Personalplanung: Überstunden oder Neueinstellung

Seit vielen Jahren beklagen die Unternehmen die hohen Kosten von Überstunden. Tatsächlich bewegen sich die in Deutschland gezahlten Zuschlagssätze je nach zeitlichem Anfall (werktags, samstags, sonntags oder am Feiertag) zwischen 25 % und 160 % des Brutto-Lohns.

Es stellt sich also die Frage: Ist es vielleicht günstiger, neues Personal einzustellen und Überstunden abzubauen? Welche Möglichkeit in Ihrem Unternehmen günstiger ist, können Sie mit dieser Anwendung leicht feststellen.

Überstunden oder Neueinstellung: ausgefülltes Excel-Tool als Beispiel zum Downloaden

Überstunden oder Neueinstellung: notwendige individuelle Eingaben in den gelb markierten Feldern des Tools

Alle für die Berechnungen erforderlichen Angaben werden in dem Bereich „Allgemeine Angaben“ gemacht. Beginnen Sie mit der Anzahl der betrachteten Überstunden (Zelle H7) und der Ermittlung der effektiven Arbeitstage:

• Zelle H9: die bezahlten Arbeitstage des Jahrs
• Zelle H10: die bezahlten Feiertage des Jahrs
• Zelle H11: die bezahlten Urlaubstage des Jahrs
• Zelle H12: die (wahrscheinlichen) Krankheitstage des Jahrs
• Zelle H13: die sonstigen bezahlten Tage (z.B. für Weiterbildung, Sonderurlaub etc.)

• Zelle H16: durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag
• Zelle H17: durchschnittlicher Brutto-Lohn je Stunde

Ob bei der Berechnung der für den Abbau von Überstunden erforderlichen Mitarbeiterzahl gerundet wird, bestimmen Sie in Zelle H19. Geben Sie hier ein „J“ ein, wird der errechnete Wert aufgerundet. Im anderen Fall wird mit auf zwei Nachkommastellen gerundeten Werten weitergerechnet.

Den bei Ihnen gezahlten Überstundenzuschlag erfassen Sie in Zelle H20.

• Zelle N7 und R7: Arbeitgeberanteil zur Krankenversicherung und die dazugehörige Beitragsbemessungsgrenze
• Zelle N8 und R8: Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung und die dazugehörige Beitragsbemessungsgrenze
• Zelle N9 und R9: Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung und die dazugehörige Beitragsbemessungsgrenze
• Zelle N10 und R10: Arbeitgeberanteil zur Arbeitslosenversicherung und die dazugehörige Beitragsbemessungsgrenze

Die Kosten für die Berufsgenossenschaft und die Insolvenzgeldumlage geben Sie bitte in Zelle N12 ein.

Die Schichtzulage, die Sie in Zelle N14 eingeben, wird nicht für alle Überstunden anfallen. Erfassen Sie daher die Anzahl der Stunden, die für diese Zulage gezahlt wird, in Zelle R14.

• Zelle N16 und R16: Weihnachtsgeld in Prozent des Grundgehalts und die Anzahl der davon betroffenen Stunden
• Zelle N17 und R17: Urlaubsgeld in Prozent des Grundgehalts und die Anzahl der davon betroffenen Stunden
• Zelle N18 und R18: sonstige Zulagen in Prozent des Grundgehalts und die Anzahl der davon betroffenen Stunden
• Zelle N19 und R19: sonstige Zulagen in Prozent des Grundgehalts und die Anzahl der davon betroffenen Stunden
• Zelle N20 und R20: sonstige Zulagen in Prozent des Grundgehalts und die Anzahl der davon betroffenen Stunden

Überstunden oder Neueinstellung: Berechnungen und Ergebnisse

• Zur Berechnung der Überstunden werden zunächst die erforderlichen Überstunden und der Brutto-Lohn je Stunde noch einmal übernommen (Zelle H28 und H29). Aus diesen beiden Werten ergibt sich die Bruttolohnsumme (Zelle H31).
• Durch Addition dieses Werts, der Überstundenzuschläge (Zelle H33), der Schichtzuschläge (Zelle H34) und der sonstigen Zuschläge (Zelle H35 bis H37) ergibt sich der bereinigte Brutto-Lohn (Zelle H39). Die hierfür anfallenden Sozialversicherungsbeträge werden in Zelle H41 berechnet.
• Die Gesamtkosten bei der Überstundenvariante werden in Zelle H45 berechnet. Die Kosten je Stunde können Sie Zelle H46 entnehmen.
• Zur Berechnung der Kosten, die für Neueinstellungen anfallen, werden zunächst die jährliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters (Zelle R28) und die erforderliche Anzahl der Mitarbeiter (Zelle R29) berechnet.
• Zu dem sich daraus ergebenden Brutto-Lohn (Zelle R31) werden das Weihnachts- und Urlaubsgeld (Zelle R33), die Schichtzuschläge (Zelle R34) und die sonstigen Zuschläge (Zelle R35 und R37) addiert, um so den bereinigten Brutto-Lohn zu ermitteln (Zelle R39). Die darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung werden in Zelle R41 berechnet.
• Die gesamten bei Neueinstellungen entfallenden Kosten können Sie Zelle R45 entnehmen. Die Gesamtkosten je Stunde finden Sie in Zelle R46.
• Das Ergebnis des Vergleichs zwischen Überstunden und Neueinstellung wird in Zeile 48 übernommen. Ein Diagramm direkt darunter visualisiert schließlich das Resultat der Berechnungen.