Aufwendungsersatz: So vermeiden Arbeitgeber Streit ums Geld

Wo gehobelt wird, da fallen Späne. Arbeit kostet nun mal – und was zu ihrer Vorbereitung notwendig ist, auch. Im übertragenen Sinn auf die Arbeit in Ihrem Unternehmen sind mit den Spänen hier finanzielle Aufwendungen gemeint. Doch nicht immer ist klar, wer solche Aufwendungen für die Aufnahme oder Ausübung einer beruflichen Tätigkeit tragen soll, Sie als Arbeitgeber oder Ihr künftiger Arbeitnehmer. Hier eine Ubersicht.

Nur ein Vorstellungsgespräch – ist das schon Arbeit?

Viele Arbeitgeber (und Arbeitnehmer) vergessen, sich auch bei einem Vorstellungsgespräch schon vorher auf die Eventualitäten vorzubereiten und entsprechende Absprachen zu treffen, was die damit zusammen hängenden Kosten angeht. Das sollten sie aber. Es könnte ihnen helfen, Unannehmlichkeiten später zu vermeiden.

Am besten, Sie als Arbeitgeber schreiben eine eindeutige Regelung über den Umfang der zu erstattenden Kosten bereits in Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Das gehört genauso zum guten Ton, wie Sie als Arbeitgeber ja auch Wert auf vollständige Bewerbungsunterlagen legen – mit Lebenslauf und Anschreiben.

Welche Kostenfragen sollten Sie typischerweise vorab regeln?

Bei Begründung eines Arbeitsverhältnisses sind dies z. B. Kosten für:

• Bewerbung,
• Vorstellung,
• Umzug.

Während des Arbeitsverhältnisses handelt es sich z. B. um Kosten für:

• Bewirtung,
• Reise- und Übernachtung,
• Arbeitskleidung.

Wer zahlt für das Vorstellungsgespräch?

Hier ist die Rechtslage klar, Prinzip Kneipe: Wer bestellt, zahlt. Laden Sie als Arbeitgeber einen Stellenbewerber zur Vorstellung ein, werden Sie nicht umhinkommen, ihm die Kosten für die Anreise zu erstatten. Und zwar egal, woraufhin Sie ihn zum Vorstellungsgespräch eingeladen haben, nach einer Stellenausschreibung von Ihnen oder nach einer Initiativbewerbung des Stellenbewerbers.

Wenn Sie das nicht wollen, zeigen Sie dies Ihrem Bewerber vorher ausdrücklich an, Prinzip hier Autoblinker: rechtzeitig die beabsichtigte Richtung anzeigen schützt vor Unfällen.

Umgekehrt ist die Sache bei Ausgaben für die Bewerbung um die Arbeitsstelle bei Ihnen oder einen für den Arbeitsplatz notwendigen Umzug. Die Kosten hierfür muss Ihr Arbeitnehmer selbst tragen, es sei denn, Sie als Arbeitgeber haben die Übernahme dieser Kosten zugesagt – freiwillig wohlgemerkt; denn zwingen kann Sie dazu niemand.

Wer zahlt für finanzielle Aufwendungen am Arbeitsplatz?

Wieder ganz klar: Wer bestellt, zahlt. Will heißen: Sie als Arbeitgeber wollen, dass Ihr Mitarbeiter Ihnen ein bestimmtes Arbeitsergebnis liefert. Also bezahlen Sie als Arbeitgeber auch die im laufenden Arbeitsverhältnis erforderlichen Aufwendungen, die zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Verpflichtungen nötig und die nicht durch die Vergütung des Mitarbeiters abgegolten sind. Durfte Ihr Mitarbeiter finanzielle Aufwendungen für erforderlich halten und hat sie vorgestreckt, erstatten Sie als Arbeitgeber sie ihm auch. Reise- und Übernachtungskosten erstatten Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter daher in üblicher Höhe, ebenso Bewirtungskosten, sofern die Bewirtung von Dritten zu seiner Tätigkeit gehört.

Der kluge Mann baut wie immer vor: Legen Sie vorher die Höhe der zu übernehmenden Kosten eindeutig fest. Dann gibt’s hinterher keinen Streit deswegen. Übrigens: die Gerichte sehen für Arbeitskleidung grundsätzlich zwar keinen Aufwendungsersatzanspruch des Mitarbeiters. Ist jedoch spezielle Schutzkleidung am Arbeitsplatz vorgeschrieben, überlassen Sie als Arbeitgeber diese Ihrem Arbeitnehmer tunlichst kostenfrei.

Ihr Unternehmen hat Betriebe im Ausland: Wie sieht es dort aus?

Wieder zu Beginn ein Prinzip: Andere Länder, andere Sitten. In Deutschland zahlen meistens Sie als Arbeitgeber die Kosten für ein Vorstellungsgespräch. In anderen Ländern Europas sieht das anders aus, wie ein Bericht in der „Süddeutschen“ 2016 erklärte.

In Belgien beispielsweise gibt es demzufolge keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, Reisekosten für Bewerbungsgespräche zu übernehmen. Der Bewerber kann im Voraus nach einer Reiskostenbeteiligung oder -übernahme fragen. Auch in Luxemburg zahlen Bewerber um eine Stelle Fahrtkosten normalerweise selbst. In Dänemark erhalten Bewerber üblicherweise die Kosten eines Vorstellungsgesprächs (Anreise mit Auto, Bahn oder Flugzeug, Hotelübernachtung) vom Arbeitgeber erstattet, wenn auch nicht immer in vollem Umfang. In Frankreich und den Niederlanden ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, Fahrtkosten eines Bewerbers zu übernehmen, wenn er diesen zu einem Vorstellungsgespräch einlädt.

In den Niederlanden gibt es degegen einen unverbindlichen Kodex der niederländischen Organisation für Personalmanagement und organisatorische Entwicklung. Er verpflichtet den Arbeitgeber, rechtzeitig mitzuteilen, ob er die Kosten übernimmt. In Österreich hat der Oberste Gerichtshof Arbeitgeber zum stillschweigenden Ersatz der mit der Vorstellung verbundenen Kosten verpflichtet, sofern der Ersatz der Vorstellungskosten nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurde. Ähnlich wie in Deutschland ist der Kostenersatz auf die notwendigen und nützlichen Kosten begrenzt.

In Polen zahlt der Bewerber Vorstellungskosten wie Anfahrt und Übernachtung. In der Schweiz trägt jede Seite die eigenen Kosten des Vorstellungsgesprächs. In Tschechien haben Arbeitgeber keine gesetzliche Pflicht, Kosten eines Vorstellungsgesprächs zu erstatten.