SIPOC: Prozesse transparent und verständlich darstellen

Egal, ob Sie Neuling im Qualitätsmanagement sind und sich gerade erst in Ihr prozessorientiertes QM-System einarbeiten oder ob Sie als erfahrener Qualitäter schon seit längerem fortlaufend an der Aufrechterhaltung und Verbesserung Ihrer qualitätsbezogenen Prozesse arbeiten: Mit der SIPOC-Methode haben Sie ein Werkzeug an der Hand, welches ein hohes Maß an Transparenz in Ihre Prozesse bringt.

Was bedeutet SIPOC?

Die SIPOC-Methode wurde ursprünglich für Six Sigma entwickelt und wird dort in der Planungsphase eines Projekts eingesetzt. Aus der ISO 9001:2015 ist die Methode zur Verdeutlichung der Elemente eines Prozesses und seiner Wechselwirkungen bekannt.

Die SIPOC-Methode, die sowohl in Fertigungs- als auch in Serviceprozessen einsetzbar ist, ermöglicht Ihnen eine Prozessdarstellung anhand der wesentlichen Bestimmungsfaktoren, die für den Prozesserfolg relevant sind. Dies sind neben dem Prozess selbst die Lieferanten des Prozesses, der Prozessinput, der Prozessoutput und die Kunden des Prozesses. Dementsprechend steht SIPOC für:

• S = Supplier (Lieferant),
• I = Input (Prozesseingaben),
•  P = Process (Prozess),
• O = Output (Prozessergebnis),
• C = Customer (Kunde).

Ziel der SIPOC-Methode ist es, einen Prozess in seine wesentlichen Prozessschritte zu zerlegen, um dann die Kunden, die Outputs und Inputs sowie die Lieferanten des Prozesses herauszuarbeiten und in einem SIPOC-Diagramm darzustellen. Die folgende Abbildung  zeigt die Systematik der SIPOC-Methode.

Schritt 1: SIPOC-Workshop vorbereiten

Idealerweise führen Sie die SIPOC-Methode in einem Workshop durch, an dem die Beteiligten des zu betrachtenden Prozesses teilnehmen.

Halten Sie eine Pinnwand, ausreichend viele Moderationskarten und Stifte bereit. Erklären Sie kurz das geplante Vorgehen und bereiten Sie ein SIPOC-Diagramm vor. Dazu beschriften Sie fünf Moderationskarten mit den Begriffen „Lieferanten“, „Inputs“, „Prozess“, „Outputs“ und „Kunden“. Diese Karten ordnen Sie hintereinander an der Pinnwand an, so dass daraus eine Überschrift für eine fünfspaltige Tabelle entsteht. In den folgenden Schritten ergänzen Sie diese Tabelle sukzessiv.

Schritt 2: Prozess beschreiben

Jetzt beginnen Sie mit der inhaltlichen Arbeit. Dazu bestimmen Sie zusammen mit den Teilnehmern zunächst den zu beurteilenden Prozess. Die Grenzen dieses Prozesses bilden einen Start- und ein Endpunkt, den Sie ebenfalls herausarbeiten. Im Anschluss daran führen Sie ein Brainstorming zu den Prozessschritten durch.

Bitten Sie die Teilnehmer, Ihre Vorschläge auf die Karteikarten zu schreiben. Dabei sollte auf jeder Karte jeweils nur ein Prozessschritt notiert werden. Als Faustregel gilt, dass Ihr Prozess aus nicht mehr als zehn Prozessschritten bestehen sollte. Andernfalls macht es Sinn, den gesamten Prozess zu hinterfragen.

Sammeln Sie die Karteikarten ein und heften Sie sie zunächst ungeordnet an die Pinnwand. Haben die Teilnehmer alle Prozessschritte gefunden, bringen Sie sie in die richtige Reihenfolge und heften Sie die entsprechenden Moderationskarten in der mittleren Spalte des SIPOC-Diagramms untereinander.

Ergänzend können Sie noch zu den jeweiligen Prozessschritten diejenigen Abteilungen oder Personen aufführen, von denen der Prozess verantwortet und durchgeführt wird. Erklären Sie den Teilnehmern, dass jeder Prozessschritt nicht ausschließlich mit einem Nomen, sondern jeweils mit einem Verb und einem Nomen erklärt werden sollte, also z. B. „Ware ausliefern“ statt „Warenauslieferung“.

Schritt 3: Prozesskunden bestimmen

Im nächsten Schritt identifizieren Sie die Kunden Ihres zu beurteilenden Prozesses. Dies können externe Kunden sein, z. B. die möglichen Abnehmer und Anwender Ihrer Produkte und Dienstleistungen, aber auch Zwischenhändler oder Einkäufer von Unternehmen, die Ihre Produkte weiterverarbeiten.

Denken Sie jedoch auch daran, dass der zu betrachtende Prozess möglicherweise in interne Kunden- Lieferanten-Beziehungen eingebunden ist, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind. In einem solchen Fall können nachgelagerte Prozesse interne Prozesskunden sein. Prozesskunden können auch Systeme sein, für die der Output des Prozesses bestimmt ist. Beachten Sie, dass ein Prozess in der Regel nicht nur einen, sondern mehrere Kunden hat, die unterschiedliche Interessen verfolgen – Interessen, die im Einzelfall auch gegenläufig sein können.

Schritt 4: Output festlegen

Nachdem Sie die Prozesskunden bestimmt haben, beschreiben Sie zusammen mit den Teilnehmern den Output der einzelnen Prozessschritte, also das Ergebnis, das aus den jeweiligen Prozessschritten hervorgeht.

Erklären Sie den Teilnehmern, dass ein Output immer einen Beitrag zum Endprodukt für Ihren Kunden am Ende des Prozesses liefert. Verdeutlichen Sie, dass die Differenz zwischen dem Wert des Outputs und jenem des Inputs die Wertschöpfung ausmacht. Diese sollte größer sein als die Kosten, die sich aus dem Wert des Inputs und den Kosten der erbrachten Arbeitsleistungen ergeben.

Dabei können Sie zwischen materiellen und immateriellen Prozessergebnissen unterscheiden. Zum materiellen Output gehören neben Enderzeugnissen insbesondere Halbfertigerzeugnisse, die als Input einem Nachfolgeprozess zur Weiterverarbeitung übergeben werden. Immaterielle Prozessergebnisse sind beispielsweise erbrachte Instandhaltungsleistungen, rechnergebundene Daten, Telefonanrufe, E-Mails und verarbeitete Informationen wie Tragfähigkeitsberechnungen oder Auftragsbestätigungen. Zum Output eines Prozessschrittes gehören aber auch die Anforderungen der Kunden, die z. B. in Zeichnungen oder Spezifikationen dargelegt sind.

Kundenanforderungen betreffen insbesondere Liefertermine, Liefermengen, Speicherformate, die Oberflächengüte, die Vollständigkeit oder die Leserlichkeit. Wichtig ist, dass die Anforderungen quantifizierbar sind, so dass sie vom Kunden bewertet werden können. Achten Sie darauf, dass jedem Kunden ein Output zugeordnet wird. Finden Sie für eine Output- Größe keinen Kunden, prüfen Sie, ob der Prozessschritt überhaupt sinnvoll ist.

Schritt 5: Input offenlegen

Jetzt geht es für Sie und Ihre Teilnehmer darum, den Input, also die Eingaben für die einzelnen Prozessschritte zu identifizieren. Der Input wird im Prozess entweder verbraucht oder weiterverarbeitet.

Eingaben lösen den Prozessschritt aus und sind notwendig, damit der jeweilige Prozessschritt und damit der gesamte betrachtete Prozess durchgeführt werden kann. Mögliche Inputs sind Anfragen, Bestellungen, eingehende Daten, Informationen, Dokumente und externe Serviceleistungen, aber auch Rohmaterialien, Hilfs- und Betriebsstoffe, Teile, Bearbeitungsobjekte eines Vorgängerprozesses und Maschinenbediener, also Personen, die im Prozess tätig werden. Achten Sie darauf, dass die Eingaben messbar sind.

Schritt 6: Lieferanten auflisten

In einem letzten Schritt ermitteln Sie für die in Schritt 5 bestimmten Input-Größen die jeweiligen Lieferanten. Sie legen also fest, welcher Lieferant welchen Input zu den Prozessschritten beisteuert.

Dies können sowohl interne Lieferanten in Form von vorgelagerten Prozessen als auch externe Anbieter von Material, besonderen Arbeiten, Werkzeugen, Maschinen oder Reparaturdienstleistungen sein. Aber auch Systeme, die dem Prozess Daten und Informationen zur Verfügung stellen, werden zu den Lieferanten gezählt. Sofern Sie die SIPOCMethode zur umfassenden Prozessoptimierung einsetzen, sollten Sie sich auf die wichtigsten Lieferanten konzentrieren.