Handreichung beim Datenschutz in Unternehmen

Neuer Praxisleitfaden „Das Verfahrensverzeichnis“ Nicht erst seit Wikileaks ist Datenschutz ein bestimmendes Thema. Vor allem Unternehmen müssen penibel auf die Einhaltung der Vorschriften achten. Betriebliche Datenschutzbeauftragte wachen darüber. Damit sie es können, hat der IT-Verband Bitkom einen Praxisleitfaden veröffentlicht.

Digitalisierung der Wirtschaft

Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet voran. Unaufhaltsam. In immer mehr Unternehmen. Sie müssen über die Verarbeitung personenbezogener Daten Transparenz schaffen und Auskunft erteilen. Das ist leichter gesagt als getan. Was nötig ist, ist eine entsprechende Handreichung. Sie muss neubestellten betrieblichen Datenschützern den Einstieg erleichtern. Aber auch erfahrene Datenschützer brauchen Gewissheit im Umgang mit den gesetzlichen Anforderungen.

Handreichung „Das Verfahrensverzeichnis“

Eine solche Handreichung liegt mit dem Praxisleitfaden „Das Verfahrensverzeichnis“ vor. Allerdings bedarf er der laufenden Anpassung an die rechtliche und technische Weiterentwicklung. Der Digitalverband Bitkom hat deswegen den Praxisleitfaden neu aufgelegt.

Instrument zur Umsetzung der Transparenzpflichten

Ein Verfahrensverzeichnis ist das zentrale Instrument der betrieblichen Datenschutzbeauftragten zur Umsetzung der Transparenzpflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz. Danach kann jeder Auskunft über die Verwendung seiner personenbezogenen Daten verlangen.

Verarbeitung personenbezogener Daten

„Das Verfahrensverzeichnis dient dazu, Privatpersonen, Geschäftspartnern oder den Datenschutzbehörden Auskünfte über die Verarbeitung erteilen zu können“, sagt Susanne Dehmel, Bitkom-Geschäftsleiterin Datenschutz und Sicherheit. In dem Verzeichnis seien alle Vorgänge dokumentiert, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies könne je nach Unternehmensgröße und Geschäftsfeld neben Personal- und Kundendaten auch Zulieferer und Dienstleister betreffen.

Erläuterungen und Praxisbeispiele

Der aktualisierte Leitfaden gibt Datenschutzbeauftragten von Unternehmen und anderen Organisationen Hinweise, wie sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden können. Neben Erläuterungen und Praxisbeispielen zu den gesetzlichen Vorgaben werden die einzelnen Schritte bei der Führung des Verfahrensverzeichnisses dargestellt.

Von Datenschutzbeauftragten für Datenschutzbeauftragte

Die Autoren des Leifadens sind Datenschutzbeauftragte aus der IT-Branche mit langjähriger Praxiserfahrung. Sie geben Hinweise zur Aufsichtspraxis der Datenschutzbehörden und zur aktuellen Rechtsprechung. Sie empfehlen eine Dokumentation der Datenverarbeitung entlang der Unternehmensprozesse.

Weiterhin umfangreiche Dokumentationspflichten

Nach Abschluss der EU-Datenschutzreform ist mit weiterhin umfangreichen Dokumentationspflichten zu rechnen. Auch in Hinblick darauf stellt der Leitfaden eine Grundlage für die Arbeit der betrieblichen Datenschutzbeauftragten dar.