treten bei einer Betriebsprüfung Zweifelsfälle auf, sollten Sie mdit Rückwirkung nach § 31 Abs. 5 UStDV versuchen – nur so umgehen Sie Zinsnachforderungen. Verweisen Sie auf das BFH-Urteil vom 20.10.2016 (Az.: V R 26/15). Mit ihm hat sich der BFH der EuGH-Rechtsprechung angeschlossen.
