Die Betriebsanleitung in der neuen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: ein Faktencheck

Hersteller stehen mit der neuen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 vor der Herausforderung, ihre Maschinen mit einer jederzeit zugänglichen und verständlichen Betriebsanleitung auszustatten und bereitzustellen – zunehmend auch in digitaler Form. Die Verordnung schafft hierfür einen modernen Rechtsrahmen und ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen die ausschließliche Bereitstellung digitaler Anleitungen. Doch welche spezifischen Bedingungen müssen erfüllt sein, um den Anforderungen der Verordnung gerecht zu werden und eine sichere Nutzung der Maschinen zu gewährleisten?

Vielleicht sollte man zunächst klären, was mit „Betriebsanleitung“ gemeint ist, denn die Maschinenrichtlinie und die Maschinenverordnung verwenden folgende drei Begriffe:

• technische Dokumentation
• technische Unterlagen
• Betriebsanleitung

Die Begriffe „technische Dokumentation“ und „technische Unterlagen“ bezeichnen alle Unterlagen zu einer Maschine einschließlich Betriebsanleitung, Konformitätserklärung, dokumentierter Risikobeurteilung, Prüfungsberichte usw. Diese Unterlagen sind nicht für den Kunden, sondern ggf. für die Marktaufsicht gedacht. Der Kunde erhält „nur“ die Betriebs- oder „Einbauanleitung“. Natürlich kann ein Hersteller mit seinen Kunden weitere Vereinbarungen über die bereitzustellende Dokumentation treffen.

„Betriebsanleitung“ ist der zusammenfassende Begriff für alle handlungsrelevanten Kundeninformationen für den gesamten Produktlebenszyklus des Produkts, einschließlich Übersichtszeichnungen (soweit handlungsrelevant) und Ersatzteilliste für sicherheitsrelevante Bauteile.

Die Betriebsanleitung in der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG

Die wichtigsten Abschnitte der Maschinenrichtlinie zur Betriebsanleitung sind:

• Artikel 5 Inverkehrbringen und Inbetriebnahme Abschnitt c): Grundsätzliche Forderung zur Bereitstellung einer Betriebsanleitung
• Anhang 1, Abschnitt 1.7.4 Betriebsanleitung: Anforderungen wie Amtssprache des Verwenderlands, Kennzeichnung als „Originalbetriebsanleitung“ bzw. „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“ sowie detaillierte Anforderungen an die Inhalte (diese Anforderungen werden für bestimmte Maschinentypen in weiteren Abschnitten ergänzt)

Diese dritte Aktualisierung (Ausgabe 2.3) enthält Bestimmungen über die Betriebsanleitung und die EU-Konformitätserklärung sowie über die Montageanleitung und die Einbauerklärung für unvollständige Maschinen, sofern diese in digitalem Format bereitgestellt werden. Sie beziehen sich auf Artikel der neuen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (…), die am 19.07.2023 in Kraft getreten ist und ab dem 20. Januar 2027 gilt.

Die Europäische Kommission reagiert vorausgreifend auf eine Regelung in der neuen Maschinenverordnung VO (EU) 2023/1230: die Bereitstellung von Dokumenten in digitalem Format.

Die Europäische Kommission nennt zwei Gründe:

• die hohe Durchdringung der EU-Haushalte mit Internetzugang
  Im Jahr 2023 verfügten 93 % der EU-Haushalte über einen Internetzugang.
• der Rückschluss, dass die Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen der ab dem 20.01.2027 gültigen neuen Maschinenverordnung auch die Einhaltung der entsprechenden Bestimmungen der aktuell gültigen Maschinenrichtlinie gewährleistet

Damit kommt die EU langjährigen Forderungen betroffener Kreise entgegen: endlich eine offizielle Argumentationshilfe für eine Verfahrensweise, die man längst praktizieren möchte bzw. die trotz Rechtsunsicherheiten teilweise längst praktiziert wird.

Die Betriebsanleitung in der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230

Im Vergleich zur Maschinenrichtlinie betont die Maschinenverordnung die gemeinsame Verantwortung von Hersteller und Distributor bis hin zum Händler, dem Kunden zum technischen Produkt eine Betriebsanleitung bereitstellen zu müssen. Die neue Maschinenverordnung soll ebenfalls einen Guide erhalten, ein Veröffentlichungstermin ist jedoch noch nicht angekündigt.

Die wichtigsten Abschnitte der neuen Maschinenverordnung zur Betriebsanleitung sind:

• Artikel 10 Pflichten der Hersteller von Maschinen und dazugehörigen Produkten, insbesondere Absatz 7. Der Absatz enthält die Erlaubnis der alleinigen digitalen Veröffentlichung einer Betriebsanleitung, diese wird allerdings eingeschränkt durch zahlreiche Bedingungen bis hin zur Papierpflicht für nicht professionelle Anwender.
• Anhang III 1.7.4. Betriebsanleitung (Forderungen an einzelne Inhalte). Diese generellen Anforderungen werden wie in der bisherigen Maschinenrichtlinie in weiteren Abschnitten für bestimmte Maschinentypen ergänzt.

Welche Bedingungen zur Bereitstellung einer digitalen Betriebsanleitung gemäß Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 müssen erfüllt sein?

 Die folgenden Bedingungen zur Bereitstellung der Betriebsanleitung in digitaler Form müssen erfüllt sein:

• Der Hersteller informiert den Nutzer auf der Maschine (oder, falls dies nicht möglich ist, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument) darüber, wie der Nutzer auf die digitale Betriebsanleitung zugreifen kann.
• Der Hersteller stellt die digitale Betriebsanleitung in einem Format bereit,
  • das der Nutzer ausdrucken kann,
  • das der Nutzer herunterladen kann und
  • das der Nutzer auf einem elektronischen Gerät speichern kann.
• Der Hersteller macht die digitale Betriebsanleitung zusätzlich online, d.h. über das Internet, zugänglich
  • dauerhaft während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine,
  • mindestens aber zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine, falls die Lebensdauer der Maschine kürzer als zehn Jahre ist.
• Der Hersteller stellt die Betriebsanleitung innerhalb eines Monats jedem Nutzer kostenlos in Papierform bereit, wenn der Nutzer dies zum Zeitpunkt des Kaufs der Maschine verlangt.
• Der Hersteller stellt privaten Nutzern und Nutzern von Migrationsprodukten zusätzlich zur digitalen Betriebsanleitung alle Sicherheitsinformationen kostenlos in Papierform bereit.

Der Hersteller muss ebenfalls sicherstellen,

• dass Händler die Betriebsanleitung auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs kostenlos in Papierform bereitstellen,
• dass die Betriebsanleitung in der kleinsten kommerziell verfügbaren Verpackungseinheit beiliegt.

In der digitalen Betriebsanleitung gemäß neuer Maschinenverordnung Kontaktdaten angeben

Der Hersteller sollte in der Betriebsanleitung die Kontaktdaten angeben, unter denen der Nutzer die Zusendung einer gedruckten Betriebsanleitung per Post anfordern kann.

Jedes digitale Format hat seine eigenen Merkmale

Hier einige Beispiele:

Digitale Betriebsanleitung: Hersteller muss Daten online zugänglich machen

Eine weitere Bedingung dafür, dass der Hersteller die Betriebsanleitung ausschließlich in digitaler Form bereitstellen darf, ist, dass er die Betriebsanleitung während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine online zugänglich machen muss.

Bei dieser zweiten Bedingung liegt der Fokus des Gesetzgebers also nicht auf dem technischen Format der Daten, sondern auf der Art der Zugriffsmöglichkeit auf die Daten durch den Nutzer, auf der Verfügbarkeit. In diesem Fall also auf Verfügbarkeit der digitalen Betriebsanleitung über das Internet. Wenn die Betriebsanleitung in einem passenden digitalen Format vorliegt, kann sie auch online zugänglich gemacht werden, z.B. auf Cloud-Plattformen, Websites, Servern oder anderen online verfügbaren Speichermedien.

Digitale Betriebsanleitung – Erleichterung in Form von Zeit- und Kostenersparnis?

Die Möglichkeit, die Betriebsanleitung nur noch digital zur Verfügung zu stellen, klingt auf der ersten Blick nach Erleichterung in Form von Zeit- und Kostenersparnis, einem effektiveren und effizienteren Change-Management. Aber nur auf den ersten Blick. Fakt ist, dass die neuen Möglichkeiten sogar einen Mehraufwand bedeuten können, über den man sich bei der Planung im Klaren sein muss:

• Die rechtliche Vorgabe, dass der Hersteller die Betriebsanleitung unter Umständen, die er nicht kontrollieren kann, auch vollständig oder teilweise in Papierform zur Verfügung stellen muss, ist ein gewaltiger Hemmschuh:
  • Der Hersteller muss bestimmte Informationen stets doppelt planen, erstellen, verwalten und vorhalten: als Print und digital. Das ist mehr Aufwand, als er mit einer reinen Printfassung hat.
  • Moderne, individualisierte Darbietungsformate müssen für Printfassungen explizit mitgedacht und parallel realisiert werden – das kann ein Hemmschuh für innovative Kommunikationslösungen im Unternehmen sein.
• Digital alleine reicht nicht aus. Wer die Betriebsanleitung digital bereitstellt, muss die Betriebsanleitung auch online über das Internet bereitstellen – dies erfordert neue Prozesse.
• Auch die vorgeschriebene Langzeitarchivierung der Daten erfordert neue Prozesse.
  Lesbarkeit und Verfügbarkeit von digitalen Daten und Onlinedaten über einen Zeitraum von zehn Jahren und mehr hinweg ist eine gehörige Herausforderung, die mit Planung und Aufwand verbunden ist.

Muss ein Hersteller nach der Maschinenverordnung künftig mehr dokumentieren als bisher gemäß der Maschinenrichtlinie?

Das werden sicherlich viele behaupten. Aber nicht irgendwelche Spiegelstriche in der Verordnung bestimmen die Dokumentationspflicht, sondern die Ergebnisse der firmenindividuellen Risikoanalyse. Die Maschinenverordnung nennt bei den zu dokumentierenden Inhalten folgende neue Details zu Mindestangaben:

• Internetadresse oder maschinenlesbarer Code, die oder der die EU-Konformitätserklärung inhaltlich wiedergibt und Einzelangaben der Maschine enthält, die aber nicht zwangsläufig auch die Seriennummer und die Unterschrift enthalten müssen
• Angabe der Masse (bisher wurde der Begriff „Gewicht“ verwendet)
• Bei geräuschmindernden Maschinen oder dazugehörigen Produkten muss in der Betriebsanleitung gegebenenfalls angegeben werden, wie diese Geräte, Maschinen und dazugehörigen Produkte ordnungsgemäß zusammenzubauen und einzubauen sind.
• Informationen über die erforderlichen Vorkehrungen, Geräte und Mittel für die sofortige und schonende Rettung von Personen
• Sind aufgrund der Bauart der Maschine oder des dazugehörigen Produkts Emissionen gefährlicher Stoffe aus der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt möglich, die Eigenschaften der Auffang-, Filterungs- oder Ableitungseinrichtung, wenn diese nicht mit der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt geliefert wird, und eine der folgenden Angaben:
  • Durchsatz der Emission gefährlicher Werkstoffe und Substanzen aus der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt
  • Konzentration der gefährlichen Werkstoffe oder Substanzen, […], die zusammen mit der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt verwendet werden, in der Umgebung der Maschine oder des dazugehörigen Produkts
  • Wirksamkeit der Auffang- oder Filtervorrichtung und die Bedingungen, die zu beachten sind, damit ihre Wirksamkeit im Zeitverlauf erhalten bleibt

Weiterführenden Informationen finden Sie in unserem Praxismodul Maschinenverordnung | WEKA Shop.