Die Verfahrensdokumentation – lästig, aber Pflicht

Ihr Kassensystem: System, Typ, Hersteller? Hätten Sie’s gewusst? Nein? Das sollten Sie aber. Genauso wie welche anderen Geräte mit ihm zusammenarbeiten und welche Personen sie bedienen. So etwas möchte das Finanzamt wissen. Ihre Verfahrensdoku sollten Sie also topfit halten.

Verfahrensdokumentation – muss das sein?

Ja, es muss. Das Bundesfinanzministerium will es so. Es hat in mehreren Schreiben Vorgaben zur ordnungsmäßigen Buchführung gemacht, zuletzt in seinem Erlass vom 28.11.2019 (Az.: IV A 4 – S 0316/ 19/10003:001). Dort fordert es die Vorlage einer Verfahrensdokumentation.

Wie wichtig eine vorhandene Dokumentation ist, verdeutlicht ein Urteil des Bundesfinanzhofs. Darin heißt es:

„Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel dar, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummen-Bons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleichsteht und der daher grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt“ (BFH-Urteil vom 25.03.2015, Az.: X R 20/13).

Müssen Sie als Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zu einer Registrierkasse vorlegen?

Auch ja, vor allem Sie als bargeldintensiver Betrieb gehen in dem BMF-Schreiben die Beschreibungen zur Kasse etwas an.

Was soll in der geforderten Dokumentation stehen?

In der Regel besteht sie aus:

• einer allgemeinen Beschreibung
• einer technischen Systemdokumentation
• einer Anwendungs- und Betriebsdokumentation

Wie sollte die Dokumentation abgefasst sein?

Ihre Ausführungen müssen verständlich sein. Der Prüfer muss aus ihnen einen Überblick über den Handlungsablauf in Ihrem Unternehmen bekommen.  Beschreiben Sie dafür den organisatorischen und technischen Prozess der Kassenführung praxisnah! Halten Sie in Papierform oder elektronisch technische Details vor wie z.B.:

• Kassenhersteller
• Seriennummer
• verwendete Hardware und
• Software
• Systembeschreibung
• sämtliche Bedienungsanleitungen
• Handbücher
• Programmierbeschreibungen

Ist für die Dokumentation eine bestimmte Form vorgeschrieben?

Nein. Sie können bereits vorhandene Arbeits- und Organisationsanweisungen oder Anwenderdokumentationen nutzen. Im Internet finden sich etliche Muster-Verfahrensdokumentationen. Die sind häufig umfangreich und gehen in Einzelheiten. Sie können Ihnen erste Hilfestellungen bei der Erstellung der Dokumentation für Ihre Firma geben. Sprechen Sie das Thema bei Ihrem Steuerberater an.

Gute Idee! Können Sie die Dokumentation ganz auf den Steuerberater abwälzen?

Da seien Sie vorsichtig! Sie können Teile Ihrer Buchführung an Ihren Steuerberater oder andere Dritte übertragen wie ein EDV-Zentrum. Das ändert für das Finanzamt aber nichts an Ihrer Zuständigkeit. Für das Amt bleiben Sie ihm gegenüber für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten verantwortlich. Aus der Haftungsverantwortung kommen Sie nicht heraus. Deshalb:

• Wählen Sie Ihre Dienstleister sorgfältig aus!
• Hinterfragen Sie sie von Zeit zu Zeit!
• Überprüfen Sie die Aktualität der Dokumentation regelmäßig!
• Nehmen Sie Ergänzungen bei Neuanschaffungen oder Änderungen am Kassensystem vor!
• Bedenken Sie immer: eine erstmals erstellte Verfahrensdokumentation ist das Grundgerüst Ihrer Firma. Sie gehört mit allen gültigen Versionen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Sie müssen sie zehn Jahre lang aufbewahren.

Ihre Verfahrensdokumentation scheint Ihnen nicht perfekt zu sein: ab in die große Ablage damit?

Nein, hier gilt: besser etwas als gar nichts! Jede vorhandene Verfahrensdokumentation ist besser, als wenn Sie gar keine vorweisen können. Füttern Sie den Prüfer mit reichlich Papier oder EDV-Dateien. Bedienungsanleitungen, Handbücher, Protokolle, Ausdrucke – er wird es Ihnen danken.