Das müssen Unternehmer bei der Inventur beachten!

Knapp, präzise und klar! So sollten Ihre Anweisungen als Unternehmer sein. Und das gilt auch für die Inventur. Hinzukommen noch einige Grundvoraussetzungen wie vollständig, richtig oder nachprüfbar. Wenn Sie dies beachten, kann mit Ihrer Inventur kaum noch etwas schiefgehen.

Wer hat die Grundsätze für Inventur festgelegt?

So direkt eigentlich niemand. Sie ergeben sich aber aus Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB). Nach dessen §§ 238 und 243 müssen Bücher des Kaufmanns und der Jahresabschluss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Je nach Anwendung gibt es drei Arten von Grundsätzen für ordnungsgemäße:

• Buchführung
• Bilanzierung
• Inventur

Was ist eine Inventur?

Sie stellt den Bestand des Vermögens und der Schulden fest durch

• körperliche Bestandsaufnahme
• zu einem bestimmten Zeitpunkt
• wertmäßig.

Sie muss:

• vollständig,
• richtig und
• nachprüfbar sein sowie
• alle Bestandteile des Inventars, also des Bestands, einzeln erfassen.

Wozu dienen Inventuranweisungen?

Sie sollen die Einhaltung dieser Grundsätze bei der Durchführung der Bestandsaufnahme sicherstellen. Damit sie dies können, sollen sie

• knapp,
• präzise und
• klar formuliert sein.

Wie gehen Sie als Unternehmen am besten bei der Inventur vor?

Sie planen für sie genau:

• die Termine und Uhrzeiten
• das Personal
• die erforderlichen Räumlichkeiten

Bei der terminlichen Planung berücksichtigen Sie, wenn möglich, Ihre Erfahrungen. Sorgen Sie dafür, dass am Inventurstichtag keine Lagerbewegungen mehr stattfinden. Sollten sich solche aus zwingenden Gründen absolut nicht vermeiden lassen, lagern Sie die betroffenen Vorräte gesondert und kennzeichnen Sie sie. Fügen Sie die Lieferscheine für diese Bestände als Kopie den Inventurunterlagen bei.

Was ist bei der Personalplanung für die Inventur zu beachten?

Zunächst bestimmen Sie einen Inventurleiter für Durchführung und Koordination der Inventur sowie ein Zählteam. Der Inventurleiter legt das tatsächliche Inventurende fest. Er stellt sicher, dass die Inventur ordnungsgemäß und zweckgerichtet abläuft. Er ist insbesondere verantwortlich für

• Einweisung der Zählteams, tunlich bestehend aus einem Ansager und einem Aufschreiber
• Bestandszählungen,
• Eingang der erfassten Daten,
• Kontrollzählungen bei wesentlichen Abweichungen zwischen den Beständen laut Zählung sowie Vorratsbuchhaltung.

Während der Inventur ist der Inventurleiter Ansprechpartner für Problemfälle und Zweifelsfragen. Er stellt sicher, dass bei Inventurbeginn die Materialien zur Verfügung stehen. Während der gesamten Inventur überwacht er die Bestandsaufnahme entsprechend der Inventuranweisung.

Der Inventurleiter unterrichtet die Mitarbeiter im Einzelnen über die Durchführung der Inventur. Dabei geht er auch ein auf:

• räumliche Gliederung,
• zeitlicher Ablauf der Bestandsaufnahme,
• Vorgehensweise bei der Zählung,
• Ausfüllen der Zählblätter.

Was sollte die räumliche Vorbereitung berücksichtigen?

Sie ist notwendig, um die Bestandsaufnahme so schnell und effektiv wie möglich durchführen zu können. Dafür lassen Sie als Unternehmer die Räume für die Inventur vorbereiten, aufräumen und säubern. Des Weiteren lassen Sie:

• Abfälle und Ausschuss vor der Inventur entsorgen,
• veraltete oder beschädigte Vorräte entsprechend kennzeichnen,
• Inventurgegenstände leicht zugänglich und übersichtlich lagern,
• Fremdbestände und Kommissionsware gesondert lagern und kennzeichnen.
• Warenein- und -ausgänge des Inventurstichtags ebenfalls getrennt lagern.

Fügen Sie Ihrer Anweisung für die Inventur einen Lageplan bei, in dem die aufzunehmenden Räume gekennzeichnet sind. Darin geben Sie auch an, welche Lagerorte welches Zählteams aufnimmt. Die Aufnahme auswärts lagernder Vorräte am Inventurstichtag lassen Sie grundsätzlich durch das Personal des Unternehmens vornehmen, bei dem Sie die Vorräte gelagert haben. Lassen Sie die Aufnahmebelege verbindlich unterschreiben und dem Unternehmen als Drittlagerbestätigung zukommen. Wenn Sie die Inventur außerhalb des Betriebs durchführen, lassen Sie sie von einem Mitarbeiter begleiten. So haben Sie eine Sicherheit, dass die Inventur ordnungsgemäß abläuft.

Wie läuft die Inventur konkret ab?

Zunächst weist der Inventurleiter vor Beginn der Bestandsaufnahme das Zählteam ein. Dann übergibt er diesem die Zählblätter. Diese haben Sie fortlaufend durchnummerieren lassen. So haben Sie jederzeit die Kontrolle über die Zählblätter. Ihr Inventurleiter hält anhand der Nummerierung jeweils den Nummernbereich fest, der an bestimmte Zählteams übergeben wurde. Die Zählteams quittieren den Empfang der Zählblätter. Weitere wichtige Hinweise für die Durchführung und die Inventuranweisung entnehmen Sie bitte unserem „Muster einer Inventuranweisung“, das wir für Sie online zum Abruf bereitgestellt haben.