Mitarbeiterbefragung: Die Wahrheit über Ihr QM-System

Ihre Mitarbeiter sind eine wichtige Quelle für Informationen zum Zustand Ihres QM-Systems. Sie kennen die qualitätsbezogenen Prozesse, wissen am besten, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, haben aber auch selbst bestimmte Bedürfnisse und Wünsche. Daher sollten Sie systematisch ihre Meinungen, Einstellungen und Erwartungen im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen erfassen und auswerten. In welchen Schritten Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, erfahren Sie hier.

Schritt 1: Ziel festlegen

Überlegen Sie zunächst, welches Ziel Sie mit Ihrer Mitarbeiterbefragung erreichen wollen. Geht es eher darum, die Ausrichtung und Umsetzung Ihrer Qualitätsstrategie kritisch zu hinterfragen oder brauchen Sie Informationen zu den unmittelbaren Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter, weil diese unzufrieden und demotiviert wirken? Wollen Sie die Zusammenarbeit stärken, Schwachstellen im QM-System aufdecken, Anregungen zu Verbesserungen erhalten, Quellen von Unzufriedenheit beseitigen oder Informationen zum Betriebsklima erheben?

Schritt 2: Mitarbeiterbefragung vorbereiten

Gerade bei größeren Befragungen empfiehlt es sich, eine Projektgruppe zu bilden, die eng mit der Personalabteilung zusammenarbeitet. Beziehen Sie von Beginn an den Datenschutzbeauftragen und den Betriebsrat ein. Bestimmen Sie eine Vergleichsart, z.B. einen Zeitvergleich, einen Vergleich von Regionen, Organisationseinheiten oder Mitarbeiterteams. Geben Sie allen Mitarbeitern die Gelegenheit, sich ausführlich über die Mitarbeiterbefragung zu informieren und übersenden Sie ihnen eine offizielle Einladung. Die Beteiligung an einer Mitarbeiterbefragung ist grundsätzlich freiwillig.

Auf den richtigen Termin kommt es an

Nutzen Sie die Mitarbeiterbefragung als flexibles Führungsinstrument. Das bedeutet, dass Sie Befragungen nicht nur einmalig, sondern regelmäßig durchführen, z.B. alle zwei Jahre. Darüber hinaus sollten Sie in den Zeiträumen dazwischen Befragungen mit verringertem Umfang durchführen, um auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können. Achten Sie bei der Terminierung darauf, dass möglichst viele Mitarbeiter anwesend sind.

Umfang der Mitarbeiterbefragung festlegen

Bei den regelmäßigen umfassenden Befragungen sollten Sie versuchen, möglichst alle Mitarbeiter ins Boot zu holen. Dem hingegen konzentrieren Sie sich bei Kurzbefragungen, die auch als Puls-Befragungen bezeichnet werden, auf bestimmte Mitarbeitergruppen, z.B. Führungskräfte einer bestimmten Ebene. Diese Befragungen sind thematisch eng abgegrenzt. Sie beziehen sich z.B. auf Fragen der Karriereentwicklung, des Bildungsbedarfs und der Arbeitszeitflexibilisierung. Sie können aber auch beim Auftreten von Problemen, z.B. einem überdurchschnittlich hohen Krankenstand oder beim gehäuften Auftreten von Fehlern, durchgeführt werden.

Vollerhebung oder Stichprobenerhebung?

Auch stellt sich die Frage nach einer Vollerhebung oder Stichprobenerhebung. Für eine Vollerhebung sprechen eine hohe Beteiligung und gute Rückläufe. Stichproben liefern in der Regel qualitativ bessere Daten und lassen sich in kurzer Zeit durchführen. Dafür sind sie erklärungsbedürftig: So werden sich bestimmte Mitarbeiter fragen, warum sie in die Befragung einbezogen werden und andere nicht.

Fragebogen konzipieren – aber wie?

In dem Fragebogen, den Sie einsetzen, sollten Sie zunächst die demographischen Daten erfragen, also das Geschlecht, das Alter bzw. die Dauer der Betriebszugehörigkeit, den Standort und die Funktion im Unternehmen. Nur mithilfe dieser Daten können Sie eine differenzierte Auswertung Ihres Befragungsergebnisses vornehmen. Achten Sie darauf, dass Ihre Befragung nicht mehr als 15 Minuten in Anspruch nimmt. Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre Mitarbeiter ein bis zwei Fragen pro Minute beantworten, sollte Ihr Fragebogen maximal 30 Fragen umfassen.

Bitte beachten Sie bei der Erarbeitung des Fragebogens folgende Empfehlungen:

• Stellen Sie kurze, eindeutige und verständliche Fragen.
• Sprechen Sie mit jeder Frage nur ein Thema an.
• Vermeiden Sie Extreme und Negationen.
• Verwenden Sie keine fragwürdigen Prämissen.
• Verzichten Sie auf modische Ausdrucksweisen.
• Vermeiden Sie manipulative Formulierungen.
• Verzichten Sie auf Fachwörter und missverständliche Begriffe.
• Vermeiden Sie doppelte Verneinungen.
• Wechseln Sie die Antwortrichtung, um der inhaltlichen Zustimmungstendenz entgegenzuwirken.
• Fragen Sie pro Item nur eine Aussage ab.
• Personalisieren Sie die Fragen.

Offene oder geschlossene Fragen verwenden?

Bei der Erarbeitung der Items für Ihren Fragebogen können Sie zwischen offenen und geschlossenen Fragen unterscheiden. Bei geschlossenen Fragen geben Sie Antwortmöglichkeiten vor, z.B. auf einer Skala von „stimme voll zu“ bis „stimme überhaupt nicht zu“. Sie können leicht beantwortet werden und sind einfach auszuwerten. Offene Fragen können hingegen frei beantwortet werden. Sie eignen sich, wenn Sie ein breites Spektrum von Meinungen, Einstellungen und Ideen abfragen möchten. Offene Fragen liefern eine Vielzahl von Informationen, sind aber aufwendiger auszuwerten. Sie sollten sie daher ergänzend einsetzen, um die Aussagekraft der geschlossenen Fragen zu erhöhen. Um zu vermeiden, dass Sie fehlerhafte und unverständliche Fragebögen einsetzen, empfiehlt es sich, diese vor der Befragung von einigen Mitarbeitern testen zu lassen.

Schritt 3: Mitarbeiterbefragung durchführen

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig und überzeugen Sie sie von der Sinnhaftigkeit der Befragung. Bringen Sie zum Ausdruck, dass Ihnen die Meinung Ihrer Mitarbeiter sehr wichtig ist. Die Befragung selbst führen Sie papiergebunden oder online durch. Auch eine Kombination ist möglich. Bei einer schriftlichen Mitarbeiterbefragung können Sie den Fragebogen z.B. zusammen mit der Gehaltsabrechnung versenden. Für den Rücklauf empfiehlt es sich, entsprechende Postkästen aufzustellen. Setzen Sie Anreize, um die Rücklaufquote zu erhöhen (bspw. Gewinnspiel).

Schritt 4: Antworten auswerten

Nachdem Sie die Rückläufer eingesammelt haben, sollten Sie die Antworten möglichst in einem elektronisch lesbaren Format erfassen, besonders dann, wenn Sie große Datenmengen zu verarbeiten haben. Filtern Sie die unbrauchbaren Antworten heraus, z.B. doppelte, unvollständige und problematische Antworten, wenn etwa für alle Fragen der niedrigste oder höchste Wert angekreuzt wurde. Arbeiten Sie jetzt Auffälligkeiten und Zusammenhänge heraus.

Schritt 5: Ergebnis präsentieren

Nun fassen Sie Ihr Befragungsergebnis in einem Ergebnisbericht zusammen. Sparen Sie dabei nicht an Visualisierungen, Balken- und Kreisdiagrammen. In der Regel erhalten alle Mitarbeiter das Gesamtergebnis, die entsprechenden Vorgesetzten und Mitarbeiter die Ergebnisse einzelner Auswertungseinheiten. Achten Sie auf Anonymität, also darauf, dass Ihr Ergebnis keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter zulässt. Leiten Sie das Ergebnis zeitnah Ihren Mitarbeitern zu und achten Sie unbedingt darauf, dass es keine Fehler enthält, die der Glaubwürdigkeit Ihrer Befragung abträglich wären. Dass Sie sich bei Ihren Mitarbeitern für die Teilnahme bedanken, sollte selbstverständlich sein.

Schritt 6: Folgemaßnahmen einleiten und kommunizieren

Eine Mitarbeiterbefragung wird bei Ihren Mitarbeitern nur dann auf Akzeptanz stoßen, wenn danach konkrete Maßnahmen folgen. Setzen Sie Prioritäten und konzentrieren Sie sich auf Themen oder Bereiche, die im Vergleich besonders schlecht abgeschnitten haben. Vergessen Sie nicht, die Ziele des Folgeprozesses zu kommunizieren.