Auditkultur – so holen Sie alle Beteiligten ins Boot
Interne Audits können in Unternehmen immer wieder zu Spannungen zwischen den beteiligten Mitarbeitern führen. Dafür gibt es unterschiedliche Ursachen. Das Einhalten von bestimmten Vorgaben kann viele Probleme bereits im Vorfeld vermeiden oder lösen. Damit Sie interne Audits in Ihrem Unternehmen erfolgreich durchführen, ist es wichtig, eine Auditkultur zu entwickeln. Was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie hier.
Ankündigung des Audits und Reminder
Starten Sie damit, das Audit so rechtzeitig anzukündigen, dass sich die Mitarbeiter darauf einstellen und für Vertretungen sorgen können. Werden die Audittermine bereits zu Jahresbeginn kommuniziert, kann es durchaus hilfreich sein, ca. zwei Wochen vor dem Termin noch einmal eine kleine Erinnerung zu schicken.
Termine verbindlich – keine Verschiebungen des Audits
Diese Audittermine sollten allerdings nur in absoluten Ausnahmefällen verschoben werden. Manche Abteilungen neigen dazu, das Tagesgeschäft schon als ausreichendes Argument zur Verschiebung des Audits zu benutzen. Zum einen steigen die Vorbereitungszeiten für ein Audit durch kurzfristig Absagen zum Teil deutlich an, zum anderen ist dies kein wertschätzender Umgang mit der Arbeitszeit des Auditors.
Der richtige Einstieg ins Audit
Zu Beginn des Audits wird nun in der Eröffnungsrunde das Wichtigste auf den Punkte gebracht, wie z.B.
- Vorstellung der Teilnehmer
Sollten sich noch nicht alle Teilnehmer des Audits kennen, gebietet es die Höflichkeit, sich zu Beginn kurz vorzustellen.
Neben dem Namen sollten hier auch der eigene Arbeitsbereich sowie ggf. vorhandene Spezialthemen und -aufgabengebiete benannt werden. - Was ist ein Audit?
Diese Frage sollte gerade für Neulinge in der Auditierung zunächst mit einfachen Worten geklärt werden. Dies entkräftet Vorbehalte und steigert die Akzeptanz.
Betonen Sie dabei immer, dass es nicht darum geht, Mitarbeitern Fehler nachzuweisen, sondern Schwachstellen in den Prozessen zu finden, die dann gemeinsam ausgemerzt werden. - Ängsten vorbeugen
Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, was passiert, wenn wirklich ein Fehler oder ein Verbesserungspotenzial gefunden wird. Namen im Zusammenhang mit Fehlern sind ein absolutes Tabu! - Keine Störungen
Während eines Audits sind alle Störungen zu vermeiden. Telefoniert ein Auditteilnehmer, müssen alle weiteren Beteiligten warten, was eine eindeutige Ressourcenverschwendung ist.
Nach dem Audit
Am Ende des Audits sollten alle gefundenen Aspekte offen mit allen Beteiligten und nicht nur mit den Vorgesetzten besprochen werden. Vergessen Sie dabei nicht die positiven Feststellungen. Der Auditbericht sollte zeitnah, am besten am gleichen Tag, erstellt und den Bereichen zur Verfügung gestellt werden. Termine für die Einreichung geeigneter Maßnahmen zu Abweichungen sollten schriftlich fixiert und nachgehalten werden.
