Gesellschafterversammlung: Welche Postlaufzeit müssen Geschäftsführer einkalkulieren?

Die Christel von der Post – sie müht sich redlich, pünktlich zuzustellen. Doch das klappt immer seltener. Sie als GmbH-Geschäftsführer sollten daran denken, wenn Sie zur Gesellschafterversammlung (GV) einladen.

Sollten Sie die Einladung zur GV per Post verschicken?

Ja. § 127 BGB akzeptiert unter bestimmten Voraussetzungen für die Übermittlung im geschäftlichen Verkehr zwar auch die telekommunikative Übermittlung. Viele Satzungen verlangen für die Einladung zur Gesellschafterversammlung die Schriftform. Wichtig ist, dass alle Mitglieder die Einladung erhalten.

Anderes gilt aber etwa für Mitgliederversammlungen einer Genossenschaft, GmbH oder Aktiengesellschaft. Dort ist die Form der Einberufung nicht nur durch die sich vom Verein selbst gegebene Satzung, sondern von vornherein durch Gesetze geregelt. § 51 Abs. 1 GmbH-Gesetz (GmbHG) verlangt die Einberufung einer Gesellschafterversammlung mit eingeschriebenem Brief (Einwurf/Übergabe).

Was aber, wenn die Post nicht pünktlich zustellt?

Eine nicht unberechtigte Frage. Die „Welt“ berichtet unter Berufung auf die Bundesnetzagentur, dass sich zum zweiten Mal in Folge die Zahl der Beschwerden über die Post wegen langer Laufzeiten oder einer fehlerhaften oder gar ausgebliebenen Zustellung im vergangenen Jahr verdoppelt habe. Nach Beobachtung der Geschäftskunden der Deutschen Post hat sich der Zustellservice in den vergangenen Jahren spürbar verschlechtert.

Laufzeitmessung durch DVPT

Dies will der Deutsche Verband für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation (DVPT) nun genau wissen und startet eine sogenannte Laufzeitmessung. Zum ersten Mal überhaupt in der jüngeren Geschichte der Post würden die Versandzeiten unter Einbeziehung von Geschäftspost gemessen. Der Test beginnt im März 2019 und endet ein Jahr später. Erste Ergebnisse sollen nach drei Monaten ausgewertet werden. Die Messung wird insgesamt 72.000 Geschäftsbriefe nach einer bestimmten Norm erfassen. Damit das Verfahren später nicht angreifbar sein wird und repräsentativ genannt werden kann, werde es vom TÜV zertifiziert.

Auch bei der Deutschen Post selbst ist man sich der Unzulänglichkeiten der eigenen Zustellungspraxis bewusst. Das Unternehmen will 2019 mit Hilfe der bereits im vergangenen Jahr angekündigten Investitionen von bis zu 150 Millionen Euro jährlich die Qualität im deutschen Post- und Paketgeschäft weiter verbessern.

Wie zur GV einladen, bis die Post pünktlicher zustellt?

Da bleibt nichts anderes übrig, als in den sauren Apfel zu beißen und die Post zu bemühen. Dabei sollten Sie aber unbedingt die voraussichtliche Dauer der Zustellung in die Planung einrechnen. Das ist wichtig. Denn Fehler bei der Einladung zur Gesellschafterversammlung können zur Unwirksamkeit der dort gefassten Beschlüsse führen.

Welche Postlaufzeit müssen Sie als Geschäftsführer einkalkulieren?

Das OLG Jena hat 2018 (Urteil vom 15.06.2018 Az.: 2 U 16/18) festgestellt, dass für den Beginn der dreitägigen Ankündigungsfrist nach dieser Vorschrift bei Zustellungen im Inland eine Postlaufzeit von zwei Werktagen zugrunde zu legen ist. Nur dann könne mit hinreichender Sicherheit davon ausgegangen werden, dass alle Gesellschafter von der Ankündigung Kenntnis erlangt haben.

Wie lange vor der GV müssen Sie als Geschäftsführer eingeladen haben?

Die gesetzliche Einberufungsfrist beträgt eine Woche (§ 51 Abs. 1 Satz 2 GmbHG). In der Praxis ist jedoch eine in der Satzung festgelegte abweichende Frist von zwei Wochen üblich, darf aber eine Woche nicht unterschreiten. Diese Frist beginnt nach überwiegender Ansicht mit dem Zeitpunkt, zu dem Sie unter Berücksichtigung der üblichen Postlaufzeit von zwei Werktagen nach Aufgabe bei der Post der Zugang des Einberufungsschreibens erwarten dürfen. Den Tag der Versammlung selbst rechnen Sie nicht in die Wochenfrist mit ein. Ihre Zeitberechnung lautet also:

Können Sie als Geschäftsführer Beschlussgegenstände nachliefern?

In der Tat hat sich das OLG Jena in dem vor ihm verhandelten Fall zur Frage der rechtzeitigen Ankündigung der Tagesordnung geäußert. Dabei focht ein Gesellschafter einen Teil der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung gerichtlich an. Man habe ihm nicht rechtzeitig die Beschlussgegenstände angekündigt. Die betreffende Gesellschafterversammlung fand am 29.07.2017 statt. Eingeladen hatte die Geschäftsführung per Brief unter dem 07.07.2017, darin aber zunächst die angefochtenen Beschlüsse nicht angekündigt. Dies holte sie erst in einem ergänzenden Schreiben unter dem 25.07.2017 nach.

Geht denn das? Können Sie als Geschäftsführer Beschlussgegenstände nachschieben?

Ja, das geht. Zwar „sollen“ Sie als Geschäftsführer die Tagesordnung der Gesellschafterversammlung möglichst bereits in der Einladung mitteilen. Das schreibt § 51 Abs. 2 GmbHG vor. Unter Umständen kann es jedoch taktisch sinnvoll sein, wenn Sie besonders umstrittene Beschlussgegenstände nicht sofort in das Einladungsschreiben mit aufnehmen, sondern später nachschieben.

Müssen Sie bei Nachschieben Fristen beachten?

Ja, das müssen Sie. Und zwar die Frist gemäß § 51 Abs. 4 GmbHG. Danach kann die Versammlung Beschlüsse nur über Gegenstände fassen, „welche nicht wenigstens drei Tage vor der Versammlung in der für die Berufung vorgeschriebenen Weise angekündigt worden sind“. Schieben Sie Gegenstände erst danach nach, gilt die Versammlung als nicht ordnungsmäßig berufen.

Was bedeutet die Formulierung „vor“ in der Vorschrift?

Die Jenaer Richter entnehmen ihr, dass der Tag der Versammlung selbst schon außerhalb der Fristberechnung sei. Die Dreitagesfrist endete im vorliegenden Sachverhalt folglich mit Ablauf des 28.07.2017. Das wiederum ist in § 188 Abs. 1 BGB geregelt. Danach endigt eine nach Tagen bestimmte Frist mit dem Ablauf des letzten Tages der Frist.

Unstreitig ist, dass als Fristbeginn weder der Tag der Absendung der Ankündigung – hier also der 25.07.2017 – noch der des tatsächlichen Zugangs gilt. Maßgeblich hierfür ist vielmehr, wann Sie nach der üblichen Postlaufzeit spätestens mit dem Zugang des Einladungsschreibens rechnen können. Wie viele Tage die übliche Postlaufzeit beträgt, ist, wie u.a. die Initiative des DVPT zeigt, umstritten. Das Gericht ist noch optimistisch und geht zugunsten der Post hier von einer üblichen Postlaufzeit von zwei Werktagen aus. Somit war die Absendung der Ankündigung über die nachgeschobenen Beschlussgegenstände am 25.07.2018 verspätet.

Die Beschlussgegenstände teilen Sie als Geschäftsführer mindestens drei Tage vor der Gesellschafterversammlung mit (§ 51 Abs. 4 GmbHG). Als Fristbeginn denken Sie bitte wieder an die übliche zweitägige Postlaufzeit, den Tag der Versammlung lassen Sie außen vor. Ihre Zeitberechnung lautet hier also:

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, denken Sie also an die Post als eine Art Schneckenpost – lieber ein paar Tage früher als vorgeschrieben zur Post bringen, dann klappt es auch mit der Christel von der Post.