Managementbewertung: Was fordert die ISO 9001:2015?

Jedes Jahr aufs Neue bemühen sich Unternehmen, die Forderung nach einer normgerechten Managementbewertung (auch Managementreview genannt) zu erfüllen. Meist liegt der Hauptaufwand dabei beim QMB. Doch nur selten habe ich einen Manager getroffen, der dieses Instrument als eine Hilfestellung beim Führen seines Unternehmens wahrgenommen hat. Lassen Sie uns diesen Umstand ändern.

Wer muss es tun?

Die Norm ist hier sehr deutlich. So heißt es „Die  oberste Leitung muss das Qualitätsmanagementsystem  der Organisation in geplanten Abständen  bewerten …“. Da die oberste Leitung das  eigentliche Führungsgremium des Unternehmens,  also die Geschäftsleitung bzw. der Vorstand ist,  ist es auch deren Aufgabe, die Bewertung durchzuführen.  Der QMB oder andere Personen dürfen  lediglich Vorarbeiten leisten oder aber die Managementbewertung  beratend begleiten.

Wie oft muss eine Managementbewertung durchgeführt werden?

Hier gibt es leider schon seit vielen Jahren eine  Diskrepanz zwischen dem, was die Norm und  somit das ISO-Komitee fordert, und dem, was  Zertifizierungsgesellschaften daraus machen. Die  Norm schreibt „in geplanten Abständen bewerten“.  Nun könnte man auch meinen, dass eine  Bewertung, die alle 3 Jahre geplant und auch  durchgeführt wird, demnach durchaus als normgerecht  angesehen wird. Doch weit gefehlt. Zertifizierungsgesellschaften  fordern durch die Bank weg eine jährliche  Durchführung ein.

 Managementbewertung ist mehr als eine nutzlose Pflichtübung

Aber wofür soll denn eine Managementbewertung  überhaupt gut sein? Letztlich soll die Managementbewertung  der Unternehmensführung  Einblicke ins QM geben und verdeutlichen, dass  ein gut geführtes QM-System unmittelbar mit dem  Erfolg des Unternehmens verknüpft ist. In der Vergangenheit  wurde diese Aufgabe aber meist nur  als lästige Pflicht gesehen, die möglichst an den  QMB delegiert wurde. Die Aufgabe der Führung  bestand dann lediglich im Lesen und Unterzeichnen  der Managementbewertung. Dieses Vorgehen  ist so sicherlich nicht von der ISO vorgesehen worden.  Vielmehr will man mit diesem Punkt noch  einmal die Verantwortung der obersten Leitung  für das Managementsystem darstellen.

Geforderte Inhalte geändert

Bezüglich der Inhalte des Reviews hat sich einiges  geändert. In der ISO 9001:2008 waren genau 7 Inhalte  verpflichtend:

1. Ergebnisse von Audits
2. Rückmeldungen von Kunden
3. Prozessleistung/Produktkonformität
4. Status von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
5. Folgemaßnahmen der letzten Reviews
6. Änderungen, die sich auf das QM auswirken können
7. Empfehlungen für Verbesserungen

Hat ein Unternehmen einen oder mehrere dieser  Punkte nicht berücksichtigt, wurde daraus nicht  selten eine Nebenabweichung.

Neue Inhalte optional

Die in meinen Augen wichtigste Änderung findet  sich in folgendem Satz wieder „Die Managementbewertung  muss geplant werden, unter Erwägung  folgender Aspekte: (…)“. Auch wenn Zertifizierer  das zum Teil anders sehen. Gemeint ist hiermit,  dass Sie anhand der nachfolgenden Aufzählung  für sich individuell bewerten dürfen, ob die einzelnen  Punkte Bestandteil Ihres Reviews werden  oder eben nicht. Lassen Sie sich nicht auf faule  Kompromisse ein, die Ihnen nur Mehrarbeit bescheren.

 Zusätzliche Aspekte

Als weitere Themen für die Managementbewertung  wurden Folgende benannt:

• Rückmeldungen von interessierten Parteien (als Ergänzung zur Kundenzufriedenheit)
• Erreichungsgrad/-quote der Qualitätsziele
• Ergebnisse der Überwachungen/Messungen
• Leistungen externer Anbieter bspw. Lieferantenbewertung
• Wirksamkeit von durchgeführten Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen (inkl. bisheriger Vorbeugungsmaßnahmen).

Geänderte oder erweiterte Anforderungen

Zusätzlich zu den Korrekturmaßnahmen sollen  künftig auch die Nichtkonformitäten betrachtet  werden. Dies macht Sinn, da meist nicht für jeden  Fehler auch Maßnahmen eingeleitet werden. Die  bisher geforderten Änderungen, die sich auf das  QM-System auswirken können, werden künftig in  Verbindung mit den internen und externen Themen  betrachtet.

Bessere Lösung

Daher stelle ich in meinen Unternehmen meist die  Frage, wann die Führung über die einzelnen Aspekte  informiert wird und wie sie mit den Informationen  umgeht. Häufig ist es so, dass sich die oberste  Leitung zumindest monatlich (in kleineren KMU sogar  wöchentlich) mit ihrer zweiten Führungsebene  zusammensetzt und alles Wichtige  bespricht.

Ergebnisse sind gefragt

Eine Managementbewertung ist keine Plauderrunde,  wo man einfach mal über alles spricht  und dann auseinandergeht. Die Norm fordert hier  klare Ergebnisse. So müssen Möglichkeiten für  Verbesserungen aufgezeigt und Entscheidungen  dazu getroffen werden. Auch müssen erforderliche  Anpassungen des QM-Systems aufgezeigt und  mit konkreten Maßnahmen in Angriff genommen  werden. Da die meisten Veränderungen nicht ohne  finanzielle oder personelle Ressourcen zu realisieren  sind, muss der Bedarf definiert und von der  obersten Leitung auch bewilligt werden. Bei der  nächsten Bewertung werden dann der Status der  Maßnahmen sowie die Wirksamkeit bewertet.