Risikomanagement in Projekten: Das sind die typischen Risikoquellen

Projekte bergen ihre ganz eigenen Risiken. Wer diese nicht kennt, der läuft Gefahr, dass sein Projekt scheitert. Mit einem konsequenten Risikomanagement legen Sie von Anfang an den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Doch was sind denn nun die typischen Risiken in Projekten, worauf müssen Sie achten? Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Risikoquellen.

Veränderungen als Risikoquelle

Projektrisiken können insbesondere dann entstehen, wenn sich während eines Projekts die Rahmenbedingungen beim Umfeld und/oder die internen Gegebenheiten im Projekt verändern. Derartige Veränderungen ziehen oftmals komplexe Abstimmungen sowie die Gefahr des Terminverzugs und der Kostenüberschreitung nach sich.

Aber auch dann, wenn die Rahmenbedingungen während der Projektlaufzeit stabil bleiben, können Risiken auftreten, die den Projektablauf stören und den Projekterfolg gefährden. Beim Risikomanagement in Projekten sind folgende Risikoebenen zu unterscheiden:

• Risiken auf der Ebene einzelner Projekte: Sie entstehen aufgrund von Unzulänglichkeiten in der Vorbereitung, Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten.
• Risiken auf der Ebene des Unternehmens: Diese entstehen durch die Gesamtheit der Projekte in einem Unternehmen und deren Zusammenwirken.

Bedeutende Risikoquellen sind die an einem Projekt Beteiligten, wenn sie ihre Rollen im Projekt nicht wahrnehmen können oder wollen.

Ein Projektleiter muss führen und motivieren

Der Projektleiter ist insbesondere in der Durchführungsphase eines Projekts gefragt. Risiken bestehen insbesondere darin, dass er es nicht schafft, die Projektmitarbeiter zielorientiert zu führen und permanent zu motivieren, insbesondere dann nicht, wenn das Projekt einmal ins Stocken gerät. Dies kann dadurch bedingt sein, dass er nicht ausreichend informiert und kommuniziert, Konflikte im Projektteam nicht zielführend löst, Entscheidungen nicht oder zu spät trifft, Widerständen nicht erfolgreich begegnet und die Teamentwicklung nicht ausreichend fördert.

Wichtig: Die richtigen Mitglieder im Projektteam

Die erfolgreiche Durchführung eines Projekts ist entscheidend davon abhängig, dass das Projektteam mit den richtigen Mitarbeitern besetzt ist. Risiken bestehen insbesondere dann, wenn

• das Projektteam zu groß oder zu klein ist, wobei auch immer der Ausfall von Projektmitarbeitern durch Krankheit oder Kündigung zu berücksichtigen ist,
• zwischen dem Wissen und den Fähigkeiten der Projektbeteiligten zu große Unterschiede bestehen,
• die Projektbeteiligten nicht in der Lage und/oder gewillt sind, mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, und
• die Projektbeteiligten nicht ausreichend hinsichtlich der Projektmanagementmethoden qualifiziert sind.

Projektziele müssen SMART sein

Für jedes Projekt ist ein Projektauftrag zu erstellen, indem die Aufgabenstellung, die Abgrenzung der Aufgaben, die Konzeption des Projekts sowie die Projektziele festgelegt werden. Risiken können hier insbesondere im Hinblick auf die Projektziele und den Projektstart entstehen.

So ist das Projektziel insbesondere dann als Risiko zu sehen, wenn es

• nicht eindeutig und klar formuliert ist,
• quantitativ oder qualitativ nicht messbar ist,
• nicht mit den Unternehmenszielen und den anderen Projektzielen abgestimmt ist,
• für den Projektleiter und die Projektbeteiligten nicht erreichbar ist.

Projektziele sollten wie alle Ziele grundsätzlich SMART definiert sein: spezifisch, messbar, akzeptiert, realisierbar, terminierbar.

Was kann beim Projektstart falsch laufen?

Nicht nur bei den Projektzielen, sondern auch beim Projektstart sind Risiken nicht auszuschließen. Sie bestehen insbesondere darin, dass

• der Leiter des Projekts und die Mitglieder des Projektteams nicht rechtzeitig ausgewählt, informiert und eingewiesen werden,
• Das Projekt wegen zu großem zeitlichen Druck nur ungenügend vorbereitet und geplant werden kann,
• nicht bereits vor Beginn des Projekts Risiken identifiziert und zu analysiert werden,
• die Verantwortungen und Kompetenzen nicht eindeutig festgelegt werden,
• keine klare Verteilung der Aufgaben existiert und keine eindeutigen Kommunikationsregeln für das Team definiert wurden
• es ungelöste Konflikte zwischen dem Projektmanagement und dem Linienmanagement gibt.

Sie solltenjedes Projekt mit einer systematischen Auftragsanalyse beginnen. Insbesondere dann, wenn der Auftraggeber bzw. der Kunde des Projekts selbst nicht genau weiß, was er will.

Projektplanung: Von Anfang an mit System planen

Die Projektplanung ist gleich in mehrfacher Hinsicht eine bedeutende Risikoquelle. Risiken in der Projektplanung entstehen insbesondere dann, wenn der Projektleiter über keine ausreichende Planungssystematik verfügt. Dazu gehört zunächst, dass er keinen aussagekräftigen Strukturplan erstellt und demzufolge folgende Fragen nicht beantworten kann:

• Welches sind überhaupt die vorangegangenen und die nachfolgenden Vorgänge (Arbeitspakete)?
• Wie werden die Arbeitspakete in der richtigen Reihenfolge angeordnet?
• Kann mit einem Vorgang bereits begonnen werden, wenn ein oder mehrere Arbeitspakete noch nicht abgeschlossen sind?

Risiko: Ressourcenengpässe und Fehleinschätzung beim Zeitbedarf

Die Ressourcenplanung wird dann zur Risikoquelle, wenn Ressourcenengpässe durch Planungsfehler, Störungen oder unzuverlässige Ressourcenzusagen entstehen oder wenn Ressourcen zu anderen, wichtiger erscheinenden Projekten abgezogen werden.

Bei der Zeitplanung geht es darum, die Zeitdauer der einzelnen Arbeitspakete zu bestimmen und die Durchführung der Arbeitspakete zeitlich aufeinander abzustimmen. Die Zeitplanung wird insbesondere dann zur Risikoquelle, wenn Zeiten nicht korrekt eingeschätzt werden. Die kann z.B. dadurch geschehen, dass Zeitzuschläge für die Einarbeitung, die Dokumentation, die Qualitätssicherung und mögliche Nacharbeit nicht ausreichend in die Zeitplanung einfließen.

Eine weitere Risikoquelle liegt darin, dass keine Meilensteine gesetzt werden, also Zwischenergebnisse definiert werden, die zu einem bestimmten Termin vorzuliegen haben. Schließlich kann auch eine Falscheinschätzung der Pufferzeiten bei den einzelnen Vorgängen den Projekterfolg in zeitlicher Hinsicht gefährden.

Gibt es nicht selten bereits große Probleme bei der Ressourcen- und Zeitplanung, so pflanzen sich diese in der Kostenplanung fort. Dazu kommt dann, dass oftmals kein aussagekräftiger Projektkostenplan erstellt wird, in dem die Projektkosten systematisch dargestellt werden.

Wenn das Projekt bereits läuft

Risiken können darüber hinaus bei der Projektdurchführung entstehen. So ist immer wieder zu beobachten, dass Zeit- und Kostenabweichungen in einem Projekt nicht frühzeitig erkannt werden. Risiken bestehen darüber hinaus bei den Phasenübergängen, also zwischen der Vorbereitungs- und der Planungsphase sowie zwischen der Planungs- und der Durchführungsphase, also an den Schnittstellen.

Die Kommunikation ist die wesentliche Klammer der Zusammenarbeit in einem Projekt. Sie bezieht sich sowohl auf individuelle Gespräche mit den Projektbeteiligten als auch auf Teamsitzungen und das Projektberichtswesen. Inwieweit aus der Projektkommunikation Risiken erwachsen, ist entscheidend von der Führungs- und Sozialkompetenz des Projektleiters abhängig. Die Projektkommunikation dient der Koordination, Abstimmung und Projektkontrolle.

Eine gern vernachlässigte, aber dennoch wichtige Aufgabe im Projektmanagement ist die Projektdokumentation. Ziel der Projektdokumentation ist es, den Ablauf, die Zwischenergebnisse und das Endergebnis des Projekts lückenlos und nachvollziehbar schriftlich zu fixieren.

Risiken können insbesondere aus folgenden Gefahren erwachsen:

• Es ist nicht festgelegt, welche Informationen zu dokumentieren sind.
• Ein Verantwortlicher für die Projektdokumentation ist nicht bestimmt.
• Der bzw. die Aufbewahrungsorte der Projektdokumente sind nicht festgelegt.
• Es besteht keine Zugriffsberechtigung.
• Die Systematik der Dokumentation ist nicht geregelt.

Projektcontrolling, aber richtig

Sowohl die Projektplanungs- als auch die -durchführungsphase sollten von einem effektiven Projektcontrolling begleitet werden. Eine Risikoquelle ist das Projektcontrolling insbesondere dann, wenn

• nur unzureichende Wirtschaftlichkeits- bzw. Kosten-Nutzen-Analysen durchgeführt werden,
• kein regelmäßiger Abgleich zwischen Projektplan und Projektbudget erfolgt,
• keine permanenten Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen stattfinden und
• nicht angemessene Methoden in der Projektplanungs- und -durchführungsphase eingesetzt werden.