Gelebtes QM: Nur so bringt es Nutzen für Ihr Unternehmen
Einer der Hauptgründe, warum das QM-System des Unternehmens nicht wirklich gelebt wird, ist die Splittung zwischen QM und Tagesgeschäft. Nur wer es schafft, diesen Konflikt aufzulösen, wird den Nutzen des Systems auch wirklich generieren können.
Das fordert die Norm
Selbst die ISO 9001:2015 fordert in Abschnitt 5.1.1b die oberste Leitung auf, sicherzustellen, dass die Anforderungen des QM-Systems in die Geschäftsprozesseder Organisation integriert werden, also ein gelebtes QM.
Nur fürs Zertifikat
In den meisten Unternehmen ist ein nicht gelebtes QM-System selbst verschuldet. Man hat den Mitarbeitern in der Vergangenheit immer wieder deutlich gemacht: Bald kommt der Auditor – dann müssen wir jetzt unsere Aufgaben aus dem QM-System erledigen. Das restliche Jahr kräht kein Hahn danach. Auch wird das Argument „das müssen wir für den Auditor machen“ häufig genutzt.
Den Nutzen darstellen
Bei allem, was Sie tun, sollten Sie sich daher immer wieder den Nutzen der jeweiligen Regelung vor Augen führen und diese Ihren Mitarbeitern verdeutlichen. Häufig dient z.B. das Erstellen einer Aufzeichnung (dokumentierte Information als Nachweis) dazu, das Unternehmen rechtlich oder gegenüber dem Kunden abzusichern. Solche Nachweise sollten natürlich auch zuverlässig das ganze Jahr über erstellt werden und nicht nur zum Audit.
Minimalen Aufwand erzeugen und Redundanzen vermeiden
Dann sollten Sie stets darauf bedacht sein, alle Anforderungen mit möglichst einfachen Mitteln und wenig Aufwand zu erfüllen. Wenn Mitarbeiter heute eines sicherlich nicht haben, dann ist es zu viel freie Arbeitszeit. Sorgen Sie dafür, dass wichtige Informationen nur einmal, und dann möglichst im führenden IT-System, erfasst werden. Doppelerfassungen sind nicht nur zeitintensiv, sondern verursachen auch Fehler.
QM-Dokumente suchen und finden
Ein weiterer Stolperstein ist es, wenn Mitarbeiterkeinen oder nur einen sehr unkomfortablen Zugriffauf Ihre QM-Dokumente haben. Nicht selten habe ich in einem Audit die Frage gehört „Wo ist denn nochmal der QM-Ordner?“. Wenn dieser Ordner als das Eigentum des QMB angesehen wird, gehört der Inhalt in logischer Konsequenz auch nicht zum eigenen Tagesgeschäft. Finden Sie daher Möglichkeiten, wie Sie Ihren Mitarbeiterndie notwendigen Dokumente in deren jeweiligem Arbeitsbereich zur Verfügung stellen. Besonders vorteilhaft ist es hier, dass Mitarbeiter nur noch einen kleinen Ausschnitt der QM-Dokumentation sehen und nicht mehr von der Gesamtmenge erschlagen werden. Die Abwehrhaltung ist bei einem Dutzend Dokumenten meist wesentlich kleiner, als bei 700 Dokumenten, aus denen man sich die richtigen heraussuchen muss.
Gelebtes QM = Beteiligung der Mitarbeiter
Es ist kaum zu erwarten, dass sich Mitarbeiter freuen, wenn Sie still und heimlich tolle QM-Dokumente erzeugt haben und ihnen diese feierlich übergeben. Stattdessen sollten Sie die Mitarbeiter bei der Erstellung der Dokumente unterstützen, indem Sie z.B. einenWorkshop zur Prozessaufnahme moderieren.
