Moderne Arbeitsplatzkonzepte: Desk-Sharing & Co.
„Silodenken und Abschottung haben bei uns ausgedient.“ Mit diesen Worten eröffnete 2016 Microsoft-Deutschland-Chefin Sabine Bendiek die Dependance in München-Schwabing. Der Konzern war ein Vorreiter eines neuen Arbeitsplatzkonzeptes, das seither immer mehr Anhänger findet.
Was ist das Arbeitsplatzkonzept von Microsoft Deutschland?
Der Softwarekonzern wollte damit das Büro als offene Plattform und interdisziplinäres Labor für neue Ideen schaffen. Seine Arbeitsumgebung sollte:
- räumliche Trennungen aufheben
- Zusammenarbeit über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg fördern
Das Konzept des Work-Life-Flow soll den Menschen in den Mittelpunkt stellen, „emanzipiert von Raum und Zeit“, so Bendiek bei der Eröffnung der Deutschland-Zentrale in München-Schwabing 2016. Die selbstbestimmte Gestaltung des Alltags mit fließenden Übergängen zwischen Arbeit und Privatem anstelle einer starren Verteilung bilde die Lebenswirklichkeit seiner Mitarbeiter besser ab. „Wir ermöglichen ihnen damit mehr Flexibilität bei der Organisation des privaten und familiären Alltags“, so Bendiek. In der Schwabinger Walter-Gropius-Straße 5 bietet Microsoft eine Arbeitsumgebung mit modernster Ausstattung neben den Arbeitsflächen für die Mitarbeiter u.a.:
- elf Dachterrassen
- zahlreiche Konferenzräume und Meetingflächen auf höchstem technischem Niveau, u.a. mit
- Microsoft Surface Hub und
- Skype for Business-Lösungen
- entwickelt für ein Zeitalter vernetzter Teamarbeit und produktiven Meetings
- Lounges
- eigenes Fitnessstudio
Das Konzept „Smart Workspace“ hat der Konzern gemeinsam mit dem Fraunhofer IAO entwickelt. In seinem Mittelpunkt stehen die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter und ihre individuellen Anforderungen an den Arbeitsplatz. So kann bei Microsoft jeder Mitarbeiter selbst entscheiden in welchen Bereichen und in welcher Art er arbeiten möchte.
Inwiefern ist das Konzept von Microsoft ein Vorreiter für die Arbeitswelt?
Insofern als zahlreiche Tätigkeiten nicht die ständige Anwesenheit der Arbeitnehmer in der Betriebsstätte erfordern. Dem Ansatz von Microsoft kam die Kombination von Homeoffice mit Anwesenheitszeiten im Betrieb zustatten. Sie ist dabei nicht nur für Mitarbeiter attraktiv, sondern bietet auch Ihnen als Unternehmen Vorteile. Das erkennen immer mehr Arbeitgeber. Die Vorbehalte vieler von ihnen gegen eine Tätigkeit im Homeoffice sind der Erkenntnis gewichen, dass die Produktivität der Mitarbeiter in den meisten Fällen nicht leidet. Kommt hinzu, dass Sie als Unternehmen in diesem Kontext Kosten gespart können. Das macht mobiles Arbeiten oder die Beschäftigung im Homeoffice zunehmend interessant.
Welche Vorteile bieten die neuen Arbeitsplatzkonzepte?
Die partielle Arbeit im Homeoffice erübrigt die Vorhaltung eines festen Arbeitsplatzes für jeden einzelnen Mitarbeiter. Vor diesem Hintergrund bietet es sich an, die Anzahl tatsächlicher Arbeitsplätze an prognostizierten und gesteuerten Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter auszurichten und gegebenenfalls zu verringern. Wenn Sie im Unternehmen die Kapazitäten dementsprechend anpassen, sind innerhalb einer Organisationseinheit weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorhanden, d. h., die Mitarbeiter müssen sich die vorhandenen Arbeitsplätze teilen, sogenanntes Desk-Sharing.
Wie kann der tägliche Umgang mit Desk-Sharing aussehen?
Desk-Sharing ist dadurch gekennzeichnet, dass Sie als Unternehmen Ihrem Mitarbeiter keinen festen, persönlichen Arbeitsplatz mehr zuweisen, sondern er sich seinen Arbeitsplatz jeden Tag aufs Neue sucht. In der Regel werden Sie als Unternehmen Ihrem Mitarbeiter zur Verfügung stellen, was er für seine Arbeit benötigt:
- Laptop
- Mobiltelefon
- Rollcontainer, in dem er seine persönlichen Sachen aufbewahren und an seinen jeweiligen aktuellen Arbeitsplatz bringen kann.
Am Ende des Arbeitstages räumt jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz auf und bewahrt seine persönlichen Gegenstände und sonstige nur von ihm verwendeten Arbeitsmaterialien auf. Als Unternehmen werden Sie viele Ihrer Kollegen das Desk-Sharing mittels eines Open-Space-Konzeptes durchführen. Darin befinden sich die Einzelarbeitsplätze innerhalb eines Großraumbüros oder in offenen Räumen. Für vertrauliche oder größere Besprechungen, Telefonate, Aufgaben, die besonders konzentriertes Arbeiten erfordern, richten Sie als Unternehmen gesonderte Arbeitsbereiche und Meetingräume ein, siehe das Beispiel Microsoft.
Wie können Sie als Unternehmen die Arbeitsplatzsuche organisieren?
Sie werden ohne eine entsprechende Buchungssoftware nicht auskommen, um die Suche nach einem freien Arbeitsplatz bestmöglich zu organisieren. Nicht selten verfahren Ihre Mitarbeiter aber auch nach dem einfachen Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Je nach Größe Ihres Betriebes führt diese Methode jedoch zu größeren Zeitverlusten und ist deshalb nicht empfehlenswert. Denkbar ist es grundsätzlich deswegen, Anwesenheitszeiten im Arbeitsvertrag oder durch Einsatzpläne zu regulieren. Die gewünschte Flexibilisierung und die damit bezweckten Freiräume werden durch eine solche Regulierung allerdings nicht unerheblich eingeschränkt.
Wie können Sie Einschränkungen der Flexibilisierung beheben?
Durch das Co-Working. Dieses Arbeitskonzept weicht das althergebrachte Konzept des festen Arbeitsplatzes in der Betriebsstätte noch weiter auf. Ihre Mitarbeiter erbringen ihre Arbeitsleistung in der Regel in durch externe Dienstleister vollständig ebenfalls nach dem Open-Space-Prinzip eingerichteten Büroräumen. Diese stellen Sie als Unternehmen nicht nur einem, sondern verschiedenen Unternehmen, Freiberuflern, Start-Ups oder sonstigen Gewerbetreibenden zur Verfügung. Die Kostenreduzierung steht hier nicht im Vordergrund, sondern die Idee des Netzwerkens mit den anderen Nutzern. Aus dem Aufeinandertreffen von Erwerbstätigen aus unterschiedlichen Branchen können neue Impulse und Denkanstöße für Ihr Unternehmen erwachsen.
Wie ist die rechtliche Frage zu beantworten?
Moderne Arbeitsplatzkonzepte finden nicht im rechtsfreien Raum statt. Bei der Einführung beachten Sie als Unternehmen
- individualrechtliche,
- arbeitsschutzrechtliche und
- datenschutzrechtliche Vorgaben.
Rechtsprechung zu den genannten Arbeitskonzepten gibt es bisher kaum. Juristen vertreten nahezu einhellig die Auffassung, dass die Einführung von Desk-Sharing durch das Weisungsrecht des Arbeitgebers nach § 106 Gewerbeordnung (GewO) gedeckt ist, sofern im Arbeitsvertrag – was selten der Fall ist – keine konkrete örtliche Bestimmung des Arbeitsplatzes innerhalb des Betriebes enthalten ist. Beim Desk-Sharing steht einem Arbeitnehmer kein Anspruch auf einen festen persönlichen Arbeitsplatz zu, sondern Sie als Arbeitgeber haben die unternehmerische Freiheit, Arbeitsplätze und Arbeit nach Ihrer Vorstellung einzurichten. Sofern im Arbeitsvertrag Ihre Betriebsstätte als Arbeitgeber nicht als Arbeitsort festgelegt ist, gilt Ihre Weisung als Arbeitgeber gegenüber Ihrem Mitarbeiter, seine Arbeit außerhalb des Betriebes an einem Co-Working-Space durchzuführen.
Berücksichtigen Sie als Arbeitgeber bei der im Zuge einer jeden Weisung vorzunehmenden Interessenabwägung, ob der externe Co-Working-Arbeitsplatz für Ihren Mitarbeiter mit einem vergleichbaren zeitlichen und finanziellen Aufwand zu erreichen ist, wie ein Arbeitsplatz im Betrieb!
Zahlen Sie als Arbeitgeber für Vor- und Nacharbeiten beim Desk-Sharing?
Ja, darüber besteht unter Juristen Einigkeit. Das Vor- und Nacharbeiten beim Desk-Sharing zählt zur vergütungspflichtigen Arbeitszeit. Die Suche nach dem Arbeitsplatz wie auch das abschließende Aufräumen des Arbeitsplatzes bezahlen Sie als Arbeitgeber. Wegezeiten zählen hingegen nicht zur Arbeitszeit, d. h., die Fahrt zum Co-Working-Space brauchen Sie als Arbeitgeber nicht zu vergüten.
Wie stellen Sie als Unternehmen Arbeitsschutz am Desk-Sharing-Arbeitsplatz sicher?
Grundsätzlich wie bei herkömmlichen festen Arbeitsplätzen in Ihrer Betriebsstätte. Bei der Durchführung der Gefährdungsbeurteilung tragen Sie als Arbeitgeber der Bedingung besonders Rechnung, dass die geteilten Arbeitsplätze den individuellen Anforderungen der Mitarbeiter entsprechen. Mobiliar und Beleuchtung sind deshalb individuell anpassbar. Aufgrund der Belastungen an Gruppenarbeitsplätzen durch Lärm, sollten Sie als Unternehmen zudem Rückzugsmöglichkeiten für die Mitarbeiter schaffen.
In der Praxis bisher weitgehend ungelöst ist das Problem des Arbeitsschutzes bei Co-Working-Arbeitsplätzen. Für einen angemieteten Arbeitsplatz gilt für Sie als Arbeitgeber wie für andere Telearbeitsplätze die Arbeitsstättenverordnung, auf deren Einhaltung Sie keinen oder nur geringen Einfluss haben.
Auch wenn die Corona-Arbeitsschutzverordnung seit Anfang Februar nicht mehr gilt, erstellen Sie als Arbeitgeber bei gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen und Arbeitsmitteln Reinigungskonzepte und achten auf deren Einhaltung. Eine regelmäßige Desinfektion der Arbeitsplätze ist nach wie vor erforderlich.
Unterliegt der Datenschutz irgendwelchen Besonderheiten?
Nein, bei der Durchführung moderner Arbeitsplatzkonzepte sind die sonst geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten. Als Arbeitgeber sorgen Sie daher für die Umsetzung der zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und insbesondere der Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten. Bei Desk-Sharing, Open Space oder beim Co-Working ist das Risiko des Einblicks Dritter in Arbeitsprozesse erheblich größer, als bei einem abgegrenzten persönlich zugewiesenen Arbeitsplatz. Das sollten Sie als Arbeitgeber nicht vergessen.
Um den datenschutzrechtlichen Vorgaben Rechnung zu tragen, sollte Sie auf eine Clean-Desk-Policy zur Verwahrung von Arbeitsmitteln nach Arbeitsende achten. Stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass Ihre Arbeitnehmer von ihm im Verlaufe eines Arbeitstages genutzten Unterlagen nach Arbeitsschluss wegräumt. Für noch verwendete Papierunterlagen sehen Sie eine Verwahrungsmöglichkeit vor. Nur berechtigte Mitarbeiter sollten hierauf Zugriff haben. Schulen Sie außerdem die Mitarbeiter entsprechend im Hinblick auf die bestehenden Besonderheiten. Es empfiehlt sich, regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zum Thema Datenschutz durchzuführen. Hier bieten sich E-Lernings an, deren Teilnahme und Abschluss Sie über Lern-Management-Systeme dokumentieren können.
