Fahrtenbuch: Fehler vermeiden – Steuern sparen

Normalerweise rechnen Sie die private Nutzung eines Firmenwagens pauschal ab: Ein Prozent des Neupreises des Wagens pro Monat. Das kann sich nicht unbeträchtlich summieren. In einem solchen Fall bietet sich ein Fahrtenbuch an. Dies sollten Sie allerdings sehr sorgfältig führen.

Private Fahrten mit einem Betriebsfahrzeug versteuern

Eine private Nutzung des Firmenwagens ist ein geldwerter Vorteil, den Sie versteuern müssen. Sie können die Fahrten pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung versteuern. Dafür ist der Brutto-Listen-Neupreis des Dienstwagens entscheidend. Dafür addieren Sie zu der unverbindlichen Preisempfehlung des Autoherstellers die Kosten für Sonderausstattungen. Was er Sie tatsächlich gekostet hat, ist nicht relevant.

Handelt es sich bei dem Dienstwagen um ein gebrauchtes Fahrzeug, geht das zu Ihren Lasten als Fahrer des Fahrzeugs. Auch dann ist der Listenpreis zugrunde zu legen. Der zu versteuernde geldwerte Vorteil ergibt sich aus der Nutzung des Firmenwagens. Haben Sie als GmbH beispielsweise einen Dienstwagen für 20.000 Euro angeschafft, der laut Brutto-Listenpreis 35.000 Euro kostet, beträgt der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung 350 Euro. Das ist der Betrag, den Sie monatlich versteuern.

Als steuerpflichtiger, nicht mit der Ein-Prozent-Regelung abgegoltener Arbeitslohn für Mitarbeiter gelten Aufwendungen durch Sie als Arbeitgeber z.B.:

• Straßennutzungsgebühren wie
  • Maut oder
  • Parken,
• Mitgliedschaft bei einem Automobilclub.

Diese geben Sie zusätzlich ebenfalls als zusätzlicher Arbeitslohn an und versteuern sie.

Nutzt Ihr Arbeitnehmer den Dienstwagen auch für den Weg zur Arbeit und zurück, kommt zur Ein-Prozent-Pauschale als zusätzlicher pauschaler Wert 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz hinzu.

Fahrtenbuch als Alternative zur Ein-Prozent-Pauschale

Nicht selten kann Sie als GmbH die Versteuerung privater Fahrzeugnutzung nach der Ein-Prozent-Methode ziemlich teuer kommen. Als Alternative bietet sich Ihnen das Führen eines Fahrtenbuchs oder die Schätzung an. Die Schätzmethode zur Ermittlung des Anteils der Privatfahrten erkennt das Finanzamt nur selten an.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im August 2018 einen Unternehmer hier in die Schranken verwiesen. Dieser hatte versucht den Privatanteil auf 50 Prozent der tatsächlichen Kosten des Firmenwagens zu drücken. Ein Fahrtenbuch führte er für einen Firmenwagen nicht. Der BFH ermittelte deswegen den Privatanteil nach der Ein-Prozent-Regelung. Eine pauschale Begrenzung des Privatanteils auf 50 Prozent der tatsächlichen Pkw-Kosten scheide aus, weil das nicht durch die gesetzlichen Vorgaben gedeckt sei (BFH, Urteil vom 15.5./20.8.2018, Az. X R 28/15). Die Schätzmethode käme nur in Betracht, wenn kein Fahrtenbuch geführt wurde und der Firmenwagen zu weniger als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde. Bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent ist die Ermittlung des Privatanteils nach der Ein-Prozent-Regelung nicht zulässig.

Elektronisches Fahrtenbuch

Grundsätzlich gilt: Ihre Aufzeichnungen müssen eine geschlossene Form haben, d.h. sie dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Man muss Ihre Einträge darin lesen können, sie müssen übersichtlich und leicht nachvollziehbar sein. Loseblattsammlungen und Excel-Tabellen scheiden von vornherein aus. Sie führen das Fahrtenbuch also am besten in Papierform. Sie können Ihre Aufzeichnungen von Hand führen.

Sie können dafür eine elektronische Form wählen. Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch muss die gleichen Mindestangaben erfüllen. Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder einzeln dokumentiert sein. Manchmal lassen sich in einem elektronischen Fahrtenbuch nicht alle notwendigen Angaben wie Hausnummern, Fahrtanlass oder besuchte Geschäftspartner auflisten. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, diese nachzutragen oder zusätzlich in Papierform festzuhalten.

Das elektronische Fahrtenbuch kann sein:

• ein fest installiertes System über eine Schnittstelle mit Daten gespeister Fahrtenbücher,
• Programme mit zusätzlicher mobiler Komponente wie einer App auf dem Smartphone. Die App zeichnet dabei die einzelnen Fahrten auf und überträgt sie an die Software. Danach wird das Fahrtenbuch am Computer erstellt.

Einige Firmen werben mit „TÜV-zertifizierten“ Fahrtenbüchern. Offizielle Zertifikatsvorgaben macht die Finanzverwaltung aber nicht. Deswegen sollten Sie trotzdem vorsichtig sein. Entscheidender als eine Zertifizierung ist Ihre tatsächliche und richtige Bedienung und Nutzung des Fahrtenbuchs – ganz gleich, ob elektronisch oder manuell.

Technologie der Blockchain

Flottenbetreiber versuchen seit Jahren, das von Hand geführte Fahrtenbuch abzuschaffen. Fachleute sehen im elektronischen Fahrtenbuch eine Anwendung für den elektronischen Fahrtenschreiber in der Blockchain. Mit einem digitalen Assistenten im Fahrzeug lässt sich der Kilometerstand des Fahrzeugs automatisch erfassen. Die Überlegung ist, dies auch direkt in die Blockchain schreiben zu lassen.

Ein Vorteil wäre, dass sich die Daten nachträglich nicht mehr verändern ließen. Doch begegnet eine solche Anwendung Zweifeln. Als eine besondere Hürde wird gesehen, die Daten aus dem Fahrzeug auslesen zu dürfen. Durch eine Kooperation mit den Fahrzeugherstellern ließe sich das mittels Blockchain einfach umsetzen. Fraglich ist, ob der Staat ein Blockchain-Fahrtenbuch als rechtsgültig einstufen würde.

Am Markt sind integrierte Fahrtenbuchlösungen erhältlich. Der Fahrer identifiziert sich bei Fahrtantritt mit seinem Smartphone. Außerdem kann er festlegen, ob es sich um eine dienstliche oder eine private Fahrt handelt. Bei gemischten Strecken wählt der Fahrer die Option „privat“, den dienstlichen Anteil kann er nach Fahrtende über die App ergänzen. Der Fuhrparkmanager hat über seinen PC Einblick in die Fahrtenbücher seiner Fahrzeuge, kann dabei aber nur dienstliche Fahrten verfolgen. Nachträgliche Fahrtänderungen dokumentiert das Programm. Sie sind nur sieben Tage nach Fahrtantritt möglich. Damit erfülle VW alle Voraussetzungen, um ein fürs Finanzamt taugliches elektronisches Fahrtenbuch zu führen.

Beim Fahrtenbuch schaut das Finanzamt genau hin.

Sie sparen eigentlich nur, wenn Sie Ihr Fahrtenbuch ordnungsgemäß, sprich penibel führen – sonst erkennt es das Finanzamt nicht an. Die Anforderungen des Fiskus an ein Fahrtenbuch sind entsprechend streng. Sie als steuerpflichtiger Nutzer eines solchen müssen es über das ganze Jahr führen, und zwar lückenlos und fehlerfrei. Etliche Mindestangaben müssen Sie zwingend einhalten. Sie sind in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) aufgeführt. Dazu zählen:

• Nennung des Fahrzeugs und des amtlichen Kennzeichens
• Datum jeder einzelnen Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
• bei Betriebs- und Geschäftsfahrten:
  • Reiseziel mit vollständiger Adresse,
  • Reisezweck und
  • aufgesuchte Geschäftspartner
• Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte:
  • Datum und
  • Kilometerangaben.
• Bei Privatfahrten
  • Datum und Km-Distanz.

Abkürzungen sind bei Erklärung auf gesondertem Schriftstück zulässig für:

• regelmäßige Fahrten,
• Ziele oder
• Kundenbesuche

Zudem führen Sie das Fahrtenbuch:

• fortlaufend
• zeitnah: alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst.
• Dokumentation etwa in einem Webportal oder als Buch innerhalb von längstens sieben Tagen von:
  • geschäftlichem Anlass
  • weiteren Ergänzungen.

Private Nutzung mehrerer Fahrzeuge

Nutzen Sie mehrere Fahrzeuge für private und betriebliche Fahrten, entscheiden Sie sich für ein Jahr für die eine oder die andere Variante:

• Ein-Prozent-Methode vom Bruttolistenpreis oder
• mittels Fahrtenbuchs.

Sie ermitteln für jedes Fahrzeug gesondert die private Nutzung nach der einen oder anderen. Während des Jahres dürfen Sie Ihre Ermittlungsmethode nicht wechseln, es sei denn, Sie schaffen sich ein neues Firmenfahrzeug an.

Fehler im Fahrtenbuch

Sollte das Finanzamt einen Fehler entdecken oder Unstimmigkeiten finden, kann es dazu führen, dass es Ihr Fahrtenbuch vollständig verwirft. Dann zieht der Prüfer die Ein-Prozent-Regelung heran, und die fällt für Sie als Steuerpflichtiger meistens teurer aus. Treten nur wenige kleine Mängeln auf, besteht für Sie allerdings ein kleiner Hoffnungsschimmer. Dann sollten Sie nicht vorschnell aufgeben. Für Sie könnte ein älteres Urteil des BFH aus dem Jahre 2008 einschlägig sein (BFH, Urteil vom 10.04.2008, Az.: VI R 38/06). Es hat nichts an Aktualität eingebüßt und besitzt unverändert Gültigkeit. Danach führen kleinere Mängel nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und Anwendung der Ein-Prozent-Regelung, wenn Ihre Angaben insgesamt plausibel sind.

Der BFH argumentierte, dass ebenso wie eine Buchführung trotz formellen Mängeln aufgrund der Gesamtbewertung als formal ordnungsgemäß gelten kann. Dies könne bei einem Fahrtenbuch nicht anders sein. Maßgeblich sei:

• Ist trotz den Mängeln noch hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben?
• Gelingt der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens?

Anders sieht es aus bei einer absichtlichen Fälschung des Fahrtenbuches. Dies kann erhebliche nachteiligen Folgen für den Fälscher haben, die bis zur Einleitung eines Strafverfahrens reichen. Deswegen: Auch wenn das korrekte Führen eines Fahrtenbuchs aufwendig und zeitintensiv ist – die Arbeit lohnt sich trotzdem; denn bei Betriebsprüfungen stehen Fahrtenbücher stets im Blickfeld des Fiskus.