ZUGFeRD & XRechnung: Was ist der Unterschied?
ZUGFeRD, XRechnung: Was steckt hinter diesen mysteriösen Namen? Wir bringen Licht ins Dunkel und beleuchten die beiden E-Rechnungsformate. Was sind die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung? Welche Vorteile gibt es und welches Dateiformat ist das richtige für Ihren Handwerksbetrieb? Informieren Sie sich rund um die beiden gängigsten E-Rechnungen in Deutschland!
Darum sollten Sie sich mit XRechnung, ZUGFeRD & Co. auseinandersetzen
Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland zur Pflicht. Unternehmen und öffentliche Auftraggeber müssen daher frühzeitig passende Systeme für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang einführen. Es sind jedoch nur E-Rechnungen zulässig, die die folgenden Anforderungen erfüllen:
- europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 (Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU)
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-V)
- in der Zusammenarbeit mit Behörden und staatlichen Institutionen: Nutzungsbedingungen der jeweilig genutzten Rechnungseingangsplattform des Bundes/der Länder
In Deutschland haben sich die Dateiformate XRechnung und ZUGFeRD durchgesetzt. Andere Formate wie Peppol (Pan-European Public Procurement Online) werden vor allem für internationale Transaktionen genutzt. Nachfolgend erklären wir die Formate ZUGFeRD, XRechnung sowie die Unterschiede, Vorteile und Anwendungsbereiche.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist eine elektronische Rechnung, die unter Beteiligung von Unternehmen, Ministerien und Verbänden sowie in Anlehnung an das französische E-Rechnungsformat Factur-X entwickelt wurde. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich maschinell auslesen und automatisiert in Buchhaltungssoftware importieren. Das Besondere an ZUGFeRD ist jedoch, dass es sich um ein Hybridformat handelt, also eine Kombination aus strukturierten Daten und dem PDF-Format – damit ist ZUGFeRD auch für Menschen lesbar.
Wesentliche Anwendungsbereiche für ZUGFeRD sind der B2B- und der B2C-Bereich. Ab der Version 2.0 entspricht ZUGFeRD der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3). Seit diesem Update verarbeiten auch öffentliche Stellen des Bundes und der Länder ZUGFeRD-Rechnungen. Zusätzlich muss hier jedoch der Standard XRechnung ausgestellt werden. Alternativ ist es möglich, die ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRechnung als rein strukturierte XML-Datei (ohne PDF-Datei) zu nutzen.
Achtung: Aufgrund der Tatsache, dass ZUGFeRD XML-Daten und PDF-Daten enthält, kann es vorkommen, dass sich die Informationen der beiden Komponenten unterscheiden. Der größte Vorteil des ZUGFeRD-Formats birgt somit auch die größte Fehleranfälligkeit. Prüfen Sie daher immer sorgfältig, ob die Daten im PDF und die Daten in der Buchhaltungssoftware übereinstimmen.
Was ist XRechnung?
X wie XML – so gelangte die XRechnung zu ihrem Namen und ist, wie ZUGFeRD auch, ein XML-basiertes E-Rechnungsformat. XRechnung bietet jedoch keine PDF-Komponente. Die Standard XRechnung kann nur maschinell gelesen werden, enthält also keine visuelle Darstellung für Menschen.
Die meisten ERP-Systeme in Deutschland enthalten Funktionen zur Unterstützung elektronischer Rechnungen. Hier wird die XRechnung weiterverarbeitet und visualisiert. Auch für eigenentwickelte Software kann die Rechnungserstellung mithilfe der umfassenden Dokumentation „Spezifikation XRechnung“ umgesetzt werden oder Sie nutzen die Visualisierungskomponente aus dem XRechnungs-GitHub.
Das Dateiformat XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) des Bundes entwickelt. Der Standard XRechnung ist die deutsche Antwort auf die Europäische Norm EN 16931. Der Vorteil am Standard XRechnung ist die Spezialisierung auf die öffentliche Verwaltung, die eine einheitliche und rechtskonforme Übermittlung von Rechnungsinformationen an staatliche Institutionen sicherstellt. Um eine XRechnung zu versenden, benötigen Sie immer die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers.
Gemeinsamkeiten und Unterschiede von ZUGFeRD und XRechnung
XRechnung und ZUGFeRD haben zunächst gemeinsam, dass sie zur Erreichung der Ziele der E-Rechnungspflicht 2025 beitragen:
- Sie sorgen für eine digitale, sichere und schnelle Zahlungsabwicklung.
- Sie ermöglichen den Datenaustausch zwischen verschiedenen Software-Systemen.
- Sie schaffen Transparenz und tragen so zur Verhinderung von Steuerhinterziehung bei.
Darüber hinaus teilen die beiden Dateiformate einige technische Gemeinsamkeiten. Hier liegen aber auch die Unterschiede von ZUGFeRD und XRechnung. Die folgende Tabelle bietet Ihnen einen Überblick:
| Standard XRechnung | ZUGFeRD | |
| Entspricht der EU-Richtlinie 2014/55/EU, Norm EN 16931 | ✓ | ✓ |
| Automatische Verarbeitung in ERP-Systemen | ✓ | ✓ |
| XML-basiert | ✓ | ✓ |
| Unterstützt beide zugelassenen Syntaxen CII und UBL | ✓ | unterstützt ausschließlich CII |
| Rein strukturierte XML-Datei | ✓ | X |
| Hybridformat (PDF, XML-Datei) | ausschließlich maschinell lesbar | maschinell lesbar + PDF-Ansicht |
| Geeignet für Rechnungen an Behörden & staatliche Institutionen | ✓ | ausschließlich die Version ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRechnung, ohne PDF-Datei |
Lesetipp: Sie fragen sich, was eine elektronische Rechnung wie ZUGFeRD oder XRechnung von einer PDF-Datei unterscheidet? Informieren Sie sich rund um das Thema E-Rechnung in unserem Beitrag „2025 wird die E-Rechnung Pflicht: Darauf kommt es an“.
Welches E-Rechnungsformat ist das richtige für meinen Betrieb?
Um das richtige E-Rechnungsformat für Ihr Handwerksunternehmen zu finden, kommt es vor allem auf zwei Fragen an:
- Wer sind Ihre Auftraggeber?
- Welche Möglichkeiten bietet Ihre IT-Infrastruktur?
Sobald Sie diese beiden Fragen geklärt haben, können Sie mit der Umsetzung beginnen. Planen Sie anschließend eine Testphase ein, in der Sie das neue System mit ausgewählten Geschäftspartnern auf Herz und Nieren prüfen. Holen Sie Feedback ein und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor, bevor Sie die gesamte Rechnungsverarbeitung umstellen und E-Rechnungen reibungslos versenden und empfangen.
Auftraggeber
Wenn Sie hauptsächlich mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, liegt es auf der Hand, dass Sie sich für den Standard XRechnung entscheiden. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen am einfachsten.
Für B2B-Auftraggeber eignet sich ZUGFeRD in der Regel besser, da sie das Hybridformat automatisiert verarbeiten und visuell prüfen können. Wenn Sie regelmäßig mit Auftraggebern aus dem B2B und dem öffentlichen Bereich zusammenarbeiten, bietet Ihnen ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRechnung die Möglichkeit, ZUGFeRD-Rechnungen im B2G-Kontext zu verwenden.
Fallbeispiel: Firma Müller & Söhne ist ein mittelständischer Handwerksbetrieb für Sanitärinstallationen und Heizungsbau. Das Unternehmen hat sowohl private Kunden als auch Gewerbekunden und übernimmt gelegentlich Aufträge für kommunale Einrichtungen.
- Für ihren Kunden ABC-Bau GmbH erstellt die Firma Müller eine PDF/A-3-Rechnung, die sowohl für den Kunden lesbar ist als auch eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten enthält. Die PDF versendet Firma Müller per Mail.
- Für den Auftrag der kommunalen Einrichtung verwendet Firma Müller ausschließlich das Profil XRechnung der Version ZUGFeRD 2.2.0., um die Anforderungen der öffentlichen Rechnungsverarbeitung zu erfüllen.
- Bei Privatkunden stellt Firma Müller keine elektronischen Rechnungen in strukturiertem Format aus, sondern verschickt klassische PDF-Rechnungen.
IT-Infrastruktur
Fragen Sie bei Ihren IT-Anbietern nach, ob bereits die Funktion besteht, eines der E-Rechnungsformate in Ihrer Buchhaltungssoftware oder in Ihrem ERP-System zu verarbeiten. Die meisten Dienstleister bieten ZUGFeRD, XRechnung oder beides an. Falls nicht, besteht die Option, eine Integration zu bauen. ZUGFeRD-Integrationen sind in der Regel einfacher in der Erstellung.
Haben Sie bisher keinerlei maschinell lesbare Rechnungen versendet oder empfangen? Überlegen Sie, Ihr Büro grundsätzlich zu digitalisieren oder auf ein neues System umzusteigen? Überzeugen Sie sich von Handwerksbüro Live.
Nutzen Sie Systeme die beide E-Rechnungsformate anbieten
Der einfachste Weg der Frage ZUGFeRD oder XRechnung aus dem Weg zu gehen, ist ein System zu installieren, dass beide E-Rechnungsformate anbietet. Dann können Sie je nach Auftrag individuell entscheiden, ob Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Die Software Handwerksbüro Live ist speziell für Handwerksbetriebe ausgelegt und ermöglicht XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen und PDF-Rechnungen.
Darüber hinaus bietet Handwerksbüro Live viele weitere Funktionen:
- Projektverwaltung
- Erstellung von Angeboten
- Organisation von Ausschreibungen
- Erstellung von Arbeitsberichten
- Arbeitszeiterfassung
Wir lassen Sie nicht allein! Sie erhalten detaillierte Anleitungen für das Einlesen und Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen sowie das Erstellen von XRechnungen. Darüber hinaus finden Sie zahlreiche weitere Schnittstellen, die Ihnen den Handwerkeralltag erleichtern, zum Beispiel:
- IDS-Connect zu Großhändlern
- Lexoffice Schnittstelle
- sevDesk
PLUS: Nutzen Sie Handwerksbüro Live vom Smartphone, Tablet oder PC aus.
Flexibel unterwegs: Mit Handwerksbüro Live Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen
Ob ZUGFeRD oder XRechnung – beide Formate bieten Handwerksunternehmen entscheidende Vorteile, um die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu erfüllen und die Rechnungsabwicklung effizienter zu gestalten. Für viele Betriebe, insbesondere im Handwerkssektor, bietet ZUGFeRD dank des hybriden Formats und der Flexibilität Vorteile. XRechnung hingegen ist das Mittel der Wahl für den öffentlichen Sektor, da es speziell auf die Anforderungen der staatlichen Verwaltung zugeschnitten ist.
Unabhängig davon, für welches Format Sie sich entscheiden: Eine frühzeitige Umstellung auf elektronische Rechnungen sorgt für Effizienzgewinne, Kosteneinsparungen und eine rechtssichere Rechnungsstellung.
Mit Lösungen wie Handwerksbüro Live können Sie beide Formate flexibel nutzen und die Anforderungen verschiedener Auftraggeber einfach umsetzen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Rechnungsprozesse zu modernisieren und stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch nach 2025 rechtssicher und effizient agiert.
