Diese Regeln sollten Sie als Arbeitgeber zum Thema Urlaub kennen
Plötzlich ist er da, der Urlaub. Unvorhersehbar? Nicht, wenn es eine Urlaubsliste gibt. Da tragen die Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche ein. Doch Vorsicht! Als Arbeitgeber sollten Sie dabei auch einige Regeln beachten.
Ist die Urlaubsliste für Sie als Personalverantwortlicher maßgebend?
Ja, das ist sie. Übrigens für beide Seiten. Ihre Mitarbeiter dürfen erwarten, dass Sie als Arbeitgeber zeitnah über ihre in der Liste eingetragenen Urlaubswünsche entscheiden – und sie sich dann auch darauf verlassen können, ihren Urlaub wie entschieden antreten dürfen.
Sie als Arbeitgeber bekommen damit ein wichtiges Mittel für die Planung Ihrer Betriebsabläufe und Ihren Personaleinsatz an die Hand. Ohne eine rechtzeitige Urlaubsplanung ist insbesondere in Ferienzeiten ein ordnungsgemäßer Betriebsablauf nicht möglich.
Müssen Sie als Arbeitgeber jeden Urlaubswunsch genehmigen?
Nein, sonst bräuchten Ihre Mitarbeiter Ihnen ja keine Urlaubsliste zur Entscheidung vorzulegen und könnten sich ihren Urlaub selbst genehmigen. Hört sich lapidar an, ist es aber nicht, jedenfalls nicht immer. Das zeigt auch der folgenden Fall.
Achtung – Einträgen in Urlaubslisten müssen Sie zeitnah widersprechen, damit der Urlaub als „nicht genehmigt“ gilt!
Der Fall: Das Arbeitsgericht Chemnitz hatte einen einschlägigen Fall zu entscheiden. Dabei hatte eine Mitarbeiterin ihren Arbeitgeber verklagt. In dessen Betrieb mussten die Mitarbeiter Urlaubswünsche bis spätestens zum 31.01. eines Jahres in einen Urlaubsplan eintragen. Außerdem sollten sie bei einem Urlaub ab einer Dauer von fünf Tagen eine Woche vor Urlaubsantritt eine Genehmigung vom zuständigen Leiter einholen.
Die Mitarbeiterin wollte im August heiraten. Dafür hatte sie einen mehrwöchigen Urlaub im Urlaubsplan eingetragen. Einige Zeit vor dem Urlaub erkrankte sie nun und wurde erst während dessen wieder gesund. Den Arbeitgeber informierte sie darüber aber nicht. Sie blieb einfach daheim und holte auch keine Genehmigung für den Urlaub ein. Der Arbeitgeber kündigte daraufhin das Arbeitsverhältnis fristlos wegen unentschuldigten Fernbleibens von der Arbeit.
Das Urteil: Die Klage der Mitarbeiterin hatte Erfolg. Nach Ansicht des Gerichts könne eine Selbstbeurlaubung zwar ein Grund für eine fristlose Kündigung sein. Das Gericht ging hier aber trotz fehlender Urlaubsgenehmigung nicht von einer Selbstbeurlaubung aus.
Die Begründung: Wenn der Arbeitgeber von seinen Mitarbeitern zu Beginn eines Kalenderjahres die Angabe ihrer Urlaubswünsche verlange und diese in einen Urlaubsplan eintrage, könnten diese von ihm verlangen, dass er ihren Urlaubswünschen in angemessener Zeit widerspreche. Als angemessen sieht das Gericht dabei einen Monat an. Widerspreche der Arbeitgeber innerhalb dieses einen Monats nicht, könne der Arbeitnehmer davon ausgehen, dass sein Urlaub als gewährt gilt.
Eine Regelung, nach der ein im Urlaubsplan eingetragener Urlaub eine Woche vor Urlaubsantritt noch zusätzlich genehmigt werden muss, benachteilige Arbeitnehmer unangemessen und sei daher unwirksam.
(ArbG Chemnitz, Urteil vom 29.01.2018, Az. 11 Ca 1751/17)
Sind vertraglich vereinbarte Urlaubsregeln unbeschränkt gültig?
Nein. Als Arbeitgeber können Sie nicht einseitig grenzenlos Urlaubsregelungen aufstellen. Sie müssen klar und bestimmt sein und dürfen Ihre Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen. Die Gerichte überprüfen das am Maßstab der Vorschriften über Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Sie dürfen als Arbeitgeber das Recht Ihrer Mitarbeiter, den Urlaub grundsätzlich zum gewünschten Zeitraum zu nehmen, nicht in unzulässiger Weise aus betrieblichen Gründen beeinträchtigen.
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Müssen Mitarbeiter ihren Urlaub am Jahresanfang voll durchplanen?
Nein, das können Sie als Arbeitgeber von ihnen nicht verlangen. Gegen Urlaubslisten haben die Gerichte dabei grundsätzlich nichts einzuwenden. Es kann nach der Rechtsprechung aber nicht verlangt werden, dass der gesamte Jahresurlaub frühzeitig verplant wird. Den Mitarbeitern muss ein Teil ihres Jahresurlaubs weiterhin zur freien Verfügung bleiben.
Außerdem verlangen die Gerichte, dass Mitarbeiter quasi als Gegenleistung für ihre frühzeitige Festlegung hinsichtlich ihrer Urlaubswünsche zeitnah, also mit einer Frist von einem Monat, erfahren, ob der Arbeitgeber dem Urlaubswunsch entspricht oder nicht.
Übrigens: Betriebsvereinbarungen unterliegen nicht der AGB-Kontrolle. Hier haben Sie als Arbeitgeber eine Handhabe, günstigere Regelungen aufzustellen – vorausgesetzt, der Betriebsrat stimmt zu.
