Registrierkassen – das erwartet das Finanzamt

Ein Brötchen beim Bäcker – wer macht sich noch Gedanken über den Bon dafür? Seit Jahresbeginn ist er Pflicht, selbst wenn man ihn im Papierkorb entsorgt. Der Gesetzgeber will es so. Wie so manches andere, was Sie über Anforderungen des Finanzamtes an Registrierkassen wissen sollten.

Eine Quittung für ein Brötchen – geht’s noch?

Ja, und schon seit bald einem Jahr ist das so. Der Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks hat aber tatsächlich so ähnlich reagiert und ist vor einem Jahr dagegen Sturm gelaufen.

„Wir reden über Umweltschutz und diskutieren über die Reduktion von Coffee-to-go-Bechern, schaffen dann aber auf der anderen Seite Müllberge aus beschichtetem Papier“, zitierte damals die Frankfurter Allgemeine Zeitung den Hauptgeschäftsführer des Verbandes Daniel Schneider.

Seit 1. Januar 2020 ist die Belegausgabepflicht in Kraft. Seither ist die Rechnung für jeden Einkauf Pflicht. Als Unternehmen mit Verkaufsstellen sind Sie verpflichtet, jedem Kunden für seinen Einkauf einen Bon auszudrucken; und das sogar dann, wenn Ihr Kunde keinen Beleg wünscht und ihn auch nicht mitnimmt. Von dem Gesetz betroffen sind dem Bericht zufolge etwa 11.000 Betriebe mit insgesamt 61.000 Verkaufsstellen. Einer Schätzung der Bäckerinnung zufolge würden durch die Ausgabepflicht jährlich fünf Milliarden Kassenbons aus gesundheitlich umstrittenem Thermopapier zusätzlich anfallen.

Spätestens seit dem 1. Oktober 2020 muss Ihre Kasse über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. (Nur bis dahin gab es eine Karrenzzeit.) Sie als Unternehmen etwa mit Point-of-Sale kommen nicht umhin, in Ihrem Betrieb vorhandene Registrierkassen entsprechend nachzurüsten, bei Neuanschaffungen auf eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu achten. Eine längere Übergangsfrist haben Sie nur bei Kassen, die Sie zwischen dem 26.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft haben und die Sie nicht nachrüsten lassen können. Diese Kassen dürfen Sie bis Ende 2022 weiter verwenden.

Was machen Sie mit nicht mehr verwendbaren Kassen?

Bewahren Sie Ihr altes Kassensystem mit sämtlichen Unterlagen unbedingt auf, wenn Sie sie aufgrund der Gesetzesänderungen gegen eine neue austauschen müssen. Eine Betriebsprüfung umfasst zumeist drei Jahre. Gut denkbar, dass in späteren Jahren Ihre alte und neue Registrierkasse in den Prüfungszeitraum fallen.

Was ist der Grund für die Gesetzesänderung?

Deren Väter geben dafür den Schutz vor Steuerhinterziehung durch Datenmanipulation an. Sie erhoffen sich zudem mehr Transparenz bei der Erfassung von Transaktionen. Die Abgabenordnung schreibt zwar vor, für jeden Einkauf verpflichtend einen Beleg zur Verfügung zu stellen. Dies müsse jedoch nicht zwangsläufig im Papierformat geschehen.

Auf Anfrage der Zeitung betonte das Bundesfinanzministerium, dass die Gesetzesänderung absichtlich „technologieneutral“ gehalten ist, sodass neben Belegen in Papierform rechtlich auch elektronische zulässig sind – womit die Politik die Hintertür ausdrücklich für die Einführung elektronischer Abrechnungssysteme wie Google Pay öffnete, die in diesem Jahr prompt entsprechenden Auftrieb am Markt bekommen. Schneiders Gegenargument mit dem Umweltschutz läuft ins Leere: mit der Gesetzesänderung ist das Ende des Thermopapier-Bons eingeläutet.

Datenmanipulation an der Kasse? Ist das denn möglich?

Grundsätzlich ist alles möglich, man braucht nur die nötige Technik dafür. Die aber ist nicht immer so schnell verfügbar. Dafür sorgen schon die hohen Anforderungen an EDV-gestützte Kassen. Das beginnt bei den Grundaufzeichnungen. Sie müssen jederzeit in ihre Einzelpositionen aufteilbar sein. Daher müssen Sie als Unternehmen bei elektronischen Kassen in der Regel jeden einzelnen Artikel in das Aufzeichnungssystem eingeben. Sie dürfen gleichartige Waren mit demselben Einzelverkaufspreis zusammenfassen – vorausgesetzt, die verkaufte Menge bleibt ersichtlich.

Wann ist Ihre Registrierkasse ordnungsgemäß?

Wenn:

• die elektronischen Einzeldaten jederzeit verfügbar sind,
• diese unverzüglich lesbar gemacht werden können,
• nachträgliche spurlose Veränderungen ausgeschlossen sind,
• alle Daten maschinell auswertbar sind.

Und wenn Sie es nicht sicherstellen? Wer will das beweisen?

Sie. Als Unternehmen tragen Sie die Beweislast. Sie müssen belegen, dass Sie die Eingaben speichern, und zwar:

• vollständig,
• unverändert und
• manipulationssicher.

Das Finanzamt muss Ihre EDV-Daten in einem überschaubaren Zeitraum überprüfen können. Können Sie elektronische Daten nicht selbst lesbar machen, müssen Sie auf Ihre Kosten Hilfe von EDV-Experten einholen. Ausschlaggebend ist dabei der Z-Bon. Er ist Pflicht, ihn will jeder Prüfer sehen.

Was ist der Z-Bon?

Das ist ein Bon, auf dem der tägliche Kassenabschluss ausgedruckt ist, der Tagesendsummenbeleg. Die Z-Bons sind automatisch fortlaufend nummeriert, Lücken sorgen für unbequeme Nachfragen und erheblichen Klärungsbedarf. Sie als Unternehmen müssen die Bons aufbewahren; dazu sind Sie verpflichtet. Diese Angaben müssen Z-Bons oder ergänzende Listen enthalten:

• Name Ihres Unternehmens, das den Bon erstellt,
• Datum und Uhrzeit der Erstellung des Bons
• Tagesbruttoeinnahmen
• Hinweise auf unterschiedliche Umsatzsteuersätze
• automatisch vergebene Z-Bon-Nummer
• Liste von Stornierungen, Retouren und Entnahmen
• Bestätigung der Nullsetzung des Tagesspeichers
• Darstellung der Einzelpositionen
• Zahlungsart (Bar, Kreditkarte etc.)

Können Sie als Unternehmen aus Z-Bons eigenen Nutzen ziehen?

Ja natürlich. Registrierkassen können sich für Sie als Unternehmen als reine Daten-Fundgruben erweisen. Sie können den Z-Bon beispielsweise als Arbeitserleichterung nutzen, indem Sie die dort ausgewiesenen Gesamtsummen in Ihr Kassenbuch übernehmen. So fordern Prüfer mit der Prüfungsanordnung häufig im Vorfeld einer Betriebsprüfung Auskünfte zu dem von Ihnen eingesetzten Kassenprogramm einschließlich der Bedienungsanleitung an. Bei der späteren Prüfung vor Ort fragen sie dann gezielt nach bestimmten Ausdrucken wie z.B.:

• Storno- und Verrechnungslisten,
• Leerbons,
• Protokolle zu Programmeinrichtungen und späteren Änderungen.

Können Sie solche Listen nicht liefern, müssen Sie wiederum auf Ihre Kosten fremde Hilfe einholen.