Geschäftsführerzeugnis: Denken Sie an ein Zwischenzeugnis!

Geschäftsführer stellen Zeugnisse für ihre Mitarbeiter aus, sollten aber ihr eigenes Geschäftsführerzeugnis nicht vergessen. Denn: Wie schnell heutzutage reorganisiert wird, wissen wir alle. Denken Sie daher von Zeit zu Zeit an ein Zwischenzeugnis!

Warum ein Geschäftsführerzeugnis Sinn macht

Vor allem der Fremdgeschäftsführer einer GmbH sollte seinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis wahrnehmen. Es kann immer wieder Situationen geben, in denen er das Unternehmen in einer angespannten Situation verlässt – es ist besser, das mit einem ausgezeichneten Zwischenzeugnis zu tun. Ein solches Geschäftsführerzeugnis kann man sich nach einem gelungenen Projekt ausstellen lassen, oder auch bei der jährlichen Entlastung durch die Gesellschafterversammlung.

Was ist das Besondere an einem Geschäftsführerzeugnis? Zunächst sollte es wie alle Zeugnisse diese Angaben enthalten:

• Beschäftigungsverhältnis
• Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
• Aufgabenbereich
• Leistungen

Das sollte im Geschäftsführerzeugnis stehen

Darüber hinaus sollte ein Geschäftsführerzeugnis Auskunft geben über:

• das Ressort, für das der Geschäftsführer zuständig ist,
• die Abläufe, für die er täglich die Verantwortung trägt,
• Beurteilung seines Fachwissens,
• Beurteilung seiner Markt- und Branchenkenntnisse,
• Beurteilung seiner Berufserfahrung (Dieser Bereich sollte sehr ausführlich sein, da er wichtiger ist als die Leistungsbeurteilung.) und
• Nennung der konkreten Erfolge.
• Im Rahmen der Leistungsbeurteilung ist das Wichtigste das strategische Können, dann folgen Verhandlungsstärke, unternehmerisches Denken und Handeln, schließlich die Führungsqualitäten.

Einen gesetzlichen Anspruch auf ein sogenanntes Zwischenzeugnis gibt es nicht. Allerdings hat es sich in der Praxis durchgesetzt, dass bei verschiedenen Sachverhalten ein Zwischenzeugnis ausgestellt werden kann – etwa bei einem Vorgesetztenwechsel oder bei einer Änderung des Arbeitsbereichs, z. B. einer Beförderung.

Eine solche Vorgehensweise macht auch Sinn, da ein Arbeitszeugnis Auskunft über die gesamte Beschäftigungsdauer geben soll. Ist das Beschäftigungsverhältnis von einiger Dauer, fällt mitunter die Beurteilung des gesamten Zeitraums schwer – weil etwa der Vorgesetzte ausgeschieden ist oder man selbst sich schon nicht mehr an alles erinnert.

Besondere Situation bei Fremdgeschäftsführern

Noch gravierender gestaltet sich mitunter die Situation bei (Fremd-)Geschäftsführern. So können beispielsweise schwerwiegende Gründe vorliegen, die zu einer Abberufung des Geschäftsführers führen, wie etwa die Verletzung bestimmter Geschäftsführerpflichten. Oder der Anstellungsvertrag wird nicht verlängert, weil die Umsatzergebnisse nicht stimmen.

Der Geschäftsführer verlässt damit das Unternehmen in einer Situation, die eine positive Leistungsbeurteilung über das gesamte Anstellungsverhältnis mitunter schwer werden lässt. Damit diese Gefahr nicht zum Tragen kommt, ist es ratsam, regelmäßig – z.B. im Zuge der alljährlich empfohlenen Entlastung durch die Gesellschafterversammlung, nach der Beendigung eines wichtigen Projekts oder im Rahmen einer Umstrukturierung – um ein Zwischenzeugnis zu bitten. Diese Vorgehensweise kann dann auch im Zwischenzeugnis sehr gut als Ausstellungsgrund dienen.

Ist das Zwischenzeugnis bindend?

Auch wenn sich hartnäckig das Gerücht hält, der Zeugnisaussteller sei bei der Ausstellung des Endzeugnisses an die Aussagen im Zwischenzeugnis gebunden: Es besteht kein Anspruch darauf, dass dieselben Formulierungen wie im Zwischenzeugnis verwendet werden.

Allerdings kann man von einer starken Indizwirkung ausgehen – insbesondere dann, wenn zwischen der Erteilung des Zwischen- und des Endzeugnisses nicht viel Zeit vergangen ist. So wird man besonders dann, wenn das Zwischenzeugnis nicht älter als ein oder zwei Jahre ist, häufig eine Bindungswirkung annehmen – es sei denn, in der Zwischenzeit haben gravierende Vorfälle stattgefunden, die eine Abweichung vom Zwischenzeugnis rechtfertigen.

Wunsch nach Zwischenzeugnis gut begründen

Ob bei Arbeitnehmern oder eben bei einem Geschäftsführer – die Frage nach einem Zwischenzeugnis hat immer einen komischen Beigeschmack. Man könnte vermuten, dass der Zeugnisempfänger mit einem Bein schon im nächsten Anstellungsverhältnis steht.

Die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses ist ebenso denkbar, wenn ein Gesellschafterwechsel bevorsteht oder sich die Zuständigkeiten innerhalb der Geschäftsführung ändern. Beispielsweise weil die Geschäftsführung erweitert wurde, der Geschäftsführer ein neues Ressort erhalten hat oder eines abgeben musste.

Generell wird ein Zwischenzeugnis aber auch bei Statuswechseln auszustellen sein, etwa wenn der Geschäftsführer aus den Reihen der Mitarbeiter berufen oder aus dem Amt abberufen wurde. Aber auch wenn sich sonstige rechtliche Gegebenheiten ändern, z.B. bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens im Rahmen eines Betriebsübergangs, ist ein Zwischenzeugnis denkbar.

Vorläufiges Zeugnis

Es gibt noch eine weitere Spielart für das Zwischenzeugnis: das „vorläufige Zeugnis““. Ein solches wird in der Regel immer dann ausgestellt, wenn ein Ende des Beschäftigungsverhältnisses bereits feststeht oder absehbar ist – vor allem, wenn der Zeugnisempfänger freigestellt wurde oder sonst nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist (z.B. wegen Elternzeit o.Ä.), wenn also keine Änderungen in der Leistungs-/Verhaltensbeurteilung mehr notwendig sind.

Das endgültige Arbeitszeugnis wird allerdings auch in diesem Fall erst bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt.

Alles Wichtige über die Form

Wie so oft im Leben ist es auch bei einem Zeugnis der erste Eindruck, der zählt. Die äußere Form sollte also stimmen. Sie ist das Erste, was der Leser wahrnimmt. Das gilt natürlich auch oder gerade für ein Geschäftsführerzeugnis.

Vor allem die optische Gestaltung muss passen. Dazu gehört in erster Linie, dass das Zeugnis auf offiziellem Firmenpapier – mit Firmenlogo, Geschäftsadresse und Vertretungsverhältnissen – ausgedruckt ist.

Ein weißer Briefbogen mit Firmenstempel und Unterschrift genügt nicht. Das Zeugnis sollte maschinengeschrieben sein und das Adressfeld muss frei bleiben. Das Zeugnis darf also nicht an Sie adressiert sein.

Obwohl viele Gerichte die Auffassung vertreten, das Zeugnis müsse in ungefalteter Form übergeben werden, hält dies das Bundesarbeitsgericht nicht unbedingt für notwendig. Seiner Meinung nach kann der Arbeitgeber das Zeugnis auch zweimal falten, um es in einem Geschäftsumschlag üblicher Größe unterzubringen. Das Originalzeugnis muss lediglich kopierfähig bleiben und die Knicke im Zeugnisbogen dürfen sich nicht durch Schwärzungen o.Ä. auf den Kopien abzeichnen (BAG 21.9.99 – 9 AZR 893/98).

Unterschrift und Datum

Schließlich sollten Sie bei Erhalt des Zeugnisses noch auf Unterschrift und Ausstellungsdatum achten. Zum einen muss die richtige Person (also entweder ein Geschäftsführerkollege oder ein Mitglied der Gesellschafterversammlung bzw. eines weiteren Organs wie etwa Beirat oder Aufsichtsrat) unterschrieben haben.

Da Unterschriften manchmal nur sehr schwer lesbar sind, sollten außerdem der Name und die Funktion des Unterzeichnenden unterhalb der Unterschrift stehen.

Schreibfehler verbessern!

Wer mit dem äußeren Erscheinungsbild nicht zufrieden ist, kann das Arbeitszeugnis zurückweisen und die Ausstellung eines korrekten Zeugnisses verlangen.

Das Gleiche gilt für Schreibfehler: Viele Arbeitszeugnisse strotzen nur so vor orthografischen und grammatikalischen Fehlern. Dies fällt zum einen auf die ausstellende Firma zurück, wirft aber auch ein schlechtes Licht auf den Zeugnisempfänger, der das Zeugnis so hat durchgehen lassen.

Diese Inhalte sind im Geschäftsführerzeugnis notwendig

Welche Bestandteile ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben sollte, hat sich in der Praxis seit längerer Zeit manifestiert. Die Anforderungen gelten selbstverständlich auch für Geschäftsführerzeugnisse – allerdings wird man die Prioritäten hier etwas anders setzen müssen.

Die folgenden Bestandteile sind heute üblich:

• Einleitungssatz
• Unternehmensbeschreibung
• Aufgabenbereich/Ressort/Verantwortlichkeiten
• Leistungsbeurteilung
• Verhaltensbeurteilung
• Beendigungsgrund – bei Zwischenzeugnissen Ausstellungsgrund
• Bedauern, Danksagung und gute Wünsche

Einleitungssatz: Das Wichtigste zuerst

Im Einleitungssatz werden üblicherweise der vollständige Name, wenn gewünscht, Geburtsdatum und -ort, das Eintrittsdatum, ggf. auch bereits das Austrittsdatum, die Funktion des Zeugnisempfängers sowie Abteilung oder Ressort genannt.

Hat der Geschäftsführer bereits vorab eine andere Stellung im Unternehmen innegehabt, so sollte auch der Werdegang an dieser Stelle Eingang in das Zeugnis finden.

Titel nennen

Akademische und öffentlich-rechtliche Titel (Dr., Prof.) müssen als Bestandteile des Namens im Zeugnis angegeben sein. Anders verhält es sich mit betrieblichen Titeln (Direktor, Prokurist). Diese können, müssen aber nicht verwendet werden, da sie mit einem Ausscheiden aus dem Unternehmen ohnehin ihre Berechtigung verlieren.

Unternehmensbeschreibung: Wo sind Sie Chef?

Ob eine Darstellung des Unternehmens in ein Zeugnis gehört, ist in der Praxis umstritten. Viele Betriebe verzichten darauf. Die meisten gehen davon aus, dass der Firmenname ohnehin jedem ein Begriff ist. Besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, die oftmals nur regional agieren, ist es jedoch durchaus sinnvoll, ein paar Fakten über das Unternehmen einzubauen.

Schließlich soll das Arbeitszeugnis doch vor allem Auskunft über die bisherigen Erfahrungen und Kenntnisse des Zeugnisempfängers geben. Dazu gehört auch, in welcher Art Unternehmen, ob Familienunternehmen, ob Großkonzern, er bislang gearbeitet hat. Durch die Unternehmensbeschreibung erhält ein zukünftiger Arbeitgeber einen guten Eindruck von der Art, der Organisation und Größe der Firma.

Neben der Mitarbeiterzahl, der Unternehmensgröße und ähnlichen Daten können auch Informationen über Produkte, Dienstleistungen, Jahresumsatz, Marktstellung und Konzernzugehörigkeit zur Firmenbeschreibung gehören. Die Formulierungen sollten idealerweise so gewählt sein, dass sie auch außerhalb der Branche verstanden werden.

Aufgabenbereich: Ihr Ressort, Ihre Verantwortung

Vor allem dieser Abschnitt unterscheidet sich im Wesentlichen von herkömmlichen Arbeitnehmerzeugnissen. Üblicherweise erfolgt hier – bei herkömmlichen Arbeitnehmern – eine Aufzählung oder eine Darstellung der wesentlichen Aufgaben.

Dies ist auch in einem Geschäftsführerzeugnis geboten. Allerdings sollten an dieser Stelle vorrangig das Ressort sowie die Abläufe, für die der Geschäftsführer im Tagesgeschäft Verantwortung trägt, aufgeführt werden. Diese Darstellung kann bereits mit der Beurteilung des Fachwissens/der Markt- und Branchenkenntnisse/der Berufserfahrung kombiniert werden.

Erfolge: Wie gut machen Sie Ihren Job?

Fast noch wichtiger als die Nennung des Verantwortungsbereichs ist eine umfassende Darstellung von erzielten Erfolgen. An diesen wird ein Geschäftsführer gemessen. Fehlen entsprechende Erfolge im Zeugnis, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass der Geschäftsführer in dieser Hinsicht nicht so viel vorzuweisen hat.

Dieser Bereich kann oder besser sollte sehr ausführlich sein. Er hat größeres Gewicht als die Leistungsbeurteilung. Bedenken Sie: Bestimmte Erfolge sind ein deutliches Zeichen dafür, dass die Leistung von Zeugnisempfängern in der Geschäftsführerebene den Anforderungen entspricht bzw. der Geschäftsführer seinen Job einfach gut macht.

Leistungsbeurteilung: Vom Können und Wollen

Die erzielten Erfolge sind ein Kernstück im Arbeitszeugnis, eine Leistungsbeurteilung ist aber dennoch notwendig. Sie sollte nach einem Grundsatzurteil des LAG Hamm (1.12.94 – 4 Sa 1631/94) Aussagen zu folgenden Kategorien enthalten:

• Arbeitsbefähigung („das Können“), also Fachwissen, Markt- und Branchenkenntnisse, spezielle Fähigkeiten
• Arbeitsweise (Einsatz)
• Arbeitsbereitschaft („das Wollen“)
• Arbeitsergebnis (Erfolg)
• Arbeitsvermögen (Ausdauer)
• Arbeitserwartung (Potenzial)

Den Abschluss bildet regelmäßig die zusammenfassende Leistungsbeurteilung. Sie erfüllt die Funktion einer Gesamtnote.

Keine bestimmte Reihenfolge

Es gibt keine vorgegebene Reihenfolge, nach welcher die Beurteilung erfolgen muss. In vielen Zeugnissen beginnt die Leistungsbewertung z.B. mit der zusammenfassenden Beurteilung. Man nimmt also die Gesamtnote vorweg und schlüsselt darunter die Einzelleistungen auf. Auch diese Variante ist möglich. Entspricht die Reihenfolge in Ihrem Zeugnis also nicht der, die hier verwendet wurde, müssen Sie an dieser Stelle keine versteckte Abwertung befürchten.

Die Beurteilung der Leistung muss sich natürlich bei Geschäftsführern an anderen Aspekten orientieren als bei Arbeitnehmern. Hier sollte mehr das Strategische im Vordergrund stehen, die Branchenkenntnisse, aber auch Kreativität, Verhandlungsstärke sowie unternehmerisches Denken und Handeln – je nachdem, was wichtig in Ihrem Job ist/war.

Ihre Führungsqualitäten: Motivieren Sie die Mitarbeiter?

Diesen Leistungsaspekt kennen Sie bereits von Führungskräftezeugnissen. Hier müssen ebenfalls die Führungsleistung, der Führungsstil und der Führungserfolg beurteilt werden. Als Geschäftsführer hat man meist eine Hauptverantwortung gegenüber dem Personal. Es sollte also beurteilt werden, wie gut Sie Aufgaben und Verantwortung delegieren können, ob Sie motivieren können und wie konfliktfähig Sie sind.

Bereits die Aufgabendarstellung sollte deutlich machen, wie umfangreich Ihr Verantwortungsbereich in personeller Hinsicht war. Schon hier können die Anzahl und Qualifikation der unterstellten Mitarbeiter genannt werden.

Der Zeugnisabschluss: Ende gut, alles gut?

Den Abschluss eines Zeugnisses bilden zwei wesentliche Aspekte: der Grund für das Ausscheiden aus dem Unternehmen sowie die sogenannte Dankes-Bedauern-Zukunfts-Formel. Seien Sie versichert: Auch dieser Abschnitt wird besonders aufmerksam gelesen.

Entspricht er nicht den vorangegangenen Formulierungen im Zeugnis, könnte die Aussagekraft des Zeugnisses infrage gestellt werden.

Als Warnung zu verstehen

Bei besonders schwierigen Mitarbeitern wird mitunter auf den gesamten Abschnitt ganz verzichtet. Dieses Vorgehen ist regelmäßig als „bedeutungsstarke“ Warnung zu verstehen.

Der Beendigungsgrund

Besonders kritisch wird der Grund für das Ausscheiden aus dem Unternehmen geprüft. Auch hier haben sich in der Zeugnispraxis bestimmte Standards entwickelt, die deutlich machen, ob man von sich aus geht oder ob einem nahegelegt wurde zu gehen.

Unproblematisch ist es, wenn der Geschäftsführer von sich aus geht:

Das Zwischenzeugnis wurde auf Wunsch von Frau Meier ausgestellt, da sie sich in absehbarer Zeit beruflich verändern möchte.

Das Anstellungsverhältnis endet auf Wunsch von Herrn Grebe zum 31.12.2010.

Kritischer wird es jedoch, wenn eine Kündigung seitens des Arbeitgebers ausgesprochen oder ein Aufhebungsvertrag geschlossen wurde. Gleiches gilt für eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch einen Vergleich im Kündigungsschutzprozess. Auch hier gibt es einige Formulierungen, die mit Vorsicht zu betrachten sind:

Das Arbeitsverhältnis endet zum … durch einvernehmliche Trennung.

Das Arbeitsverhältnis wurde zum … einvernehmlich beendet.

Das Ausscheiden von Frau Müller erfolgte in gegenseitigem Einvernehmen.

Es soll jedoch auch Fälle geben, in denen sich die Vertragsparteien tatsächlich einvernehmlich trennen. In einem solchen Fall empfiehlt sich diese Formulierung:

Das Arbeitsverhältnis endet in beiderseitigem besten Einvernehmen.

Wir bedauern, danken und wünschen

Die Dankes-Bedauern-Zukunfts-Formel ist die Krönung eines jeden Zeugnisses. Nicht zuletzt, weil der Zeugnisaussteller hier noch einige persönliche und emotionale Akzente setzen kann, um das im Zeugnis gezeichnete Bild abzurunden.

Aber auch hier gilt: Die verwendete Formulierung muss mit dem Rest des Zeugnisses übereinstimmen. Andernfalls zieht das Zeugnis ganz sicher das Misstrauen des Lesers auf sich. Dies gilt umso mehr, wenn gänzlich auf den Dank und die Zukunftswünsche verzichtet wird.

„Persönliche Empfindungen“ nicht einklagbar

Es gibt kein einklagbares Recht auf Dank und Zukunftswünsche. Nach Ansicht des BAG handelt es sich hierbei um „persönliche Empfindungen des Zeugnisausstellers/Arbeitgebers“. Hiermit mache er seine Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter und dessen Leistungen deutlich und zeige Teilnahme an dessen weiteren Lebensweg.

Ohne gesetzliche Grundlage könne ein Arbeitgeber nicht verurteilt werden, das Bestehen solcher Gefühle dem ausscheidenden Mitarbeiter gegenüber schriftlich zu bescheinigen (BAG 20.2.01 – 9 AZR 44/00).

Alternative: Referenz?

Eine weitere bzw. eine andere Möglichkeit, um die Leistungen eines Geschäftsführers zu dokumentieren, ist die Referenz. Ein solches Empfehlungsschreiben, z.B. erstellt von einem Geschäftsführerkollegen, ist in Deutschland noch nicht weit verbreitet – aber im Zuge der aktuellen Zeugnisdiskussion wohl im Kommen.

Genau wie ein Arbeitszeugnis gibt ein Referenzschreiben Auskunft über die Art, Struktur und Dauer der Tätigkeit sowie über die Aufgaben und Tätigkeiten. Darüber hinaus können (und sollten) natürlich auch bestimmte Leistungs- bzw. Verhaltenskriterien erwähnt sein, z.B.:

• Fachkenntnisse, Erfahrungen und besondere Fähigkeiten
• Arbeitsergebnisse, besondere Leistungen und Erfolge
• Engagement, Zuverlässigkeit und Flexibilität, ggf. Kreativität
• soziales Verhalten, Führungsverhalten

In der Regel sollte ein Referenzschreiben die grundsätzliche Wertschätzung des Referenzgebers zum Ausdruck bringen. Der Vorteil: Da er nicht verpflichtet ist, eine solche Empfehlung auszustellen, kann er im Prinzip hervorheben, was er mag – er ist nicht an formale und inhaltliche Vorgaben gebunden. Auch ein verklausulierter Zeugniscode ist nicht notwendig. Das Geschriebene entspricht in der Regel dem, was der Aussteller ausdrücken wollte.

Da die Referenz keinen rechtlichen Vorschriften unterliegt, kann sie sehr persönlich abgefasst sein. Das Ergebnis ist oftmals ein sehr individuelles, authentisches und daher glaubhaftes Dokument.