Dienstreise: So versteuern Sie Geschäftsreisen richtig

Immer wieder kommt es zu Problemen bei der Dienstreise von Mitarbeitern. Wer muss für was zahlen, Sie als Arbeitgeber oder Ihr Arbeitnehmer? Sind Reiserabatte Arbeitslohn? Wie versteuern Sie Mehraufwendung für Verpflegung? Steuerliche Schlaglöcher zuhauf.

Dienstreise mit Arbeitsleistung

Dienstreisen müssen sein. Darüber besteht weitgehend Einigkeit. Doch über die Frage, wer für was zahlen muss, gehen die Meinungen auseinander. Viele meinen, das Unternehmen müsse wenigstens Hin- und Rückreise sowie Unterkunft übernehmen. Dem ist aber nicht so. Hin- und Rückreise wird genauso behandelt wie die Wegezeit des Arbeitsnehmers zur normalen Betriebsstätte. Sie als Arbeitgeber brauchen sie grundsätzlich nicht vergüten. Die Dienstreise zahlen Sie als Arbeitgeber nur dann, wenn

• Ihr Arbeitnehmer verpflichtet ist, während der Reisezeit zu arbeiten, z. B. Unterlagen lesen, Vorträge vorbereiten etc.,
• das Reisen zu seiner Hauptleistungspflicht zählt, wie z. B. bei:
  • Lkw- und Taxifahrern
  • Handelsvertretern
  • Außendienstlern oder
• die Dienstreise innerhalb der normalen Dienstzeit stattfindet.

Dienstreise ohne Arbeitsleistung

Sie als Arbeitgeber brauchen Kosten einer Dienstreise Ihres Mitarbeiters auch ohne Arbeitsleistung mit persönlichen Verrichtungen wie Essen, Übernachtungen, etc. auf Dienstreisen mit Übernachtungen nicht zu übernehmen, egal ob Ihr Mitarbeiter seine Freizeit ohne die Dienstreise mit anderen Dingen oder an einem anderen Ort verbracht hätte. Allerdings hat der Arbeitnehmer in solchen Fällen zumindest Anspruch auf Vergütung seiner normalen Arbeitszeit.

Dabei muss Ihr Arbeitnehmer die Dienstreise trotzdem antreten, selbst wenn dies nicht im Arbeitsvertrag festgelegt ist. Dies gilt insbesondere, wenn sich die Notwendigkeit von Dienstreisen aus dem Berufsbild oder Tätigkeitsfeld ergibt wie beispielsweise bei Vertriebs- oder Kundendienstmitarbeitern.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie als Arbeitgeber eine entsprechende Klausel mit einer ausdrücklichen Regelung und Verweis auf die im Betrieb jeweils gültige Reisekostenordnung in den Arbeitsvertrag mit Ihrem Mitarbeiter aufnehmen. Wie so eine Klausel aussehen könnte, zeigt eine Musterklausel „Dienstreise“.

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Download: Download: Mustervereinbarung Dienstreise

Die Globalisierung hat in der Arbeitswelt zu einer deutlichen Zunahme von Dienstreisen geführt. Um zu verhindern, dass die Reisekosten für den Arbeitgeber aus dem Ruder laufen, bedarf es klarer vertraglicher Regelungen. Neues BAG-Urteil sorgt für Klarheit in Sachen Dienstreisen Im Oktober 2018 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einer Pressemitteilung neue Grundsätze zur Vergütung von Auslandsdienstreisen […]

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Damit können Sie erfahrungsgemäß häufig auftretenden Unklarheiten über die Grundsätze der Vergütung bei Dienstreisen vorbeugen und womöglich Streitigkeiten von vornherein ausschließen.

Mehraufwand für Verpflegung auf Dienstreisen

Mehrkosten für Verpflegung entstehen bei Dienstreisen, wenn sich Ihr Mitarbeiter aus beruflichen Gründen nicht an seinem Wohnort oder an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhalten kann. Diese Mehrkosten nennt man auch:

• Verpflegungsmehraufwand
• Auslöse
• Tagegeld
• Spesen
• Tagesspesen

Seit 2014 überprüft die europäische Statistikbehörde „Eurostat“ regelmäßig die Obergrenzen für Übernachtungskosten oder Tagegelder der EU-Beamten. Es definiert Dienstreisekosten als „eine operative Haushaltslinie für Kosten, die bei Dienstreisen der Mitarbeiter außerhalb ihres Arbeitsortes anfallen“. Normalerweise fallen laut Eurostat drei Kostenarten an:

• Hotelübernachtung: wie Transport unterhalb der im Leitfaden von Eurostat festgelegten Obergrenze, Ausnahmen sind möglich;
• Tagegelder: je nach Vereinbarung nachträgliche Erstattung oder Pauschalbetrag für:
• Mahlzeiten,
• Nahverkehr vom Abreisepunkt zum Ankunftspunkt,
• andere notwendige Kosten wie z. B. Fotokopien, Telefonkosten, höhere Gewalt.
• Transport: regeln je nach vorheriger Vereinbarung Sie als Arbeitgeber direkt oder erstatten Sie nachträglich zu 100 Prozent

Zusätzliche Essen auf Dienstreise

Sie als Arbeitgeber brauchen Mitarbeitern auf Dienstreise keine zusätzlichen Essen zu spendieren. Eine generelle Verpflichtung zur Zahlung des Mehraufwands für Verpflegung besteht nicht. Dies liegt allein in Ihrem Ermessen als Arbeitgeber.

Mit dem Verpflegungsmehraufwand will der Gesetzgeber nicht die reine Verpflegung subventioniert wissen, sondern die anfallenden Mehrkosten – etwa, weil der Geschäftsführer eines Unternehmens unterwegs in einer Gaststätte speist anstatt daheim in der günstigen Werkskantine.

Als Arbeitgeber können Sie gleichwohl den Mehraufwand für Verpflegung auf Dienstreisen absetzen, wenn auch nur in Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschbeträge. Bis zu dieser Höchstgrenze dürfen Sie als Arbeitgeber abgabenfreie Erstattungen vornehmen. Jeder niedrigere Betrag bis zum festgelegten Pauschbetrag bleibt steuerfrei.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand

Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit im Inland, bei welcher Ihr Mitarbeiter von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte länger als acht Stunden auswärts tätig ist und für An- und Abreisetag auch darüber hinaus, beträgt die Verpflegungsmehrpauschale zwölf Euro, ansonsten 24 Euro.

Bei Auslandsreisen gelten die gleichen zeitlichen Abstufungen einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden und solchen über 24 Stunden, jedoch bei zumeist höheren Pauschsätze. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sie für rund 180 Länder aufgelistet, für geschäftlich veranlasste Reisen jeweils für Verpflegungsmehraufwand und für Übernachtungen. Bis zu dieser Höhe bleiben Arbeitgebererstattungen gänzlich abgabenfrei.

Bei Auslandsreisen sind auch für Übernachtungen pauschale Erstattungen möglich, im Inland nur gegen Belegvorlage. Bei Reisen in die skandinavischen Länder sind die möglichen Erstattungen besonders hoch – Norwegen ist Spitzenreiter mit einer Verpflegungspauschale von rund 80 Euro pro Tag. Bei geschäftlichen Reisen nach Bosnien oder Serbien liegt der Satz bei rund 20 Euro. Für Länder, die nicht in der amtlichen Reisekostentabelle aufgelistet sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg. Für Überseegebiete und Kolonien wird die Summe des Mutterlandes angesetzt.

Beispiel Dienstreise ins Ausland für drei Kalendertage: Sie als Arbeitgeber zahlen keine zusätzliche Verpflegung. Sie haben für Ihren Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Sie haben als Arbeitgeber keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Ihr Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit nach der Tabelle des Bundesfinanzministeriums folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung

Sofern Sie als Arbeitgeber die Höchstbeträge voll erstatten, dürfen Sie dies in der persönlichen Steuererklärung Ihres Arbeitnehmers nicht mehr ansetzen.  Erstatten Sie nur einen Teil, ist die Differenz bis zum Pauschbetrag noch in der Einkommensteuererklärung steuermindernd ansetzbar. Zahlen Sie als Firma keine Spesen, können Ihre Mitarbeiter die kompletten Verpflegungspauschalen in der Steuererklärung ansetzen, nicht so aber Übernachtungskosten; hier erkennt das Finanzamt nur Einzelnachweise an.

Sofern Sie als Arbeitgeber die Verpflegung zur Verfügung stellen, kürzen Sie die steuerfrei erstattungsfähigen Pauschbeträge. Typischer Fall: Übernachtung mit Frühstück. Zur Vereinfachung können Sie folgendermaßen kürzen:

• 20 Prozent des Pauschbetrags für ein Frühstück,
• jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen.

Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihren Arbeitnehmern neben den Verpflegungspauschalen, die Sie steuer- und versicherungsfrei erstatten, noch einmal denselben Betrag zahlen, vorausgesetzt, Sie als Arbeitgeber versteuern die Doppelzahlung pauschal mit 25 Prozent (§ 40 EStG). In diesem Fall bleibt sogar die zweite Erstattung der Pauschalen sozialversicherungsfrei.

Anders als bei Ihren Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten bei längerfristigen Dienstreisen kann Ihr Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate geltend machen. Unterbricht Ihr Mitarbeiter seine Auswärtstätigkeit für vier Wochen, kann er erneut drei Monate lang Verpflegungspauschalen absetzen. Auch eine Krankheit oder einen langen Urlaub kann das Finanzamt als vierwöchige Unterbrechung gelten lassen.

Privater PKW als Verkehrsmittel

Häufig genutzte Verkehrsmittel bei den Geschäftsreisenden sind laut Umfrage des Deutschen ReiseVerband e. V. (DRV)

• privater PKW (77 Prozent),
• Dienstwagen (25)
• Bahn (24)
• Flugzeug (6).

Private Vermietungsangebote für die Übernachtung (z.B. airbnb) nehmen der Studie zufolge nur 1,3 Prozent der Geschäftsreisenden aus Unternehmen ohne Reiserichtlinie in Anspruch:

• eher in größeren Städten (100.000 bis 500.000 Einwohner),
• leben in einem Ein-Personen-Haushalt,
• arbeiten in Kleinunternehmen,
• haben ein niedriges bis mittleres Einkommen (weniger als 1.000 Euro Haushalts-Nettoeinkommen)
• reisen geschäftlich meist mit dem Flugzeug.

Versteuerung eines Reiserabatts

Problematisch kann sich die steuerliche Behandlung einer privaten Reise gestalten, wenn es sich dabei um eine Vergünstigung von Kundenseite handelt. Besteht ein solcher Rabatt in Ihrem Interesse als Arbeitgeber, fällt für Ihren damit begünstigten Mitarbeiter keine Lohnsteuer an, wie ein Finanzgericht in einem Fall entscheiden hat, bei dem dies aber gerade nicht gegeben war.

Normalerweise gilt es als eine Art Arbeitslohn, wenn Sie als Arbeitgeber einem Mitarbeiter eine Vergünstigung gewähren, nicht aber wenn jemand anderes Ihrem Mitarbeiter eine Vergünstigung gewährt. Das war bei einer Angestellten eines Reisebüros der Fall. Sie buchte eine Kreuzfahrt für sich und ihren Ehemann. Der Veranstalter der Hochseekreuzfahrt bot Reisebüroinhabern und dessen Angestellten Rabatte von über 80 Prozent an. Er wollte damit die Geschäftsbeziehungen sichern. Die Angestellte bezahlte für ihre Reise statt 6330 Euro lediglich 1540 Euro.

Das Finanzamt behandelte den Rabatt als geldwerten Vorteil und rechnete ihn dem Arbeitslohn der Angestellten zu. Zu Unrecht, wie das Finanzgericht Düsseldorf (Az.: 5 K 2504/14 E) entschied. Der Rabatt des Reiseveranstalters für die Angestellte des Reisebüros stelle keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Ein geldwerter Vorteil läge nur dann vor, wenn der Reiseveranstalter die Vergünstigung im Interesse des Arbeitgebers gewährt hätte. Hier habe der Veranstalter den Rabatt jedoch aus eigenwirtschaftlichem Interesse eingeräumt, also nicht des Reisebüros als Arbeitgeber seiner Mitarbeiterin und damit Zahlers ihres Arbeitslohnes.

Wirtschaftliche Gründe des Reiseveranstalters

Eigenwirtschaftliche Gründe des Reiseveranstalters lägen:

• in der Sicherung eines zusätzlichen attraktiven Kundenkreises,
• der Erwirtschaftung eines zusätzlichen Gewinns durch Synergieeffekte und zusätzliche Umsätze an Bord,
• der Auslastungsoptimierung sowie
• der Reduzierung der Kostenbelastung.

Umgekehrt habe der Reiseveranstalter die individuelle Arbeitsleistung der Mitarbeiterin des Reisebüros nicht entlohnen wollen. Diese konnte die Vergünstigung zwar nur aufgrund ihrer Tätigkeit als Reisebüroangestellte in Anspruch nehmen. Den erforderlichen Veranlassungszusammenhang zwischen Vorteil und Arbeitsleistung begründe das aber nicht. Gegebenenfalls sollten Sie als Arbeitgeber gegen den Einkommensteuerbescheid Einspruch einlegen und auf dieses Urteil Bezug nehmen.

Was für das BAG vergütungspflichtige Reisezeit ist, haben wir für Sie in dem Beitrag „Vergütung von Umkleide- und Reisezeiten“ aufgelistet.