Entgeltabrechnung für Azubis – hierauf müssen Unternehmen bei der Lohnsteuer achten

Welche Art der Ausbildung passt zu Ihrem Unternehmen? Was muss man bei Azubis in der Entgeltabrechnung beachten und wie sind ausländische Auszubildende lohnsteuerrechtlich zu behandeln? Wir haben diese und ähnliche Fragen hier für Sie beantwortet.

Entgelt für Ausbildung – wieviel gibt es?

Die meisten Ausbildungsgänge werden im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses absolviert und dabei erhält der Auszubildende mehr oder weniger Entgelt. „ausbildung.de“ nennt beispielsweise an Ausbildungsgängen:

• Duale Ausbildung: vergütet 200 bis 750 Euro
• Schulische Ausbildung: unvergütet
• Duales Studium: Übernahme Studiengebühren durch Unternehmen oder Praxisvergütung möglich, gerne auch gegen vertragliche Langzeitbindung, 480 bis 1200 Euro
• Sonderausbildung (doppelt qualifizierende Erstausbildung): vergütet, 200 bis 750 Euro
• Ausbildung in Teilzeit: vergütet, 200 bis 750 Euro.

Was unterscheidet Ausbildungen sonst noch?

Duale Ausbildung

Diese Ausbildung wird auch betriebliche Ausbildung genannt. Sie ist wohl die bekannteste Ausbildungsart in Deutschland. Während dieser wechseln sich Theorie und Praxis ab. Das duale Ausbildungssystem ist vor allem deshalb sehr beliebt, da der Auszubildende von Anfang an praktische Erfahrungen sammelt, statt nur die Schulbank zu drücken und dafür entsprechend entlohnt wird. Beliebte Ausbildungsberufe hier sind:

• Kauffrau/-mann für Büromanagement
• Kaufmann/-frau im Einzelhandel
• Verkäufer/in
• KFZ-Mechatroniker/in
• Industriekaufmann/-frau

Die Dauer der Ausbildung ist vom Ausbildungsberuf abhängig, üblich ist jedoch eine Ausbildungszeit zwischen zwei und dreieinhalb Jahren. Unter gewissen Umständen kann die Ausbildung im dualen System verkürzt werden.

Schulische Ausbildung

Wird auch vollschulische Ausbildung genannt. Sie erfolgt an einer öffentlichen oder an einer privaten Berufsfachschule und findet in Form von Vollzeitunterricht statt. Insbesondere Berufe im Gesundheits- und Sozialwesen sowie einige technische Ausbildungen sind oft als solche ausgelegt. Beliebte schulischen Ausbildungen sind:

• Erzieher/in
• Altenpflegehelfer/in
• Logopäde/Logopädin
• Maschinen- und Anlagenführer/in
• Technische/r Assistent/in für Informatik

Auch hier werden praktische Erfahrungen des Berufsalltags nicht vernachlässigt. Diese Praktika werden entweder blockweise eingeschoben oder mit dem Berufsschulalltag kombiniert. Das kann beispielsweise bedeuten, dass zwei Tage in der Schule verbracht werden und drei im Betrieb.

So haben die Auszubildenden die Möglichkeit, ihr theoretisches Wissen anzuwenden. Sie können nach dem erfolgreichen Abschluss mit ausreichend Praxiserfahrung in den Beruf starten. Angehende Erzieher arbeiten beispielsweise im Rahmen ihres Praktikums im Kindergarten.

Duales Studium

Mit einem Dualen Studium kann der Auszubildende Praxiserfahrungen in einem Ausbildungsbetrieb und einen Hochschulabschluss verbinden. Allerdings benötigt er dafür das Abitur oder Fachabitur. Es gibt einen ausbildungsintegrierten und einen praxisintegrierten Dualen Studiengang. Beide Varianten vermitteln theoretische Grundlagen in der Universität und praktische Erfahrungen des Berufsalltags in einem Betrieb. Der Azubis studiert also parallel zu seiner Zeit im Unternehmen an einer Hochschule oder Akademie. Beide Varianten enden mit einem Studienabschluss als Bachelor. Der praxisintegrierte Duale Studiengang kombiniert den Hochschulabschluss nicht mit einem zusätzlichen Ausbildungsabschluss. Beispiele für Duale Studiengänge wären:

• Informatik
• BWL
• Mechatronik
• Digitale Medien
• Gesundheitsmanagement

Sonderausbildung

Hierbei handelt es sich um eine doppelt qualifizierende Erstausbildung, auch Abiturientenausbildung genannt. Sonderausbildungen sind nicht einheitlich geregelt, sie orientieren sich jedoch am dualen System. Während dieser Zeit wechseln sich, wie bei der dualen Ausbildung, die Praxisphasen im Betrieb und der theoretische Unterricht in der Berufsschule ab. Der Azubis schließt außerdem eine Zusatzausbildung oder Weiterbildung in einer bestimmten Fachrichtung ab. So kann er nach einer Ausbildung gleich zwei Zertifikate in der Tasche haben – den Ausbildungsabschluss und den Nachweis über die Zusatzqualifikation. Beispiele für Sonderausbildungen

• Handelsassistent/in
• Industrietechnologe/-technologin
• Wirtschaftsinformatiker/in
• Journalist/in
• Fluglotse/-lotsin

Einige Sonderausbildungen können schon nach eineinhalb Jahren beendet werden. In der Regel dauern sie aber zwischen zwei und vier Jahren. Mindestens ein Fachabitur ist Voraussetzung für eine Sonderausbildung. Außerdem sind ein guter Gesamtnotendurchschnitt sowie hohe Leistungen in grundlegenden Fächern wie Deutsch, Englisch und Mathematik wichtig. Am Ende deiner Ausbildung hat der Azubi gleich zwei Abschlüsse: im Ausbildungsberuf sowie in einer Zusatzqualifikation.

Nicht anerkannte Ausbildungsberufe

Es gibt in Deutschland etwa 350 staatlich anerkannte Ausbildungsberufe. Für diese Berufe gibt es Ausbildungsordnungen. Darin steht, welche Anforderungen Betriebe und Ausbilder erfüllen müssen und welche Rechte und Pflichten Auszubildende haben. Welche Berufe staatlich anerkannt sind, ändert sich häufig. Neben den anerkannten Ausbildungsberufen gibt es diverse Berufe, die nicht anerkannt sind. Der wichtigste Unterschied zu anerkannten Berufen: unter 18 Jahren dürfen Auszubildende in diesen Berufen nicht ausgebildet werden, darüber schon. Die Gründe dafür, dass Berufe nicht anerkannt sind, sind sehr unterschiedlich:

• Das Berufsfeld ist neu.
• Das Berufsfeld ist alt. Manche Berufe sind sehr selten oder kurz vor dem Aussterben, sodass es für sie keine anerkannte Ausbildungsordnung mehr gibt. Dennoch wollen einige Betriebe Nachwuchskräfte ausbilden.
• Das Berufsfeld ist sehr speziell: Manche Betriebe bilden gezielt junge Menschen aus, damit sie bei ihnen arbeiten können.

Was zeichnet das Ausbildungsdienstverhältnis steuerlich aus?

Eigentlich gibt es da keine Besonderheiten. In einem Ausbildungsdienstverhältnis bilden Sie als ausbildender Arbeitgeber Ihren Auszubildenden auf Grundlage eines Anstellungsvertrags aus. Der Auszubildende erzielt damit Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Die gewährte Ausbildungsvergütung unterliegt grundsätzlich dem Lohnsteuerabzug.

Die Ausbildungsvergütung ist wie bei anderen Arbeitnehmern steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie als Arbeitgeber Ihres Auszubildenden legen dessen individuelle Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Lohnsteuerabzug zugrunde. Entsprechend müssen Sie auch für Ihren Auszubildenden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abrufen. Er muss Ihnen zu diesem Zweck

• seine Steuer-Identifikationsnummer,
• seinen Geburtstag und
• die Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilen sowie
• schriftlich bestätigen, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt.

Als sein Arbeitgeber bewahren Sie dann seine Erklärung als Beleg zum Lohnkonto sorgfältig auf; dazu sind Sie verpflichtet.

Ist unser Auszubildender unbeschränkt steuerpflichtig?

Das hängt von seinem Wohnsitz ab. Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen unbeschränkt und nur beschränkt steuerpflichtigen Personen. Wenn Ihr Auszubildender in Deutschland seinen Wohnsitz hat oder sich länger als sechs Monate hier aufhält, ist er stets unbeschränkt steuerpflichtig. Gleiches gilt, wenn Ihr Auszubildender ein Ausländer ist, der für seine gesamte Berufsausbildung nach Deutschland kommt. Erfolgt der Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse I, bleibt 2018 eine monatliche Ausbildungsvergütung in Höhe von 1.029 Euro steuerfrei.

Und was, wenn wir als Arbeitgeber Studiengebühren übernehmen?

Das können Sie als Arbeitgeber selbstverständlich tun. In diesem Fall kommt es darauf an, ob dieser Vorteil für einen Arbeitnehmer steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellt. Der wäre lohnsteuerpflichtig. Grundsätzlich gehören alle Einnahmen in Geld oder Geldeswert, die durch ein individuelles Dienstverhältnis veranlasst sind, zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit.

Eine Ausnahme von dieser Regel kann für die Übernahme von Studiengebühren durch Sie als Arbeitgeber bei einem Ausbildungsverhältnisses gelten. Ein berufsbegleitendes Studium findet im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses statt, wenn die Ausbildungsmaßnahme Gegenstand des Dienstverhältnisses ist, also wenn die Teilnahme an dem berufsbegleitenden Studium zu den Pflichten des Arbeitnehmers aus dem Dienstverhältnis gehört (z. B. Ausbildungsdienstverhältnisse in Form von dualen Studiengängen). Die folgenden beiden Konstellationen sind möglich:

• Sie als Arbeitgeber sind Schuldner der Studiengebühren: In diesem Fall geht man davon aus, dass Sie ein ganz überwiegendes eigenbetriebliches Interesse daran haben, das nicht zum Zufluss von Arbeitslohn führt. Sie als Arbeitgeber schulden dann die Studiengebühren. Die durch Sie al Arbeitgeber übernommenen Studiengebühren stellen also keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.
• Arbeitnehmer ist Schuldner der Studiengebühren: Entsprechendes gilt, wenn der Arbeitnehmer Schuldner der Studiengebühren ist. Sie als Arbeitgeber verpflichten sich dabei arbeitsvertraglich zur Übernahme der Studiengebühren und können die übernommenen Studiengebühren zurückfordern, wenn der Arbeitnehmer das ausbildende Unternehmen auf eigenen Wunsch innerhalb von zwei Jahren nach dem Studienabschluss verlässt.

Sie als Arbeitgeber müssen auf der Ihnen von Ihrem Arbeitnehmer zur Kostenübernahme vorgelegten Originalrechnung die Kostenübernahme sowie deren Höhe angeben. Sie müssen eine Ablichtung der insoweit ergänzten Originalrechnung als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren. Sollte Ihr Auszubildender seine steuerliche Identifikationsnummer verlegt, verloren oder vergessen haben, kann er über den Onlineservice des Bundeszentralamts für Steuern eine erneute Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer beantragen.