Urlaubsvertretungen: Auf Prozessrisiken hinweisen

Wollen Sie als Qualitätsverantwortlicher auch in Urlaubszeiten die gute Qualität der Produkte und Dienstleistungen sicherstellen? Dann sollten Sie prüfen, ob Ihre mittlere Führungsebene sich auf das Thema Urlaubsvertretung ausreichend vorbereitet hat.

Prozessrisiken bewusst machen

Zunächst einmal ist Ihr Unternehmen über den Abschnitt 6.1 der ISO 9001 verpflichtet, die Risiken und Chancen der  Prozesse zu bestimmen. Wenn also während der Urlaubszeit die Aufgaben von Mitarbeitern in Vertretung oder gar von Zeitpersonal übernommen werden sollen, ist es wichtig, insbesondere auf die Risiken hinzuweisen und ggf.  Handlungsempfehlungen zu geben.

Nutzen Sie hierzu Ihre internen Kommunikationssysteme, um das Thema in den Fokus zu rücken. Auf diese Weise haben Sie eine große Streuung. Mitarbeiter, die sich um eine Vertretung bemühen, die Vertretung selbst und auch die Vorgesetzen sind jetzt noch einmal sensibilisiert. Damit steigt die Chance, dass einer der Beteiligten dies im Blick behält.

Interne Audits können helfen

Alternativ oder ergänzend können Sie interne Audits durchführen, die als Schwerpunkt die Planung und Einarbeitung
von Vertretungen für Urlaubs- und Krankheitsfälle haben. Hierbei wird z. B. geprüft, inwieweit

• die Aufgaben der Vertretung transparent festgehalten werden,
• die unterstützende Dokumentation angemessen und aktuell ist,
• die Abstimmung der Urlaubstermine gut funktioniert hat,
• inwieweit es Probleme bei der letzten Vertretung gegeben hat und
• wie diese nun vermieden werden.

Besonders im Fokus liegen sollte hierbei, wie Prozessrisiken dargelegt werden können. Letztlich muss eine
Vertretung die Risiken des zu vertretenden Prozesses kennen und verstehen. Zudem sind alle Maßnahmen,
die zur Reduzierung oder Verhinderung des Risikos angewendet werden müssen, zu vermitteln. Ob diese Themen
ausreichend ausreichend präsent sind, kann dann im Audit geprüft werden. Hierzu gehört natürlich auch
eine Stichprobe während der Vertretungszeit.

Neue Erkenntnisse nutzen

Anschließend kann nach der Vertretungszeit geprüft werden, ob durch das andere Fachwissen und den anderen
Blick auf den Prozess ggf. Verbesserungspotenziale identifiziert wurden, die von den Mitarbeitern im Prozess
bisher nicht wahrgenommen wurden. Dann hätte die Vertretung gleich noch einen zusätzlichen Benefit.