Geschäftsführer-Haftung bei der Privatnutzung von Firmenwagen – Vermeiden Sie diese Falle!
Der Firmenwagen – als Geschäftsführer Ihrer GmbH dürfte er Ihnen standesgemäß zustehen. Und möglicherweise auch, dass Sie ihn privat nutzen. Hier ist das Finanzamt im Boot. Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, führen Sie es besser sorgfältig. Sonst kann es unangenehm werden.
Welche Möglichkeiten der Versteuerung einer Pkw-Privatnutzung haben Sie als Geschäftsführer?
Sie können eine Privatnutzung Ihres Firmenwagens nach der Ein-Prozent-Methode versteuern. Oder Sie führen ein Fahrtenbuch.
Was sind die jeweiligen Vorteile?
Bei der pauschalen Versteuerung zu einem Prozent vom Listenpreis des Wagens überprüft das Finanzamt zumeist nur, ob Sie den Listenpreis korrekt berücksichtigt haben. Allerdings dürfte diese Methode etwas teurer sein. Das Fahrtenbuch ist zunächst billiger. Bei ihm sollten Sie allerdings Vorsicht walten lassen.
Wenn das Finanzamt es später als fehlerhaft beanstandet, droht eine teure Haftungsfalle. Haben Sie als Mitarbeiter das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, kann Ihr Arbeitgeber von Ihnen als Angestellten die Steuer verlangen.
Welche Folgen drohen bei nicht ordnungsgemäßer Führung des Fahrtenbuches?
Hat das Finanzamt bei einer Prüfung Beanstandungen und stuft das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß ein, erfolgt oftmals nachträglich die Versteuerung nach der Bruttolistenpreismethode. Das führt häufig zu einer Lohnsteuernachzahlung. Das Finanzamt schickt dem Arbeitgeber einen Lohnsteuerhaftungsbescheid.
Die Firma kann sich aber die nachzuzahlende Lohnsteuer vom Angestellten erstatten lassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil ausdrücklich bestätigt (BAG, Urteil vom 17.10.2018, Az.: 5 AZR 538/17). Der entschiedene Sachverhalt kommt in vielen Firmen vor.
Worum ging es in dem entschiedenen Fall?
Ein Arbeitnehmer führte auf eigenen Wunsch ein Fahrtenbuch. Das Finanzamt bemängelte später die Aufzeichnungen und rechnete die Privatnutzung nach der teureren Ein-Prozent-Methode ab. Der Arbeitgeber bezahlte die von der Behörde nachgeforderte Lohnsteuer zunächst, verrechnete sie dann aber mit Gehaltsansprüchen des Arbeitnehmers.
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Wie sahen das die Richter?
Sie gaben dem Arbeitgeber Recht. Er könne die Erstattung des Mehrbetrags an Lohnsteuer vom Angestellten verlangen. Die Richter stellten klar: Entscheidet sich ein Arbeitnehmer für die Abrechnung nach dem Fahrtenbuch, hat er dafür zu sorgen, dass er das Fahrtenbuch den gesetzlichen Anforderungen entsprechend führt.
Es sei Sache des steuerpflichtigen Arbeitnehmers, sich in Zweifelsfällen selbst kundig zu machen. Ein Arbeitgeber sei nicht verpflichtet, die auf die Privatnutzung eines Dienstwagens entfallende Lohnsteuer für einen Arbeitnehmer zu übernehmen.
Kann das nicht ausnahmsweise so gewollt sein?
Doch, aber dann muss eine entsprechende Vereinbarung oder Nettoabrede für die Vergütung vorliegen. Zahlt der Arbeitgeber zunächst die vom Finanzamt nachgeforderte Steuer, kann er die Erstattung vom Mitarbeiter einfordern; egal übrigens, ob der Arbeitgeber die Steuerforderung freiwillig oder aufgrund eines Haftungsbescheids der Finanzbehörde entrichtet hat.
Kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuer in diesem Fall erstatten?
Auf solche möglichen Sachverhalte wiesen auch die Richter hin. Zwar sei es stets der Arbeitgeber, der die Lohnsteuer einbehält und an das Finanzamt abführt. Die Lohnsteuer sei aber allein dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Das bedeutet, dass zu viel abgeführte Lohnsteuer auch dem Mitarbeiter zu erstatten ist – etwa im Rahmen der späteren Veranlagung bei der Einkommensteuer. Im Streitfall gelte das gleiche Prinzip – führte hier aber zu einer Nachbelastung des Angestellten.
Müssen Sie als Arbeitgeber auf Defizite beim Fahrtenbuch hinweisen?
Dazu besteht keine Verpflichtung. Geschäftsführer stehen zwar in der Pflicht, das Gericht stellt aber hohe Anforderungen an den Fahrtenbuchführer persönlich. Die ordnungsgemäße Führung unterliege einzig dem Firmenwagennutzer.
Wenn Sie als Geschäftsführer einen Dienstwagen nutzen, sollten Sie sich vorab kundig machen, welche Bedingungen Sie beim Führen eines Fahrtenbuchs einhalten müssen – und ob Sie das zeitlich und technisch lösen können und wollen. Erst danach sollten Sie entscheiden, welchen Versteuerungsweg Sie für Ihre Privatnutzung einschlagen.
Worauf achtet der Prüfer vom Finanzamt?
Sie dürfen sich sicher sein: Die Versteuerung der Kfz- Privatnutzung steht bei jedem Prüfer auf der Liste – ganz gleich, ob es sich um eine Betriebsprüfung oder um eine Lohnsteuer-Außenprüfung handelt. Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind umfassend, wie z.B.:
- Nennung des Fahrzeugs mit amtlichen Kennzeichen
- Datum jeder Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
- bei Betriebsfahrten: Adresse des Reisezieles, Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner
- Die Führung muss fortlaufend und zeitnah erfolgen.
- Die Aufzeichnungen sind in geschlossener Form zu führen.
- Sie müssen unveränderbar sein: eine Excel-Datei reicht da nicht. Fahrtenbücher dürfen elektronisch geführt werden, etwa per Smartphone-App. Eine nachträgliche Änderung der Daten muss jedoch technisch ausgeschlossen sein – oder zumindest in einer Extradatei dokumentiert werden. Eine Excel-Liste oder besprochene Kassetten scheiden aus (Finanzgericht Köln, Az. 10 K 33/15).
- Die Eintragungen sind übersichtlich, lesbar und leicht nachvollziehbar vorzunehmen.
