Mit den 5S die Verschwendung von Ressourcen vermeiden

Das 5S-Prinzip wird unter anderem häufig als Bestandteil der Total Productive Maintenance (TPM) angewandt, bei der eine Nulltoleranz gegenüber Verlusten oder Verschwendung durch Leistungsabfall, Störungen, Defekte, Maschinen-/Produktionsausfälle, Qualitätsmängel und Unfälle angestrebt wird. Der wohl bekannteste Anwender des 5S-Prinzips ist der Autohersteller Toyota, bei dem das Prinzip wesentlicher Bestandteil des Toyota-Produktionssystems ist.

Verschwendung menschlicher Arbeitskraft vermeiden

Ziel des 5S-Prinzips ist es, sich mithilfe „schlanker“, ordentlicher und sauberer Arbeitsplätze auf das Wesentliche der Arbeitserledigung zu konzentrieren. Die Steigerung der wertschöpfenden Anteile einer Tätigkeit sind hierbei sowohl Ursache als auch Wirkung der Ressourcenschonung.

Zur Vermeidung der Verschwendung menschlicher Arbeitskraft spielen folgende Punkte eine wesentliche Rolle:

• Personelle Ressourcen lassen sich bedarfsgerecht planen, einsetzen und weiterentwickeln, wenn die Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse und deren Wechselwirkungen bekannt sind. Hierzu können Prozesslandkarten und Prozessbeschreibungen eingesetzt werden.
• Mithilfe einer Bedarfsanalyse werden fachliche, methodische und soziale Anforderungen einer Stelle (Soll) mit dem vorhandenen Wissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter (Ist) abgeglichen (Soll-Ist-Vergleich), um Stellen optimal besetzen und Arbeitsplätze und -umgebungen optimal auszustatten.
• Arbeitgeber, direkte Vorgesetzte und Mitarbeiter müssen sich der gegenseitigen Erwartungen bewusst sein, um eine übermäßige (Früh-)Fluktuation zu vermeiden.
• Die Arbeitsumgebung, Arbeitsplätze und Arbeitsabläufe (Prozesse) können insbesondere dann optimal gestaltet werden, wenn Klarheit über die internen und externen Kunden-Lieferanten-Beziehungen besteht.
• Die Verantwortlichkeiten müssen klar festgelegt werden: Wer ist für was verantwortlich? Wer darf was entscheiden?
• Jeder Mitarbeiter muss systematisch eingearbeitet werden.
• Die Geschäftsführung und die (direkten) Vorgesetzten müssen sich der Bedeutung der Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg bewusst sein und ihre Wertschätzung unter anderem durch eine angemessene Ausstattung der Arbeitsplätze und der Arbeitsumgebung ausdrücken.
• Fehler sollten als Chance zur Verbesserung gesehen werden, woraus sich eine konstruktive Fehlerkultur entwickelt.
• Die Bedeutung echter Führungskompetenz und der Vorbildfunktion der Vorgesetzten ist für die Aufrechterhaltung 5S-konformer Arbeitsplätze, reibungslose Arbeitsabläufe (Prozesse), dauerhaft engagierte Mitarbeiter und eine größtmögliche Ressourcenschonung nicht zu unterschätzen.

Verschwendung von Arbeitsmitteln und Material vermeiden

Das 5S-Prinzip soll „schlanke“ Arbeitsplätze gewährleisten, d.h., der Arbeitsplatz soll mit den Arbeitsmitteln und Materialien ausgestattet sein, die für einen reibungslosen Arbeitsablauf notwendig sind – nicht mehr und nicht weniger.

•  Welche Arbeitsmittel und Materialien dies sind, wird mithilfe einer Bedarfsanalyse ermittelt.
• Sobald der Bedarf an Arbeitsmitteln und Materialien bekannt ist, wird ein geeignetes Ordnungssystem festgelegt.
• Damit Arbeitsplätze, die Arbeitsumgebung und Lager-/Aufbewahrungsflächen nicht unnötig mit Material etc. zugstellt werden, ist es wichtig, die Bestände zu optimieren.
• Die Anwendung des 5S-Prinzips sollte auch die optimale Nutzung vorhandener Kapazitäten beinhalten (z.B. zu beachten: Nutzungshäufigkeit, räumliche Anordnung, Personal- und Materialwege).
• Die Nachhaltigkeit der Arbeitsmittel und Materialien wird zukünftig immer wichtiger. Es gilt: Abfall vermeiden, Material wiederverwenden/verwerten, Restmüll ordnungsgemäß entsorgen.

Verschwendung von Zeit vermeiden

Die Vermeidung von Zeitverschwendung und die optimale Nutzung vorhandener zeitlicher Ressourcen sind zwei der herausragenden Themen im Prozess- und Qualitätsmanagement: Beides steht für kurze Durchlaufzeiten,optimale Kapazitätsauslastung und hohe Produktivität.

Zeitverschwendung kann folgendermaßen verhindert werden:

• Arbeitsabläufe (Prozesse) sollen nicht einfach nur schneller ablaufen (Arbeitsverdichtung, Zeitdruck, Fehleranfälligkeit), sondern mithilfe der Prozessoptimierung tatsächlich besser werden.
• Festgelegte Termine (auch: Meilensteintermine) dienen als Fixpunkte und treiben Arbeitsabläufe bzw. Prozesse voran.
• Unnötige Personal- und Materialwege sind zu vermeiden.
• Die Einhaltung festgelegter Ordnungssysteme vermeidet unnötige Such- und Umräumaktionen.
• Eine Engpassanalyse dient dazu, engpassbedingte Verzögerungs- und Wartezeiten zu vermeiden.
• Alle genannten Punkte dienen dazu, vorhandene Kapazitäten optimal zu nutzen, Auslastungsgrade ggf. durch eine Neuanordnung zu erhöhen, Durchlaufzeiten zu verringern und die Produktivität zu steigern.

Verschwendung finanzieller Mittel vermeiden

Die „schlanke“, aber bedarfsgerechte Arbeitsplatzgestaltung sowie alle Maßnahmen zur Vermeidung von personeller, materieller und zeitlicher Ressourcenverschwendung laufen auf die Schonung der finanziellen Ressourcen bzw. die Ausschöpfung vorhandener finanzieller Potenziale hinaus. Wichtig sind:

• Klärung des tatsächlichen Investitionsbedarfs
• systematisches Ressourcenmanagement
• Sicherung der Liquidität
• Vermeidung von Überschuldung
• strategische Vorgehensweise nach dem Motto: „Erst besser werden, dann größer!“

Kennzahlengestützte Erfolgskontrolle

Obwohl sich die dauerhafte Aufrechterhaltung des 5S-Prinzips eindeutig durch die Ausstattung, Ordnung und Sauberkeit am jeweiligen Arbeitsplatz darstellt, ist es sinnvoll, die Wirksamkeit des 5S-Prinzips kennzahlengestützt nachzuweisen.Hierzu eignen sich insbesondere als Kennzahlen z.B. die Durchlaufzeit, die Abwicklungszeit, der Kapazitätsauslastungsgrad, die Produktivität, die Nacharbeitszeit, der/die Ausschuss(teile), der Materialaufwand, die Bestellkosten, die Lagerhaltungskosten, der Personalkostenanteil u.a.