Chancen durch vorbildliches Datenmanagement

Datenschutz/Daten-Management-Systeme – Das ist doch nur eine Belastung für das Unternehmen? Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen begegnet man entsprechenden Vorurteilen in Bezug auf die Umstellung auf die Datenschutz-Grundverordnung. Dabei liegen darin auch Chancen.

Chancen durch vorbildliches Datenmanagement

Unternehmer empfinden die mit der Umsetzung der neuen Datenschutz-Grundverordnung verbundenen Arbeiten zumal in kleinen und mittleren Unternehmen oft als Belastung. „Aber in einem vorbildlichen Datenmanagement liegen auch Chancen, etwa für die Reputation und die Wettbewerbsfähigkeit“, weiß Thomas Breit. Der Hamburger Steuerberater zählt sich zu den Wegbereitern digitaler Steuerberatung. Er begleitet Kunden bei Prozessen der Digitalisierung, auch über steuerliche Pflichten hinaus.

->  Betriebswirtschaftliche Aspekte

„Wer beim Pflichtthema EU-DSGVO auch betriebswirtschaftliche Aspekte ins Auge fasst, kann profitieren“, so Breit. Als Beispiel nennt er die Sichtung vorhandener Daten, wie sie die neue Verordnung vorschreibt. Der Prozess lasse sich zusätzlich nutzen, um die Datenmenge zu reduzieren und effizienter zu organisieren. Darüber hinaus empfiehlt Breit eine Analyse, welche Daten für neue Geschäftsmodelle brauchbar sein könnten.

-> Positive Außendarstellung verstärken

Unternehmen, die über regulatorische Standards hinausgehen, könnten ihren Datenschutz an Kunden kommunizieren. Das stärke ihren Ruf und ihre Marktposition, zumal 93 Prozent der Menschen in Deutschland den Schutz personenbezogener Daten für wichtig halten, 56 Prozent aber bezweifeln, dass ihre persönlichen Informationen innerhalb und außerhalb des Internets ausreichend geschützt sind.

->  Rechtssicher bei Steuern

Auch unternehmensintern bringen die durch die Datenschutz-Grundverordnung erforderlichen Umstellungen der IT-Strukturen Vorteile. Hierbei könnten Unternehmen zugleich

• die Installierung einer digitalen Buchhaltung
• und eines Tax Compliance Management Systems, kurz Tax CMS, prüfen.

Ein solches System spart Kosten und zahle sich durch hohe Haftungssicherheit aus, so Breit. Seine Kanzlei arbeitet selbst vollkommen papierlos. Er unterstützt Mandanten bei Planung und Implementierung von Digitalisierungsprojekten. Am Anfang stehe das ersetzende Scannen von Steuerunterlagen. Nach regelkonformer Durchführung könne man die Originale vernichten. Schon dadurch ergäben sich Einsparungen bei Handling und Lagerung.

• IT-gestützte Buchführung folgt den Grundsätzen ordnungsgemäßer digitaler Aufbewahrung (GoBD).

Bei auf Digitalisierung spezialisierten Steuerberatungsunternehmen wie Breit gehört die Dokumentation, so dass die Finanzverwaltung sie anerkennt, zum Standard.

->  Tax CMS: Steuerliche Anforderungen abbilden

Aus einem zusätzlich eingerichteten Tax CMS könnten Unternehmen gleich mehrfachen Nutzen für sich ziehen. Dabei handelt es sich um ein internes Kontrollsystem (iKS), mit dem sich steuerliche Anforderungen abbilden und regelkonform abwickeln lassen. Mit Schritt-für-Schritt-Abläufen schaffe das System Transparenz. Hinzu käme die rechtliche Absicherung; denn mithilfe von Tax CMS könnten Unternehmen alle steuerrelevanten Prozesse belegen und sich so vor dem Vorwurf einer versuchten Steuerhinterziehung schützen.

Einrichtung eines internen Kontrollsystems gemäß GoBD

Die Anforderungen der GoBD sollte man dabei nicht unterschätzen. Sie erfordern nicht nur einen

• neuen Umgang mit Papierbelegen, digitalisierten Papierbelegen und Daten, sondern auch
• die Einrichtung eines internen Kontrollsystems,

weiß „GmbH-Brief AKTUELL“ (03/2018). Doch was bedeutet das? Der Beratungsbrief für Haftungssicherheit und Finanzsicherheit gibt Antworten und erklärt, was ein IKS genau ist und worauf Unternehmen bei seiner Einrichtung achten sollten.