Lieferantenförderung: So investieren Sie in die richtigen Partnerschaften

Insbesondere bei der Beschaffung von komplexen und anspruchsvollen Vorleistungen stehen Sie häufig vor dem Problem, dass Ihre Lieferanten die von Ihnen definierten Anforderungen nicht ohne Weiteres erfüllen können. Dies gilt insbesondere für Lieferanten, die Sie neu in Ihr Lieferantenportfolio aufgenommen haben. Mit einem gezielten Einsatz von Maßnahmen zur Lieferantenförderung können Sie Ihre Lieferanten unterstützen, um eine langfristige tragfähige Geschäftsbeziehung zu schaffen.

Lieferantenförderung tut not

Ziel der Lieferantenförderung ist es nicht nur, Ihre Lieferantenleistung hinsichtlich der Kriterien Preis, Qualität, Technologie und Lieferzeit zu verbessern, sondern darüber hinaus den gesamten Lieferantenpool zu optimieren. Eine Lieferantenförderung ist einerseits dann anzuraten, wenn es bei Ihnen um den Aufbau eines neuen Lieferanten geht, um diesen in die Lage zu versetzen, anforderungsgerecht zu liefern. Andererseits können Sie mit gezielten Maßnahmen der Lieferantenförderung auch bereits bestehende Lieferantenbeziehungen intensivieren und verbessern.

Förderungswürdige Lieferanten identifizieren

Bevor Sie Maßnahmen zur Lieferantenförderung ergreifen, müssen Sie zunächst die förderwürdigen Lieferanten identifizieren. Dazu ziehen Sie die Klassifizierung Ihrer Lieferanten heran, die Sie im Rahmen der Lieferantenbewertung vorgenommen haben. Diesbezüglich unterscheiden Sie z.B. zwischen exzellenten, durchschnittlichen, kritischen und solchen Lieferanten, die nur ungenügende Leistungen erbringen. Darüber hinaus bestimmen Sie die Warengruppen der Lieferanten. Hier ist zu unterscheiden zwischen Standardprodukten (C-Teile), Hebelprodukten (Standardteile und Handelsware), Engpassprodukten (Teile mit geringem Einkaufsvolumen) und strategischen Produkten (Teile mit hohem Know-how-Bedarf und langer Wiederbeschaffungszeit).

Unverzichtbar: Erstellen Sie ein Lieferantenportfolio

Mithilfe der Dimensionen „Lieferantenleistung“ und „Warengruppenklasse“ können Sie jetzt ein Lieferantenportfolio erstellen und daraus spezifische Fördermaßnahmen ableiten. Während als kritisch oder gar ungenügend eingestufte Lieferanten von Standard- und Hebelprodukten leicht ersetzbar sind und daher Maßnahmen zur Lieferantenförderung kaum rechtfertigen (roter Bereich), empfiehlt es sich bei den in den blauen Bereichen platzierten Lieferanten, passive Fördermaßnahmen zu ergreifen.

Exzellente und durchschnittliche Lieferanten, die Engpass- und strategische Produkte liefern (grüner Bereich), sollten Sie hingegen mit aktivierenden Maßnahmen fördern (s. u.).

Ursachen für Minderleistung finden

Um den Förderbedarf eines Lieferanten einschätzen zu können, sollten Sie zunächst die Ursachen für die Minderleistung finden. Diese können einerseits darin bestehen, dass der Lieferant die Leistungsanforderungen nicht erreichen kann, weil ihm z.B. Know how und Informationen fehlen oder weil er nicht über ausreichende Fertigungs- und/ oder Vertriebskapazitäten verfügt. Minderleistungen können auch darin begründet sein, dass der Lieferant nicht gewillt ist, festgelegte Anforderungen zu erfüllen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Ihr Unternehmen nur ein unwichtiger Kunde ist, andere Abnehmer besser bezahlen oder wenn der Lieferant seine starke Markt- bzw. Machtposition ausnutzt.

Lieferanten mit passiven Maßnahmen zur Eigenoptimierung bewegen

Zunächst haben Sie die Möglichkeit, Ihren Lieferanten zu einer Eigenoptimierung aufzufordern. Dazu beschließen Sie Zielvereinbarungen, in denen Verbesserungspotenziale festgelegt und mit konkreten Zielwerten verknüpft werden.

Dies setzt allerdings voraus, dass Sie den Lieferanten regelmäßig bewerten und ihn über die Bewertungsergebnisse informieren, z.B. mithilfe eines Lieferantenportals, auf das der Lieferant jederzeit Zugriff hat, so dass er zeitnah auf negative Entwicklungen reagieren kann. Ein Nichterreichen von Zielen kann auch mit Sanktionen, z.B. Vertragsstrafen belegt werden. Darüber hinaus haben Sie als Großkunde unter Umständen die Möglichkeit, einen Lieferantenwettbewerb zu schaffen bzw. zu intensivieren.

Mit aktivierenden Maßnahmen Anreize setzen

Neben diesen passiven Fördermaßnahmen haben Sie die Möglichkeit, die Lieferantenbeziehung mit einem breiten Spektrum von aktivierenden Maßnahmen zu vertiefen und in Richtung einer dauerhaften Partnerschaft weiterzuentwickeln.

Oftmals erreichen Sie schon viel, wenn Sie die Leistungen des Lieferanten anerkennen und Anreize für eine Verbesserung der Lieferantenbeziehung schaffen. Dies kann von einem einfachen Anerkennungsschreiben bis hin zu einem Lieferanten-Ranking reichen, bei dem Sie einen Lieferanten mit hervorragenden Lieferleistungen auszeichnen, z.B. mit dem Titel „Lieferant des Monats“.

Anreize können Sie als Abnehmer insbesondere dadurch schaffen, dass Sie die Lieferquote für den Lieferanten erhöhen, Preiszugeständnisse machen und dem Abschluss langfristiger Verträge zustimmen. Zielvereinbarungen, die bei Nichterreichen mit Strafzahlungen für den Lieferanten und beim Übererfüllen zu einer Prämienausschüttung führen, sind ein weiterer Anreiz.

Lieferanten beraten und unterstützen

Weitere Fördermaßnahmen beziehen sich auf die Beratung des Lieferanten durch Ihr Unternehmen. Diese kann sich sowohl auf technische Verfahren, Rationalisierungs- und Verbesserungsvorschläge, Projekte und Investitionen beziehen als auch auf die Unterstützung bei Vergabeverhandlungen, die Suche nach günstigeren Beschaffungsquellen und auf Entwicklungs-, Patent- und Lizenzfragen. Die Plattform dafür sind z.B. regelmäßige Lieferantenmeetings und Lieferantentage.

Eine zielgerichtete Beratung setzt nicht nur eine intensive Kommunikation und einen regelmäßigen Informationsaustausch voraus, sondern auch, dass der Lieferant seine Prozesse transparent macht. Unterstützen können Sie z.B. Ihren Lieferanten, indem Sie mit ihm regelmäßig Markt-und Unternehmensinformationen austauschen, Weiterempfehlungen aussprechen und auf weitere Kunden hinweisen.

Notwendige Ressourcen ermitteln und transferieren

Neben der Bereitstellung von Informationen haben Sie die Möglichkeit, dem Lieferanten weitere Ressourcen zur Verfügung zu stellen, z.B. Betriebs-, Prüf- und Messmittel. Darüber hinaus können Sie eigene Mitarbeiter in das Lieferantenunternehmen entsenden, die dort z.B. Personal in Fragen des Prozess- und Qualitätsmanagements weiterbilden, technisches Know-how in Schulungen vermitteln und den Lieferanten beim Fehlermanagement unterstützen.

Schließlich können Sie finanzielle Ressourcen zum Lieferanten transferieren. Dazu gehören insbesondere eine pünktliche Begleichung von Rechnungen, Vorauszahlungen, die Gewährung von Darlehen und die Übernahme von Bürgschaften.

Zusammenarbeit intensivieren, Partnerschaften aufbauen

Möchten Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Lieferanten weiter intensivieren und streben Sie eine partnerschaftliche Beziehung auf der Ebene der Entwicklung und Fertigung an, so sollten Sie Ihre Lieferanten frühzeitig in die Entwicklung von neuen Produkten oder Dienstleistungen einbinden.

Bilden Sie unternehmensübergreifende Entwicklungsteams und setzen Sie bereits bei der gemeinsamen Definition von Anforderungen an. Um die Zusammenarbeit mit dem Lieferantenunternehmen weiter zu verbessern, sollten Sie den Datenaustausch zwischen den beteiligten IT-Systemen standardisieren, z.B. mittels international genormter Datenformate wie EDIFACT und der darauf aufbauenden branchenspezifischen Formate oder mithilfe von Web-EDI-Systemen und elektronischen Produktdatenkatalogen, auf die via Internet zugegriffen werden kann.

Schließlich empfiehlt es sich, einen Prozess zur Konflikthandhabung festzulegen und Regelungen zur Konfliktlösung zu vereinbaren, damit gegebenenfalls auftretende Konflikte effektiv beigelegt werden können, ohne gleich die komplette Geschäftsbeziehung zu gefährden.

Die Risiken einer Entwicklungspartnerschaften bedenken

Beachten Sie, dass eine Entwicklungspartnerschaft nicht ohne Risiken ist. So steigt nicht nur die Abhängigkeit Ihres Unternehmens vom Lieferanten, es verliert auch an Flexibilität. Außerdem besteht die Gefahr des Informationsabflusses. Daher ist es eminent wichtig, dass Sie die Geschäftsbeziehung langfristig absichern, z.B. durch eine Vertragsgestaltung, die es dem Lieferanten untersagt, Konkurrenzunternehmen zu beliefern.

Gemeinsam optimieren auf verschiedenen Projektebenen

Auf der Grundlage einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit können Sie jetzt gemeinsame Optimierungsprojekte mit dem Lieferanten auf verschiedenen Ebenen angehen, so z.B. im Qualitäts- und Prozessmanagement. Dazu gehören nicht nur die Analyse und Lösung von Qualitätsproblemen, sondern auch der Abschluss und Überwachung von Qualitätssicherungsvereinbarungen mit dem Lieferanten, sowie unternehmensübergreifende Qualitätszirkel.

Eine Möglichkeit, Fehler in den Fertigungsprozessen beim Lieferanten aufzuspüren, sind Qualitätsaudits und Lieferantenbesuche durch Mitarbeiter des eigenen Unternehmens. Die Informations- und Materialflüsse lassen sich z.B. durch verbesserte Bedarfsprognosen erzielen, die dem Lieferanten regelmäßig zu übermitteln sind. Maßnahmen im Bereich der Logistik, die die Lieferzeit verkürzen, beziehen sich z.B. darauf, Transportkapazitäten zu erhöhen und Umladungen durch den Einsatz von einheitlichen Transportbehältern zu vermeiden. Schließlich können Sie gemeinsame Wertanalysen durchführen, um die meist hohen Beschaffungskosten zu senken.