Digitale Betriebsanleitung gemäß Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 umsetzen

Hersteller stehen mit der neuen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 vor der Herausforderung, ihre Maschinen mit einer jederzeit zugänglichen und verständlichen Betriebsanleitung auszustatten und bereitzustellen – zunehmend auch als digitale Betriebsanleitung. Die Verordnung schafft hierfür einen modernen Rechtsrahmen und ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen die ausschließliche Bereitstellung digitaler Anleitungen. Doch welche spezifischen Bedingungen müssen erfüllt sein, um den Anforderungen der Verordnung gerecht zu werden und eine sichere Nutzung der Maschinen zu gewährleisten?

Digitale Betriebsanleitung: Die Bedingungen zur Bereitstellung

Die folgenden Bedingungen zur Bereitstellung der Betriebsanleitung in digitaler Form müssen erfüllt sein:

• Der Hersteller informiert den Nutzer auf der Maschine (oder, falls dies nicht möglich ist, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument) darüber, wie der Nutzer auf die digitale Betriebsanleitung zugreifen kann.
• Der Hersteller stellt die digitale Betriebsanleitung in einem Format bereit,
  • das der Nutzer ausdrucken kann,
  • das der Nutzer herunterladen kann und
  • das der Nutzer auf einem elektronischen Gerät speichern kann.
• Der Hersteller macht die digitale Betriebsanleitung zusätzlich online, d.h. über das Internet, zugänglich
  • dauerhaft während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine,
  • mindestens aber zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine, falls die Lebensdauer der Maschine kürzer als zehn Jahre ist.
• Der Hersteller stellt die Betriebsanleitung innerhalb eines Monats jedem Nutzer kostenlos in Papierform bereit, wenn der Nutzer dies zum Zeitpunkt des Kaufs der Maschine verlangt.
• Der Hersteller stellt privaten Nutzern und Nutzern von Migrationsprodukten zusätzlich zur digitalen Betriebsanleitung alle Sicherheitsinformationen kostenlos in Papierform bereit.

Der Hersteller muss ebenfalls sicherstellen,

• dass Händler die Betriebsanleitung auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs kostenlos in Papierform bereitstellen,
• dass die Betriebsanleitung in der kleinsten kommerziell verfügbaren Verpackungseinheit beiliegt.

Digitale Betriebsanleitung: Welches Format?

Der Hersteller muss gewährleisten, dass der Maschine die Betriebsanleitung beigefügt ist. Er kann die Betriebsanleitung unter bestimmten Bedingungen hierfür auch ausschließlich in digitaler Form bereitstellen.

Eine der Bedingungen ist, dass der Hersteller die digitale Betriebsanleitung in einem Format bereitstellen muss, das es dem Nutzer erlaubt, die Betriebsanleitung auszudrucken, herunterzuladen und auf einem elektronischen Gerät zu speichern.

Die Betonung liegt hier auf dem digitalen Format, also auf der Art und Weise, wie die Informationen elektronisch kodiert und gespeichert werden. Das digitale Format bezeichnet demnach die Darstellung der Daten in einer für Computer verständlichen Form.

Jedes digitale Format hat seine eigenen Merkmale

Hier einige Beispiele:

Verfügbarkeit der Daten

Eine weitere Bedingung dafür, dass der Hersteller die Betriebsanleitung ausschließlich in digitaler Form bereitstellen darf, ist, dass er die Betriebsanleitung während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine online zugänglich machen muss.

Bei dieser zweiten Bedingung liegt der Fokus des Gesetzgebers also nicht auf dem technischen Format der Daten, sondern auf der Art der Zugriffsmöglichkeit auf die Daten durch den Nutzer, auf der Verfügbarkeit. In diesem Fall also auf Verfügbarkeit der digitalen Betriebsanleitung über das Internet. Wenn die Betriebsanleitung in einem passenden digitalen Format vorliegt, kann sie auch online zugänglich gemacht werden, z.B. auf Cloud-Plattformen, Websites, Servern oder anderen online verfügbaren Speichermedien.

Digitale Betriebsanleitung = Zeit und Kosten gespart?

Die Möglichkeit, eine Betriebsanleitung ausschließlich digital bereitzustellen, scheint zunächst eine Erleichterung zu sein, da sie Zeit- und Kosteneinsparungen verspricht. Doch dieser Eindruck kann trügerisch sein. In der Planung sollten mögliche zusätzliche Aufwände berücksichtigt werden:

Eine wichtige Einschränkung ist, dass der Hersteller unter bestimmten Umständen die Betriebsanleitung auch in Papierform bereitstellen muss. Das bedeutet, dass Informationen doppelt – in gedruckter und digitaler Form – erstellt und verwaltet werden müssen, was mehr Aufwand erfordert als bei einer rein gedruckten Version.

Zudem ist eine alleinige digitale Bereitstellung nicht ausreichend. Wer die Anleitung online bereitstellt, muss sicherstellen, dass diese dauerhaft im Internet abrufbar ist, was neue Prozessanforderungen mit sich bringt. Auch die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung von Daten über zehn Jahre erfordert besondere Prozesse, um Lesbarkeit und Verfügbarkeit sicherzustellen.

Derzeit muss die Betriebsanleitung physisch „beiliegen“. Eine ausschließliche Online-Bereitstellung vor dem 20. Januar 2027 ist ausgeschlossen. Ebenso ist eine digitale Bereitstellung auf separaten Medien oder der Maschine nicht zulässig, es sei denn, der Nutzer hat jederzeit Zugriff auf alle sicherheitsrelevanten Informationen.

Für privat genutzte Maschinen bleibt die Papierform ebenfalls erforderlich.

Bereits jetzt können Sie Schritte in Richtung Digitalisierung unternehmen

Sie können heute schon eine digitale, online abrufbare Betriebsanleitung neben der Printfassung anbieten. So gewinnen Sie Zeit, um Ihre Prozesse an die Digitalisierung anzupassen und sind am 20. Januar 2027 konform mit der neuen EU-Maschinenverordnung.