12.02.2015

Wissensmanagement im Fokus der ISO 9001:2015

Mit der ISO 9001:2015 wird das Wissen der Organisation zum neuen wichtigen Thema für Unternehmen. Wissenmanagement taucht in der ISO 9001:2015 im Abschnitt "7.1.6 Wissen der Organsiation" auf. Wissen Sie mit Sicherheit, welche Informationen in Ihren eigenen Prozessen relevant sind? Qualifikationen von Mitarbeitern sind dabei nur ein Aspekt. Aber worauf sollten Sie noch achten?

Mann neben einer Leiter auf einem Layrinth, über das er hinwegblickt
© BsWei /​ iStock /​ Thinkstock

Neue Anforderungen der ISO 9001

Ressourcen, die bisher von der ISO 9001 gefordert werden, sind

  • Infrastruktur,
  • Arbeitsumgebung und
  • Personal.

Bezüglich des Personals geht es im Wesentlichen um die notwendige Qualifikation, damit das QM-System aufrechterhalten und entsprechende Anforderungen erfüllt werden können. Dazu reichten bisher Schulungspläne, Nachweise zur Wirksamkeitskontrolle und Qualifikationsmatrizen. Der Bezugspunkt war die Einsatzfähigkeit des Personals.

Mit der Revision bleibt die Forderung nach angemessen qualifiziertem Personal bestehen. Der Aspekt der Schulung findet sich bei den Ressourcen im neuen Unterkapitel „Wissen der Organisation“ wieder. Hier geht es jedoch um mehr, als lediglich das Know-how zu erhalten.

Die ISO/DIS 9001:2014 definiert „Wissen“ folgendermaßen: „verfügbare Sammlung von Informationen, die eine berechtigte Überzeugung darstellen und mit großer Sicherheit wahr sind“.

Anforderungen an Ihr QM-System

Ausgangspunkt für das Thema „Wissen“ sind die Prozesse und ihre Fähigkeit, Anforderungen zu erfüllen. Dazu muss das entsprechend notwendige Wissen identifiziert, aufrechterhalten und in ausreichendem Umfang vermittelt werden.

Folgende Anforderungen lassen sich aus der Entwurfsfassung ableiten:

  • Wissen für Prozesse bestimmen, damit Konformität erreicht werden kann
  • Wissen aufrechterhalten und in ausreichendem Umfang vermitteln
  • Sich ändernde Erfordernisse und Trends berücksichtigen
  • Momentanes Wissen betrachten
  • Bestimmen, wie Zusatzwissen erlangt wird
  • Bestimmen, wie auf Zusatzwissen zugegriffen wird

Machen Sie eine Bestandsaufnahme!

Eine Bestandsaufnahme hilft Ihnen dabei, das relevante Wissen zu erkennen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

  1.  Legen Sie zunächst den Prozess fest, den Sie genau betrachten möchten. Es kann je nach Detailgrad sinnvoll sein, auch Sub-Prozesse zu betrachten. Dies hängt von der Komplexität der Prozesse ab.
  2. Bevor Sie sich mit dem notwendigen Know-how beschäftigen, überprüfen Sie, ob überhaupt alle Ressourcen in ausreichender Menge und Qualität dem Prozess zugewiesen sind.
  3. Hinterfragen Sie im nächsten Schritt, welche Qualifikation für den Prozess optimal ist.
  4. Neben der Qualifikation ist der Erfahrungswert für den Prozess wertvoll. Dabei kann es sich sowohl um Kleinigkeiten als auch um Schlüsselwissen handeln. Kleinigkeiten sorgen oftmals für einen reibungslosen Ablauf. Schlüsselwissen finden Sie oft bei Geheimnisträgern (Rezepturen, Patente usw.).
  5. Relevantes Wissen sollte dokumentiert werden. Jedoch ist es nicht immer möglich, dies in der Prozessbeschreibung oder Anweisung festzuhalten. Mitarbeiter sollten aber einen Hinweis finden, wo sie im Unternehmen entsprechende Informationen finden. Natürlich sind auch externe Quellen denkbar.
  6. Stellen Sie fest, ob es im Prozess klare Rollenverteilungen zum Thema „Lernen“ gibt. Hier kann es sich um kollegiale Formen, aber auch um Mentorstrukturen handeln.
  7. Identifizieren Sie auf jeden Fall Wissensträger. Das sind in der Regel Kollegen, die Spezialwissen und/oder einen wesentlichen Erfahrungsschatz im Prozess haben. Es ist erstrebenswert, Know-how zu verteilen, um Fluktuationen aufzufangen.
  8. Ist im Prozess eine Methode festgehalten, mit deren Hilfe Wissen und Erfahrungen gezielt erfasst werden? Das könnte z.B. das Protokoll von Lessons-Learned-Meetings sein.
  9. Schätzen Sie ein, welchen Trend es bezüglich Wissen für Prozesse gibt (z.B. App-Programmierung im Bereich Software-Entwicklung), damit Sie frühzeitig neues Wissen aufbauen können. Aus diesen Überlegungen ergeben sich Konsequenzen, die verfolgt werden müssen. Es kann auch wichtig sein zu wissen, wovon sich eine Veränderung ableiten lässt (Abhängigkeit).

Während der Bestandsaufnahme stellen Sie ggf. Schulungsbedarf fest. Notieren Sie sich die notwendige Qualifikation für den jeweiligen Prozess. Damit es nicht zu Verwirrungen kommt, sollten Sie eine aktuelle Qualifizierungsmatrix separat führen.

Autor*in: Elke Meurer