Jetzt beachten! Kassen- und Buchführung nach GoBD

Seit Jahresbeginn neue Pflichten bei Registrierkassen: Die gute alte Registrierkasse – schon lange klingelt hier nichts mehr, keine Handkurbel wird heruntergedrückt, damit die Kassenschublade aufspringt. Aber auch analoge Kassen wurden jetzt zum Auslaufmodell erklärt. Seit Jahresbeginn müssen die Registrierkassen digital sein.

Umstellung schrittweise

Seit 1. Januar 2017 gelten neue Pflichten für die Benutzung von Registrierkassen. So dürfen nur noch elektronische Registrierkassen eingesetzt werden. Darauf weist die IHK Düsseldorf hin. Analoge, alte Kassen dürfen demnach nicht mehr verwendet werden. Die Registrierkassen müssen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entsprechen.

Unternehmen sollten in diesem Zusammenhang gleich grundsätzlich ihre Buchführung auf Ordnungsmäßigkeit überprüfen lassen.

Gewerbetreibende betroffen

Betroffen sind im weiteren Sinne alle Gewerbetreibenden, die Bücher führen und im engeren Sinne alle, die eine elektronische Registrierkasse, PC-Kasse oder ähnliches einsetzen. Kaufleute sind zur Buchführung verpflichtet.

Verbuchung von Einnahmen

Registrierkassen werden verwendet, um bei Bargeschäften die Einnahmen zu verbuchen. Die Belege, die von Registrierkassen ausgegeben werden, zählen als Unterlagen der Kassenführung und unterliegen somit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Sie zählen zu den Kassenbüchern. Somit sind an Registrierkassen und deren Belege besondere Anforderungen zu stellen.

Kaufleute und Kleingewerbetreibende in der Pflicht

Zunächst besteht für Kaufleute und für Kleingewerbetreibende, die Geschäftsvorfälle ähnlich wie Kaufleute aufzeichnen, die Pflicht Kassenbücher ordnungsgemäß zu führen. Dabei sind elektronische Systeme heutzutage aus der Buchführung nicht mehr wegzudenken. Sobald nun elektronische Systeme wie beispielsweise Buchhaltungssoftware zur Führung der Kassenbücher oder anderer kaufmännischen Bücher (beispielsweise Lohnbuchhaltung) verwendet werden, gelten für diese elektronisch geführten Bücher Regelungen, die über solche für rein auf Papier geführte Bücher hinausgehen.

Blick in die Zukunft

Bei Kassen in Branchen mit viel Bargeldumsatz, z. B. im Einzelhandel, wollen die Bundesländer zusätzlich das sogenannte INSIKA-Verfahren („Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme“) für Registrierkassen einführen. Es handelt sich um ein System zum Schutz der digitalen Aufzeichnungen von Bargeschäften gegen Manipulationen mittels Kryptografie (vor allem in Registrierkassen und Taxametern).

Handlungsempfehlung

Den GoBD unterliegen generell sämtliche Kassenbücher, egal, ob sie mit Registrierkassen oder anders elektronisch geführt bzw. aufgezeichnet werden. Es lohnt sich daher, die eigene Buchführung auf die Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen. Die IHK Düsseldorf rät den Gewerbetreibenden dazu, die rechtskonforme Speicherung von unbaren Geschäftsvorfällen mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.

Umsetzung der GoBD stockt

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und zum Datenzugriff der Finanzbehörden gelten bereits seit dem 1.1.2015. Wie der Unternehmer Newsletter „GmbH-Brief AKTUELL“ (3/2017 Februar) berichtet. Er warnt auch davor: oft verlassen sich Unternehmen bei diesem Thema“nur“ auf den Steuerberater. Und erläutert, warum Sie hier aber auch rechtzeitig selbst aktiv werden sollten.