Dokumentierte Information nach ISO 14001
Durchblick statt Blätterchaos: Ein Umweltmanagement-Handbuch bündelt alle notwendigen Dokumente leicht zugänglich an einem festen Ort. Dieser Beitrag beschreibt den Nutzen sowie die möglichen Inhalte eines Umweltmanagement-Handbuchs.
Anforderungen an die Dokumentierte Information im Umweltmanagementsystem
Die DIN EN ISO 14001:2015 fordert, dass ein Unternehmen seine dokumentierte Information angemessen zu kennzeichnen und zu beschreiben hat, indem es diese z.B. mit Titel, Datum, Autor oder Referenznummer versieht, sie in einem angemessenen Format und Medium wiedergibt und die Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit sicherstellt.
Ebenso besteht die Norm auf einer geeigneten Lenkung der dokumentierten Information, um sicherzustellen, dass sie verfügbar und leicht auffindbar ist, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort benötigt wird, und dass sie angemessen geschützt wird.
Normen, Vorschriften und Rechtsprechung
- DIN EN ISO 14001 Umweltmanagementsysteme – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung
- DIN EN ISO 14031 Umweltmanagement – Umweltleistungsbewertung – Leitlinien
- Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 über die freiwillige Teilnahme von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung
- Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation
Was ist von Ihrer Organisation zu tun?
Umweltmanagementhandbuch sinnvoll
Die DIN EN ISO 14001:2015 weist in Anhang A zwar explizit darauf hin, dass die dokumentierten Informationen nicht zwingend in einem Handbuch niedergelegt werden müssen. Doch hat es sich in der bisherigen Praxis durchaus als sinnvoll erwiesen, wenn sich das Unternehmen für die Abfassung eines Umweltmanagementhandbuchs entschieden hat. Im Vergleich zu früheren Handbüchern kann es knapp gehalten werden, da es mit der revidierten Norm aus dem Jahr 2015 nur noch wenige formale Vorgaben gibt.
Aktualisierung und Überprüfung der Dokumentierten Informationen
Zu den Aufgaben derjenigen, die für das Umweltmanagement verantwortlich sind, gehört es, das Handbuch fortlaufend zu aktualisieren. Veränderungen in der Umweltgesetzgebung sowie Neuregelungen betrieblicher Prozesse, Verfahren und Gegebenheiten mit Umweltrelevanz sollten in der jeweils verabschiedeten Form in das Handbuch übernommen werden. Außerdem empfiehlt es sich, die jeweiligen Elemente des Handbuchs nach Bedarf, spätestens jedoch nach zwölf Monaten, zu überprüfen.
Überprüft werden müssen auch die umweltrelevanten Gesetze und Verordnungen auf ihre Aktualität hin, am besten vierteljährlich. Ungültige Gesetze, Verordnungen und Normen werden entsprechend gekennzeichnet.
Die Umweltverantwortlichen sind ferner zuständig für die Lenkung der dokumentierten Information aus dem Umweltmanagementsystem.
Mögliche Inhalte eines Umwelt-Managementhandbuchs
Die Dokumentationen müssen die Systemelemente der ISO 14001 und deren Wechselwirkungen untereinander beinhalten. Dies bedeutet, dass die Dokumentationen die einzelnen Systemelemente beschreiben und anschließend deren Ablauf und Ineinandergreifen erläutern müssen. Folgende Inhalte sollten die Verantwortlichen für das Umwelt-Managementhandbuch beachten:
- Übersicht über Aufbau und Struktur des Umweltmanagementsystems
- Umweltprüfung (bei Bedarf)
- Umweltpolitik
- Umweltaspekte
- Umweltrecht und andere Forderungen
- Umweltziele und Umweltmanagementprogramm
- Managementvertreter
- Verantwortlichkeiten
- Mitarbeiterbeteiligung (Schulung und interne Kommunikation)
- Dokumentenübersicht und -lenkung
- Umwelterklärung
- Ablaufverfahren und -lenkung
- Notfallmanagement
- Kontroll- und Korrekturmaßnahmen
- Umweltmanagementsystem-Audit
- Bewertung durch die oberste Leitung
- externe Kommunikation
