Interne Kommunikation: So bringen Sie QM ins Gespräch
Es ist essentiell, dass innerhalb Ihres Unternehmens Informationen über die Wirksamkeit Ihres QM-Systems fließen. Für die Einrichtung der entsprechenden internen Kommunikationsprozesse trägt Ihre Geschäftsleitung die Verantwortung.
Auf die richtigen Kommunikationsinstrumente kommt es an
Kommunikationsprozesse müssen in ihrer Art und von ihrem Umfang her der Größe und Struktur Ihres QM-Systems, der Komplexität der qualitätsbezogenen Prozesse und der Qualifikation und Erfahrung Ihrer Mitarbeiter angemessen zu sein. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur Qualitätsziele und Anforderungen, sondern auch Erfolge und positive Rückmeldungen in Ihrem QM-System kommunizieren. Die Effektivität der internen Kommunikation ist ferner davon abhängig, dass Sie angemessene Kommunikationsinstrumente einsetzen.
Teambesprechungen nicht vergessen
Ein wichtiges und einfaches Instrument zur Kommunikation über die Wirksamkeit Ihres QM-Systems sind Teambesprechungen, die ad hoc oder in geplanter Weise, z. B. wöchentlich, monatlich oder quartalsweise stattfinden können. Sie dienen dazu, aktuelle Themen zu diskutieren, Konflikte zwischen Teammitgliedern zu lösen, Probleme zu analysieren und Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen zu planen und umzusetzen. Wichtige dokumentierte Informationen bei Teambesprechungen sind der Jahresplan, der Maßnahmenplan und Besprechungsprotokolle.
Ganz wichtig: Mitarbeiter informieren
Ihre Mitarbeiter können nur dann ihren Beitrag zum QM-System leisten, wenn sie umfassend über das Betriebsgeschehen informiert sind. Daher ist die Mitarbeiterinformation eine wichtige Führungsaufgabe in Ihrem Unternehmen. Sie versetzt Ihre Mitarbeiter in die Lage, ihre qualitätsbezogenen Aufgaben zu erfüllen und fördert darüber hinaus deren Motivation. Zur Mitarbeiterinformation können Sie eine Vielzahl von Instrumenten einsetzen.
Im Download Interne Kommunikation: Kommunikationsinstrumente im Überblick sind die wichtigsten beispielhaft dargestellt.
Mitarbeiterjahresgespräche durchführen
Ein bedeutendes Instrument der Top-down-Kommunikation sind Mitarbeiterjahresgespräche. Dabei handelt es sich um einmal jährlich stattfindende Gespräche zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten mit dem Ziel, ein gemeinsames Verständnis zur Arbeitssituation und den Qualitätszielen der Mitarbeiter zu schaffen.
Unverzichtbar: Mitarbeiterbefragungen
Nur dauerhaft zufriedene und motivierte Mitarbeiter werden ihre Qualitätsziele erreichen. Daher sollten Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchführen, in denen Sie Informationen über Einstellungen, Bedürfnisse und Probleme Ihrer Mitarbeiter gewinnen. Mitarbeiterbefragungen sind aber auch ein wichtiges Instrument der Erfolgskontrolle. Sie geben Aufschluss darüber, wie wirksam Ihre Mitarbeiter geführt werden. Wichtig sind auch Meinungen Ihrer Mitarbeiter zur Produktgestaltung und Kundenorientierung.
Fehler kommunizieren
„Nur wer nichts macht, macht keine Fehler.“ Diese Binsenweisheit lässt sich auch auf das Arbeitsleben übertragen. Entscheidend für die Wirksamkeit Ihres QM-Systems ist daher eine Firmenkultur, in der menschliche Fehlleistungen als Chance zum Lernen genutzt werden. In diesem Sinne sollten Sie Ihre Mitarbeiter auffordern, Fehler aus ihren Arbeitsbereichen, auch selbst verursachte, unaufgefordert zu melden, damit diese erfasst und mithilfe geeigneter Korrekturmaßnahmen zügig beseitigt werden können. Wichtig ist, dass Sie Fehler unabhängig von Personen, also ausschließlich auf einer sachlichen Ebene betrachten.
Verbesserungswesen einbeziehen
Berücksichtigen sollten Sie ferner Ihr Verbesserungswesen, insbesondere Ihr Betriebliches Vorschlagswesen (BVW), Ihre Qualitätszirkel und KVP-Workshops. Auch hier findet ein Kommunikationsfluss von unten nach oben statt. Die Einbindung Ihrer Mitarbeiter in das Verbesserungswesen führt dazu, dass die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sowie die bestehenden Prozesse und Strukturen in Ihrem Unternehmen kontinuierlich kritisch hinterfragt und ggf. optimiert werden. Genau dies wird in Kapitel 10 der ISO 9001:2015 gefordert.
