Digitales Berichtsheft: Welche Tipps gibt es für Azubis und Ausbilder?
Berichtshefte werden als störend oft empfunden, weil sie mit Arbeit sind verbunden. Doch dürfte diese heute leichter fallen als zu Wilhelm Buschs Zeiten – jedenfalls, wenn sie mit digitaler Form verbunden. Wir zeigen Ihnen, dass und wie Ihre Azubis dass jetzt ganz praktisch können.
Führung des Berichtshefts von Auszubildenden – nur eine lästige Pflicht?
Ja, oft scheint es in der Tat so zu sein. Aber ohne geht es nun mal nicht. Ohne Berichtsheft keine Zulassung zur Abschlussprüfung. Sie als Arbeitgeber können jetzt aber Ihren Azubis vermelden: sie können ihr Berichtsheft statt in Papierform nun auch in digitaler Form führen. Berufsbildungsgesetz (BBiG) und Handwerksordnung hat man entsprechend angepasst. Immer mehr Betriebe steigen mittlerweile auf das digitale Berichtsheft um.
Was bedeutet dies für Ihre Praxis als Arbeitgeber?
Seit 01.10.2017 müssen Sie in allen Ausbildungsverträgen regeln, ob Ihre Azubis den Ausbildungsnachweis in Papierform oder elektronisch führen (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 BBiG). Früher mussten sie die Berichtshefte immer in Papierform abfassen und von Hand unterschreiben. Nun müssen Sie als Ausbilder und Ihr Azubi sich bei Abschluss des Ausbildungsvertrags einigen: Wollen Sie den Ausbildungsnachweis in Papierform oder elektronisch abfassen? Das gilt aber nicht für Azubis, die ihre Ausbildung bis zum 30.09.2017 begonnen haben. Sie müssen ihren Ausbildungsnachweis weiterhin in Papierform führen.
Musterformulierung für den Ausbildungsvertrag zur Führung des Berichtshefts:
„Der Ausbildungsnachweis im Sinne von § 13 Nr. 7 BBiG wird wie folgt geführt:
Ο elektronisch Ο schriftlich.“
Sie als Ausbildungsbetrieb haben keine Vereinbarung dazu, was nun?
Sollten Sie versäumt haben, eine Vereinbarung über die Art der Führung des Berichtshefts in den Ausbildungsvertrag aufzunehmen, so ist das kein Problem. Sie und Ihr Azubi unterschreiben ein Beiblatt zum Ausbildungsvertrag.
Musterformulierung für ein Beiblatt zum Ausbildungsvertrag zur Führung des Berichtshefts:
„Zwischen … (Ausbildungsbetrieb) und … (Auszubildende/- r) wurde mit Datum vom … ein Vertrag zur Ausbildung im Ausbildungsberuf des/der … geschlossen. Dieser Ausbildungsvertrag wird wie folgt ergänzt: Der Ausbildungsnachweis wird
Ο elektronisch Ο schriftlich
geführt.“
Wie führen Sie und Ihr Azubi den digitalen Ausbildungsnachweis?
Berichtsheft-App beim Friseurhandwerk
Eine bestimmte Form ist dafür nicht vorgeschrieben. Möglich wäre zum Beispiel eine beschreibbare PDF-Datei. Immer mehr Branchen bieten eigene Berichtsheft-Apps an. Mit dem Motto „Mit dem elektronischen Berichtsheft ins digitale Zeitalter“ beispielsweise bewirbt der Zentralverband des Deutschen Friseurhandwerks (ZV) seine „Friseur-Berichtsheft-App“. Azubis können den Angaben zufolge ihre Berichte überall am Smartphone schreiben, erhalten eine Übersicht über noch zu erledigende Berichte, können sich erinnern lassen und den fertigen Bericht dann ihrem Ausbilder schicken. Gemeinsam können sie Übungsthemen in der Friseur-Azubi-App mit der Kamera bearbeiten. Der Ausbilder zeichnet die Berichte digital ab und soll eine bessere Übersicht über den Stand der Berichte erhalten. Er muss dafür ein kostenpflichtiges App-Paket bestellen, für den Azubi ist die App-Nutzung kostenlos.
Eine Demo-Version finden Sie auf der Webseite des ZV. Dort können Sie sich alle Funktionen ansehen.
Digitale Führung eines Berichtshefts für landwirtschaftliche Azubis
Über die digitale Führung eines Berichtshefts für landwirtschaftliche Azubis berichtet „top agrar“ als eine „echte Erleichterung“: Diese könnten ihr Berichtsheft digital führen. Alles, was sie dafür benötigten, sei ein PC, Tablet oder Smartphone mit Einloggmöglichkeit auf das Portal „BerichtsheftOnline“. So könnten sich Azubis z. B. direkt im Stall per Smartphone bei der Arbeit wichtige Notizen für ihren Wochenbericht einfügen.
Das Programm erstelle regelmäßig Sicherungskopien auf einem externen Server. Die Azubis brauchten keine Angst mehr zu haben, Notizzettel zu verlieren oder digitale Dokumente aus Versehen zu löschen. Das Berichtsheft des Azubis sei damit immer an jedem Ort zugänglich. Außerdem ermögliche das Portal eine Übersicht über die bisherigen Wochenberichte. So könne der Azubi auf einen Blick erkennen, wo noch etwas fehlt. Auch für Sie als Ausbildungsbetrieb und Ihren Ausbilder sei das digitale Berichtsheft eine Arbeitserleichterung. Das Online-Portal ermögliche eine übersichtliche Kontrolle über die Berichtsheftführung, Sie als Ausbilder könnten gleich mehrere Azubis betreuen und deren Berichtshefte verwalten.
Zudem könnten Sie als Ausbilder über die Kommentarfunktion den Azubi auffordern, den Text nachzubessern. Hat Ihr Azubi seinen Wochenbericht fertig, leitet er diesen mit einem Klick an seinen Ausbilder weiter. Dieser kann den Bericht dann genehmigen, kommentieren oder ablehnen. Es ist auch jederzeit möglich, die Berichte als PDF-Dokument zu speichern oder auszudrucken. Die Onlineversion kostet 25 Euro, das Kombipaket (Print- und Onlineversion) 40 Euro.
Handwerkskammern bieten kostenloses Berichtsheft zum Download
Die Handwerkskammern bieten zudem ihren Betrieben überwiegend ein kostenloses Berichtsheft zum Download an. Daneben bieten verschiedene EDV-Anbieter Software zur Führung von Ausbildungsnachweisen mit verschiedenen Zusatzfunktionen an.
Tipp der Redaktion
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel aus dem „Meisterbrief AKTUELL“.
Unser monatlicher Beratungsbrief für das Handwerk befasst sich in kurz und verständlich dargestellter Form mit allen wichtigen Themen rund um Unternehmensführung, Finanzen, Steuersparmöglichkeiten, Personalfragen u.s.w. bis hin zu Tipps für Kundenmanagement und der Rechnungsstellung. Erfahrene Experten geben Ihnen konkrete Tipps und Arbeitshilfen an die Hand und stehen mit Antworten auf Ihre Fragen als Kunde zur Verfügung.
Welche Vorteile bietet das digitale Berichtsheft?
Es hilft so ziemlich allen Nachteilen ab, die Sie als Ausbildungsbetrieb so in der Vergangenheit an den papiernen Berichtsheften Ihrer Auszubildenden sicher beanstandet haben werden:
- Zerfledderte,
- mit Flecken und Eselsohren verzierte Hefte,
- Rechtschreibung zum Davonlaufen,
- Mehrmaliges Neuschreiben von Einträgen,
- Verbummelte Berichtshefte und, und, und …
Das alles ist mit der digitalen Berichtshefts-App Vergangenheit. Azubis werden durch entsprechende Funktionen unterstützt wie der automatischen Rechtschreibprüfung und der Möglichkeit, sich wiederholende Einträge einfach zu kopieren. Das Heft kann nicht verloren gehen, Korrekturen sind leicht möglich. Ihre Azubis senden Ihnen als ihrem Ausbilder die Wochenberichte in elektronischer Form, und Sie kontrollieren Sie dann ebenfalls online digital.
Was muss das digitale Berichtsheft enthalten?
Das Gleiche wie schriftliche Ausbildungsnachweise. Das digitale Berichtsheft muss wiedergeben:
- Den Inhalt der Ausbildung,
- Die wöchentlichen Nachweise,
- Tätigkeiten im Betrieb,
- Unterweisungen,
- Unterricht,
- Die Inhalte des Berufsschulunterrichts,
- Bestätigung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift von Ausbilder und Azubi.
Aber wie unterschreibt Ihr Azubi sein digitales Berichtsheft?
Keine ganz unberechtigte Frage. Es wäre ja blöd, wenn Ihr Azubi sein elektronisches Berichtsheft am Ende wieder ausdruckt und von Hand unterzeichnen muss. Aber auch dafür hält die Digitalisierung Möglichkeiten bereit, einen solchen Medienbruch zu vermeiden. Unproblematisch geht dies mittels digitaler Signatur. Jedoch zugegeben: das könnte manche kleinere Handwerksbetriebe vor technische Probleme stellen. Deswegen planen die Handwerkskammern, auch andere Lösungen zu akzeptieren, wie zum Beispiel eine von Ausbildungsbetrieb und Auszubildenden unterschriebene Mitteilung, dass das Berichtsheft ordnungsgemäß geführt wurde.
Infrage käme auch eine wöchentliche E-Mail des Ausbilders, in der dieser bestätigt, dass der Wochenbericht zugegangen, kontrolliert und abgesegnet wurde, und zwar anstelle der zwingenden wöchentlichen Abzeichnung des Berichtshefts. Im Zweifel empfiehlt es sich hier, eine Auskunft bei der jeweils zuständigen Handwerkskammer über die dort aktuell ausgeübte Verwaltungspraxis des Prüfungsausschusses einzuholen.
