Die Qualifikation interner Auditoren im Blick behalten

In allen Unternehmensbereichen ist es wichtig, dass Mitarbeiter zumindest eine ausreichende Qualifikation für die jeweilige Tätigkeit haben. Im Bereich Qualitätsmanagement ist dies leider nicht immer die Regel. Oft ohne Ausbildung oder nur mit einem Zweitages-Grundkurs sollen Mitarbeiter die wichtige Position des Auditors bekleiden.

Top oder Flop – die Qualifikation interner Auditoren zählt

Mit dem Auditor steht und fällt ein Audit. Soll heißen, Auditoren, die fachlich oder persönlich keine ausreichende Befähigung haben, können das gesamte Audit und dementsprechend auch die positiven Effekte für die Organisation zunichte machen.

So z. B. wenn der Auditor

• zu wenige Prozesskenntnisse hat und daher nur an der Oberfläche bleibt,
• das aktive Zuhören nicht beherrscht, sondern sich vielmehr selbst gerne reden hört und es so zu Fehlinterpretationen kommt,
• zu wenig auf die auditierte Einheit eingeht und es so zu einer Missstimmung im Audit kommt,
• keine geeigneten Stichproben auswählt, die das erkannte Problem ausreichend belegen.

Dies sind nur einige Dinge, die es zu verbessern gilt.

Hausgemachte Problem sind oft Schuld

Interne Auditoren haben oft nur eine theoretische Ausbildung. Das erste Audit ist dann eher ein Ausprobieren. Alternativ laufen neue Auditoren mit erfahrenen Auditoren mit. Doch was ist hier Erfahrung? Keine Ausbildung als Auditor aber schon 20 Audits gemacht? Oder die Ausbildung vor 10 Jahren gemacht, aber niemals Audits durchgeführt?

Coaching hilft bei den ersten Audit-Schritten

Machen Sie es daher besser und kombinieren Sie die Ausbildung Ihrer Auditoren mit einem Coaching. Dies bedeutet, dass die neuen Auditoren ihre ersten Auditerfahrungen unter Anleitung eines professionellen Auditcoachs durchführen und hier das eigene Auftreten gespiegelt bekommen.

Gleichzeitig erhalten Sie wertvolle Anregungen, wie Situationen oder Themenstellungen vielleicht anders hätten gemeistert werden können.

Im nächsten Audit können diese wertvollen Erfahrungen dann direkt umgesetzt werden. Auf diese Weise bauen sich neue Auditoren ihren eigenen Stil auf und führen schon sehr schnell fundierte und erfolgreiche Audits durch. Da dies auch die Auditierten merken, sind diese Coachings für alle Seiten eine große Bereicherung.

Qualifikation von QM-Fachpersonal nicht aufschieben

Ein weiterer Aspekt bei der Qualifikation von QM-Fachpersonal und auch internen Auditoren, den es zu beachten gilt, hängt mit der Revision der ISO 9001 zusammen.

In den vergangenen Monaten haben immer wieder Informationen des ISO-Komitees bezüglich der Überarbeitung der ISO 9001 die Runde gemacht. Zunächst sollte bereits dieses Jahr die neue Norm erscheinen, mit der Folge, dass viele Unternehmen die Schulungsbedarfe von Qualitätsfachkräften auf Eis legen – keine gute Idee!

Veröffentlichung der neuen ISO 9001 wurde mehrmals verschoben

Die ISO kündigte im August 2023 an, vorzeitig eine Revision der ISO 9001 zu erarbeiten. Die neue Norm sollte im Dezember 2025 veröffentlicht werden.

Diese Information war für viele Unternehmen bereits Grund genug, Schulungen in Sachen QM erst einmal zu sperren. Im August 2024 war dann aber klar, dass aufgrund der vielen Kommentare zur Norm ein zweiter Entwurf notwendig wird. Im September wurde nach einer weiteren Gremiumssitzung entschieden, dass die Veröffentlichung der neuen ISO 9001 wohl erst im Herbst 2026 stattfinden wird.

Fehlende Kompetenz tut weh

Daran können Sie sehen, dass es bislang nicht sicher ist, wann die neue Norm nun tatsächlich erscheint.

Sicher hingegen ist, dass Ihre Mitarbeiter in Sachen QM bis dahin wohlmöglich jeden einzelnen Arbeitstag mit Qualifikationsdefiziten arbeiten. Die sich hieraus ergebenden Unsicherheiten und auch Fehler können z. B. dazu führen, dass

• das QM-System auf geringere Akzeptanz in der Organisation und bei Kunden stößt,
• es zu einer fehlerhaften Umsetzung von Normforderungen kommt oder
• das Abstellen von Fehlern aufgrund mangelnder Methodenkenntnisse nicht gelingt.

Alles in allem tut das der Effizienz und Effektivität Ihrer Organisation nicht gut.

Einfache Aktualisierung der Norm möglich

Zudem wurde schon bekannt gegeben, dass die nächste Revision verhältnismäßig „klein“ sein wird. Also nicht zu vergleichen mit der Norm von 2015, bei der sich die gesamte Struktur noch einmal verändert hat und es viele gewichtige Neuerungen, wie z. B. den risikobasierten Ansatz, den Kontext oder das Wissen der Organisation gab.

Daher dürften Sie und Ihre Kollegen in einer kleinen Auffrischungsschulung schnell wieder auf dem aktuellen Stand sein. Planen Sie also die erforderlichen Schulungen für 2025 auf jeden Fall ein!