Gesellschafterversammlung: außerordentliche Versammlung
Arten der Gesellschafterversammlung
Die Gesellschafterversammlung ist das höchste Willensbildungsorgan der GmbH. Sie ist mit allumfassender Zuständigkeit ausgestattet. Die persönliche Teilnahme an der Gesellschafterversammlung sollte stets oberste Pflicht der Gesellschafter sein. Enthält der Gesellschaftsvertrag keine abweichende Regelung, muss die Gesellschafterversammlung am Sitz der GmbH stattfinden.
Es gibt die ordentliche wie auch die außerordentliche Gesellschafterversammlung. Die ordentliche Gesellschafterversammlung ist mindestens einmal jährlich einzuberufen, um über Angelegenheiten zu beschließen, die der Bestimmung der Gesellschafter unterliegen – insbesondere über den Jahresabschluss.
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Außerordentliche Gesellschafterversammlungen finden zusätzlich zu turnusgemäßen ordentlichen Versammlungen statt.
Praxistipp: Der Geschäftsführer ist zuständig
Der Geschäftsführer veranlasst die Beschlüsse der Gesellschafter und beruft hierfür die Gesellschafterversammlung ein oder bereitet die Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren vor.
Diese Aufgaben hat die Gesellschafterversammlung
Die Gesellschafterversammlung wird durch die Geschäftsführer einberufen, was mittels eingeschriebenen Briefs und einer Frist von mindestens einer Woche (§ 51 GmbH-Gesetz) erfolgen muss.
Praxistipp: Abweichungen vereinbaren
Die Art und Weise, wie eine Ladung zur GmbH-Gesellschafterversammlung zu erfolgen hat, richtet sich nach der jeweiligen Gesellschaftssatzung der Gesellschaft und – sofern und soweit diese keine Bestimmungen zur Einberufung von Gesellschafterversammlungen enthält – nach dem Gesetz. Wer also den „eingeschriebenen Brief“ vermeiden will, sollte Regelungen zur Ladung in der Satzung festlegen.
Die Einladung zur Gesellschafterversammlung hat nach § 51 Abs. 1 GmbH-Gesetz ansonsten mittels eingeschriebenem Brief zu erfolgen. Hier kann aber auch ein Einwurf-Einschreiben genutzt werden. Der BGH gelangte zu dem Ergebnis, dass das Einwurf-Einschreiben den Anforderungen an die Zustellung mittels „eingeschriebenen Briefes“ entspricht (BGH, 27.09.2016 – II ZR 299/15).
Wenn sich alle Gesellschafter damit einverstanden erklären, kann auf eine Versammlung im eigentlichen Sinne auch verzichtet werden. Stattdessen werden die notwendigen Beschlüsse für die GmbH von den Gesellschaftern in einem schriftlichen Verfahren gefasst.
Expertentipp: Formelle Fehler vermeiden
Stehen Gesellschafterbeschlüsse an, die vielleicht für einige Gesellschafter unvorteilhaft sind, sollte man besondere Aufmerksamkeit darauf richten, keine formellen Fehler zu machen. Diese könnten zur Anfechtbarkeit der Beschlüsse führen.
Die Gesellschafterversammlung muss die Aufgaben erfüllen, die ihr im Gesellschaftsvertrag übertragen werden. Nach § 46 GmbH-Gesetz hat die Gesellschafterversammlung im Wesentlichen die folgenden Kompetenzen:
- Feststellung des Jahresabschlusses und Verwendung des Ergebnisses
- Einforderung von Einzahlungen auf die Stammeinlage
- Teilung sowie die Einziehung von Geschäftsanteilen
- Bestellung von Prokuristen und von Handlungsbevollmächtigten
- Bestellung, Entlastung und Abberufung von Geschäftsführern
Diese Aufgaben kann die Gesellschafterversammlung durch entsprechenden Beschluss auf den Aufsichtsrat, sofern ein solcher vorhanden ist, übertragen.
Weitere Aufgaben der Gesellschafterversammlung sind:
- über Änderungen des Gesellschaftsvertrags zu befinden
- über die Auflösung der Gesellschaft zu entscheiden
- die Einforderung von Nachschüssen zu beschließen
Diese Aufgaben können nicht auf einen eventuell bestehenden Aufsichtsrat übertragen werden.
Die Entscheidungen, die die Gesellschafter treffen müssen, erfolgen durch Beschlussfassung. Ein Beschluss gilt als angenommen, wenn mehr als die Hälfte der abgegebenen Stimmen Ja-Stimmen sind. Nur ausnahmsweise, wenn eine Satzungsänderung beschlossen werden soll, ist eine Dreiviertelmehrheit erforderlich.
Pflicht zur Teilnahme an der Versammlung
Die persönliche Teilnahme an der Gesellschafterversammlung sollte stets oberste Pflicht der Gesellschafter sein. Dieses Gremium ist vor allem für die notwendige Informationsbeschaffung vorgesehen. Bei nachlässiger Wahrnehmung der Teilnahmeverpflichtung muss ein Gesellschafter mit Einschränkungen seiner Auskunftsrechte rechnen.
So kann das Verhalten eines Gesellschafters rechtsmissbräuchlich sein, wenn er z.B. an der Gesellschafterversammlung nicht teilnehmen will und dann später mehrmals Auskunft und Einsicht in Unterlagen verlangt (OLG Thüringen, 14.09.2004 – 6 W 417/04).
Der Grund dafür ist, dass der Gesellschafter zunächst einmal zur Informationsbeschaffung das vom Gesetz her vorgesehene Mittel ergreifen muss, und das ist die Teilnahme an der Gesellschafterversammlung. Bei Verhinderung an einer Teilnahme kann er sich vertreten und durch seinen Vertreter informieren lassen.
Expertentipp: Informationsbeschaffung
Um einen zu weit gehenden Gebrauch der Informationsrechte zu verhindern, sollte in der Satzung festgelegt werden, dass Informationen außerhalb der vertraulichen Gesellschafterversammlung nur auf schriftliche Anfrage erteilt werden.
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