Diese Formalitäten müssen Arbeitgeber bei der Kündigung beachten!

Ohne Form kein Inhalt. Der beste Kündigungsgrund nützt nichts, wenn Sie als Arbeitgeber ihn formal nicht korrekt bei Gericht vortragen. Deswegen: Kündigung immer schriftlich! Mündlich gekündigt ist nicht gekündigt! Im Kündigungsschreiben keine Gründe! Achten Sie also auf Form und Inhalt!

Was bedeutet: Ihre Kündigung müsse schriftlich erfolgen?

… dass unwirksam wäre:

• eine mündliche Kündigung,
• eine Kündigung per E-Mail oder
• Telefax etc.
• 623 BGB schreibt für eine Kündigung die Schriftform vor.

Was gehört zu einem Kündigungsschreiben?

Erforderlich sind:

• Übergabe/Zustellung
• Unterschrift von Ihnen als Arbeitgeber
• Vorlage im Original, eine Kopie erfüllt das Schriftformerfordernis nicht
• grundsätzlich nicht die Kündigungsgründe – weder bei der ordentlichen noch bei der außerordentlichen Kündigung außer bei:
  • außerordentlicher Kündigung eines Ausbildungsverhältnisses
  • Kündigung einer Schwangeren mit Zustimmung der zuständigen Behörde.

In diesen Fällen reicht es überdies nicht, wenn Sie die Kündigungsgründe nur schlagwortartig benennen oder auf mündlich erörterte Kündigungsgründe verweisen. Die Kündigungsgründe müssen Sie als Arbeitgeber vielmehr – unter Angabe von Tatsachen – so darlegen, dass Ihr zu kündigender Arbeitnehmer sie nachvollziehen kann. Fehlen die Gründe oder sind sie nicht ausreichend, ist Ihre Kündigung unheilbar unwirksam; sie kann dann auch nicht dadurch geheilt werden, dass Sie die Gründe in einem separaten Schreiben nachreichen.

Können Sie die Kündigung durch einen Vertreter überbringen lassen?

Nur wenn dieser ein Vollmacht vorweist. Zur Kündigung berechtigt sind grundsätzlich nur Sie als Arbeitgeber. Sind Sie als Arbeitgeber eine natürliche Person, so sprechen Sie die Kündigungen selbst aus. Ist bei Ihnen der Arbeitgeber eine juristische Person wie z. B. eine GmbH, so sprechen Sie als deren vertretungsberechtigtes Organ die Kündigung aus, bei der GmbH also Sie als Geschäftsführer.

Statten Sie als Arbeitgeber eine andere Person im Zuge einer Bevollmächtigung mit der Kündigungsbefugnis aus, so ist § 174 BGB zu beachten. Danach räumen Sie als dadurch Bevollmächtigter dem Kündigungsempfänger das Recht ein, die Kündigung zurückzuweisen. Dieses Recht greift, wenn ein von Ihnen als Arbeitgeber Bevollmächtigter eine Kündigung ausspricht, ohne dem Kündigungsschreiben ein Original der Vollmachtsurkunde beigefügt zu haben. Ohne Vorlage der Originalvollmacht kann Ihr Arbeitnehmer die Kündigung zurückweisen, auch wenn die Vollmacht tatsächlich wirksam erteilt wurde.

Übrigens: Das Zurückweisungsrecht besteht nicht, wenn der Arbeitnehmer von der Bevollmächtigung der die Kündigung aussprechenden Person Kenntnis hatte. Hiervon ist auszugehen, wenn der Arbeitgeber die Belegschaft, z. B. durch ein Rundschreiben oder eine Rundmail, über die Kündigungsvollmacht informiert hat. Bei Personalleitern oder Prokuristen ist im Normalfall von einer Kündigungsvollmacht auszugehen. In Zweifelsfällen sollte sicherheitshalber eine Vollmacht beigefügt werden.

Wer hat die Beweislast, dass eine Kündigung zugegangen ist?

Sie als kündigender Arbeitgeber. Sie müssen im Streitfall beweisen können, dass die Kündigung dem Kündigungsempfänger zugegangen ist. Das ist nicht schwer, wenn Sie die Kündigung Ihrem Arbeitnehmer unter Zeugen unmittelbar ausgehändigt haben oder Ihr Arbeitnehmer Ihnen eine Empfangsbestätigung unterzeichnet. Geht das jedoch persönlich nicht, gestaltet sich der Zugangsnachweis schwieriger. Dann gilt die Kündigung dem Arbeitnehmer erst als zugegangen, wenn sie in seine tatsächliche Verfügungsgewalt, z. B. das Schreiben in den Briefkasten, gelangt ist.

Können Sie die Kündigung von der Post zustellen lassen?

Eher keine so gute Idee. Der Postweg ist für Kündigungen weniger zu empfehlen, insbesondere wenn Sie bei der Kündigung Fristen einhalten müssen. Bei Versand mit einfacher Post können Sie den Zugangsnachweis nicht erbringen, bei einer Kündigung per Einschreiben-Rückschein, besteht die Gefahr, dass das Schreiben vom Postzusteller nicht persönlich übergeben werden kann, sondern lediglich die Benachrichtigung über die Niederlegung in den Briefkasten gelangt.

Das Kündigungsschreiben geht dann dem Kündigungsempfänger – anders als bei gerichtlichen Zustellungen – erst in dem Zeitpunkt zu, wenn er es bei der Post abholt. Holt er es nicht ab, geht es ihm gar nicht zu. Und vergessen Sie nicht: die Post stellt ja nur die Zustellung eines Umschlags sicher; was in dem Umschlag sich befindet, weiß sie nicht und darf sie aufgrund des Briefgeheimnisses auch gar nicht wissen. Der sicherste Weg der Zustellung ist daher

• ein Bote,
• der das Kündigungsschreiben gelesen,
• es kuvertiert hat,
• in den Briefkasten eingeworfen oder
• persönlich gegen Unterschrift übergeben und
• sich hierüber zur Gedächtnisstütze einen Vermerk mit Datum und Uhrzeit der Zustellung gefertigt hat.