Rechtskataster und QM: Gesetzgeber und Behörden als interessierte Parteien nach ISO 9001

Der Gesetzgeber verlangt von Unternehmen, die einschlägigen Vorschriften einzuhalten. In der Sprache der ISO 9001 ist dies eine relevante Anforderung der interessierten Parteien „Gesetzgeber“ und „Behörden“. Je nach Aufgabengebiet, Position und Branche kann das eine überschaubare Anzahl bis hin zu einer Vielzahl an Vorschriften sein. Ein Rechtskataster ist eine gute Möglichkeit, die Rechtsanforderungen einer Organisation strukturiert zu erfassen, zu verwalten und an die zuständigen Mitarbeiter zu kommunizieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Rechtskataster üblicherweise beinhaltet, worauf Sie bei Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters achten sollten und welche Vorteile das Rechtskataster für Ihr Unternehmen birgt.

Rechtskataster: Definition

Ein Rechtskataster beschreibt die Sammlung aller Rechtsanforderungen, die für eine Organisation relevant sind. Zudem ermöglicht ein Rechtskataster die Bewertung der Einhaltung der Rechtsanforderungen und dokumentiert die organisationsspezifische Umsetzung bindender Verpflichtungen. Schließlich können im Rechtskataster auch die zuständigen Stellen und Mitarbeiter den jeweiligen Rechtsanforderungen zugeordnet werden. Gegebenenfalls können auch eingegangene Verpflichtungen des Unternehmens, z.B. aus Kundenvereinbarungen oder Selbstverpflichtungen, aufgeführt werden.

Erstellung und Pflege

Die Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters ist mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden. Deshalb werden diese Aufgaben häufig auch an externe Dienstleister ausgelagert. Falls Sie in Ihrem Unternehmen die Erstellung und Pflege des Rechtskatasters ohne externe Hilfe bewerkstelligen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Planen Sie genügend Zeit zur sorgfältigen Recherche und Pflege ein!
• Sammeln Sie alle relevanten Rechtsanforderungen für Ihr Unternehmen und ordnen diese z.B. nach Kategorien wie Arbeitsschutz, Haftung, Umwelt usw.
• Vermerken Sie unbedingt die letzte Änderung der Vorschrift in Ihrem Rechtskataster! So können während der Pflege überholte Gesetze identifiziert werden und die ggf. relevanten Änderungen in Ihr Kataster eingepflegt werden.
• Vermerken Sie die relevanten Paragrafen der Gesetze und Verordnungen, sodass beim Nachschlagen Zeit gespart werden kann. Eventuell empfiehlt sich auch eine Kurzbeschreibung der Inhalte.
• Bestimmen Sie die für die Einhaltung der Rechtsanforderungen verantwortlichen Stellen und Mitarbeiter.
• Geben Sie Verweise zu unternehmensinternen Dokumenten und Prozessen an, die die Einhaltung der Rechtsanforderung sicherstellen.
• Bestimmen Sie eine geeignete Periode zur regelmäßigen Überprüfung und Pflege des Rechtskatasters.
• Bevor die erfassten Rechtsanforderungen auf relevante Aktualisierungen seit der letzten Überprüfung gecheckt werden, sollten Sie auch überprüfen, ob das Unternehmen seit der letzten Prüfung Gegenstand betrieblicher, organisatorischer, produktionsprozessspezifischer oder anderer Änderungen geworden ist. Dies dient der Sicherstellung, dass die bisher ermittelten relevanten Rechtsanforderungen immer noch vollständig sind.

Behilflich bei der Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters können Internetportale wie JURIS, umwelt-online oder der WEKA Vorschriftendienst sein. Hier finden Sie Sammlungen zu rechtlichen Anforderungen sowie Aktualisierungen und Informationen zur aktuellen Gesetzeslage.

Vorteile eines Rechtskatasters

Ein stets aktuelles und gut gepflegtes Rechtskataster bringt neben einiger Arbeit aber auch viele Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Sie haben einen kompakten Überblick über alle relevanten Rechtsanforderungen und die zuständigen Stellen und Mitarbeiter.
• Sie gewährleisten allen Mitarbeitern Zugang zu Rechtsvorschriften und eine klare Zuweisung der Verantwortlichkeiten.
• Das Rechtskataster kann als Grundlage für Audits zum Nachweis der Ermittlung der bindenden Verpflichtungen dienen.
• Die systematische Erfassung der Rechtsanforderungen ist durch die Struktur des Rechtskatasters vorgegeben und sichergestellt.