Gut vorbereitet in die Kassenprüfung
Bargeld lacht. Wie lange noch, ist die Frage. Von seiner Abschaffung irgendwann erhofft sich auch das Finanzamt Erleichterung seiner Arbeit. Bis es soweit ist, hat der Prüfer bei Ihnen vor Ort noch Arbeit. Fehler hier wirken sich für Sie als bargeldintensiver Betrieb verhängnisvoll aus.
Fallstricke bei der Kassenführung – welche sind besonders typisch?
Sie sind vielfältig. Das wissen die Prüfer des Finanzamts. Sie schauen besonders kritisch hin, gerade wenn Sie einen bargeldintensiven Betrieb haben. Einige der typische Fehlerquellen, die Sie tunlich vermeiden sollten:
- Bedienungsanleitung für die Kasse fehlt
- alte Kassen und Daten fehlen
- ein Kassenbuch fehlt
- Verrechnungen fehlen
- Stornierungen sind offen
- Trainingsspeicher nicht gekennzeichnet
- Verfahrensdokumentation fehlt
Was können Sie als bargeldintensiver Betrieb tun, um die Fehler zu vermeiden?
Regel Nr. 1: Machen Sie die Überwachung der Kassenführung zu Ihrer Chefsache! Die erstmalige Erstellung der Verfahrensdokumentation kostet Zeit und Geld – erspart Ihnen aber später viel Ärger. Ihr Steuerberater kann Ihnen dabei helfen.
Was geschieht, wenn Sie keine Bedienungsanleitung für die Kasse vorlegen?
Das ist schlecht für Sie. Bedienungsanleitung für die Registrierkasse, egal ob auf Papier oder elektronisch, müssen Sie unbedingt vorlegen können, genauso wie eine Dokumentation der Einstellungen an der Kasse seit Kauf und Umstellungen des Systems vor längerer Zeit. Schon das Fehlen kann Hinzuschätzungen bei Umsatz und Gewinn nach sich ziehen, wie ein Urteil des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg verdeutlicht (Az.: 7 V 7137/18 vom 13.12.2018). Der Prüfungszeitraum umfasst die alte und neue Kassenführung. Können Sie bei der Prüfung alte Daten nicht vorlegen, ist das ein schwerer Mangel an Ihrer Buchführung.
Was, wenn Ihr Betrieb nicht bilanzierungspflichtig ist?
Sie sind nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Auch wenn Sie eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, müssen Sie trotzdem Einnahmen und Kassenbestände täglich ermitteln. Haben Sie keine Aufzeichnungen geführt und der Prüfer findet offensichtliche Kassenfehlbeträge, droht Ungemach.
Können Sie Korrekturen und Stornierungen vornehmen?
Ja, jeder Mensch macht Fehler. Sie sollten sich gleichwohl bemühen, Streichungen oder Rechenfehler im Kassenbuch so weit möglich zu vermeiden. Wo es sich nicht ganz vermeiden lässt, weisen Sie alle Änderungen offen aus. Das gilt auch für Stornierungen. Allerdings sind Prüfer bei Stornierungen beharrlich. Hier fragen sie Sie gezielt nach den Gründen für diese. Halten Sie solche immer schriftlich fest – als Hinweistext im Kassenbuch, auf einem gesonderten Blatt oder EDV-Datei. Wenn Sie plausible Gründe liefern, kann das Finanzamt deshalb keine Hinzuschätzungen vornehmen.
Wie vermeiden Sie Hinzuschätzungen?
Mit Fakten, Fakten, Fakten! Gute Argumente, Belege und Nachweise einer geregelten Kassenführung bewirken da so manches Wunder. Je mehr Sie davon liefern können, desto besser ist Ihre Verhandlungsposition, wenn Ihr Prüfer offensichtliche Kassenmängel aufgedeckt.
Sie haben neue Mitarbeiter geschult. Was passiert mit Trainingsbuchungen?
Hier ist besondere Vorsicht angebracht! Achten Sie besonders auf den Trainingsmodus Ihrer Registrierkasse. Bei der Schulung kann sie Eingaben an der Klasse simulieren, bevor sie später echte Buchungen vornimmt. Die Eingaben im Trainingsspeicher übernimmt das Programm nicht in die Buchhaltung. Das Finanzamt neigt dazu, Ihnen schlechten Willen zu unterstellen. Es vermutet bei Trainingseingaben dann gern, dass es sich hier um echte Eingaben handelt, Sie diese nur nicht in die Buchführung einfließen lassen wollten. Aus dem gleichen Grund vergessen Sie nicht, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen!
