Leitweg-ID – Das müssen Sie wissen
Seit der Einführung der E-Rechnung benötigen Sie die Leitweg-ID, um Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zu stellen. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Leitweg-ID für XRechnungen: Was ist eine Leitweg-ID? Wie ist sie aufgebaut? Und: Woher bekomme ich die Leitweg-ID? Wir informieren Sie!
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-Identifikationsnummer, kurz Leitweg-ID, wird für die korrekte Zustellung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigt. Es handelt sich um eine Nummer, die den Empfänger einer Rechnung eindeutig identifiziert. In Deutschland haben nur staatliche Institutionen und öffentliche Einrichtungen eine Leitweg-ID. Sie wurde zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über den elektronischen Rechnungsaustausch eingeführt. Die Übermittlung der E-Rechnung und Leitweg-ID erfolgt per XRechnung.
Wann benötige ich eine Leitweg-ID?
Sie benötigen immer dann eine Leitweg-ID, wenn Sie eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber in Deutschland senden möchten:
- Bund, Länder, Gemeinden
- Ministerien, Schulen, Stadtverwaltungen
- jegliche öffentliche Einrichtung und deren Unterabteilungen
Die meisten E-Rechnungen an Behörden werden im Standard XRechnung versendet. Inzwischen haben Sie auch die Möglichkeit, die ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRechnung zu nutzen. XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen ohne Leitweg-ID werden nicht angenommen.
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Es gibt keine Leitweg-ID für Unternehmen! Auch für den Empfang von XRechnungen ist keine Leitweg-ID notwendig. Die Leitweg-ID bezieht sich ausschließlich auf staatliche Behörden.
Warum wurde die Leitweg-ID für E-Rechnungen eingeführt?
Die Leitweg-ID ist ein Schlüsselwerkzeug, um eine nahtlose Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und Kosteneinsparungen zu ermöglichen. Sie soll die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor optimieren.
Die Leitweg-ID
- dient der Vermeidung von Fehlern und Verzögerungen.
- unterstützt die automatisierte Weiterleitung und Bearbeitung von Rechnungen.
- reduziert die Verwaltungsaufwände.
Lesetipp: Im öffentlichen Sektor werden bereits seit mehreren Jahren E-Rechnungen akzeptiert. Ab 2025 kommt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen. Informieren Sie sich über die Unterschiede zwischen E-Rechnungen und unstrukturierten, digitalen Rechnungen!
Wie finde ich die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID wird Ihnen vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Manche Gemeinden stellen Übersichtslisten für alle Einrichtungen zur Verfügung, dann finden Sie die Leitweg-ID online. In den meisten Fällen wird die entsprechende Leitweg-ID vom Auftraggeber bei der Bestellung oder im Vertrag mitgeteilt. Sichern Sie sich im Zweifel bei Ihrem Ansprechpartner in der Behörde ab. Als Rechnungssteller müssen Sie keinen formalen Prozess befolgen.
Wenn Sie als öffentliche Einrichtung oder Behörde agieren und eine Leitweg-ID beantragen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Ermitteln Sie die zuständige Stelle:
- Bundesbehörden erhalten Ihre Leitweg-ID beim Zentralen Finanzwesen des Bundes (ZFB). Füllen Sie dazu das Kontaktformular
- Bei Landesbehörden variiert die Zuständigkeit. Informieren Sie sich, wo in Ihrem Bundesland die Leitweg-ID beantragt werden kann.
- Antragsstellung und Erhalt der Leitweg-ID: Befolgen Sie die spezifischen Anforderungen und das Verfahren zur Beantragung einer Leitweg-ID der jeweiligen Vergabestelle. Gegebenenfalls müssen Sie weitere Informationen zur Verfügung stellen.
- Weitergabe der Leitweg-ID an ausführende Unternehmen: Informieren Sie alle Unternehmen, deren Dienstleistungen Sie in Anspruch nehmen, insbesondere, wenn sich Ihre Leitweg-ID ändert.
Aufbau einer Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist keine zufällige Zahlenreihenfolge. Der Aufbau folgt einer klaren Logik. Je nach Einrichtung unterscheidet sich auch die Länge der Ziffernfolge. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie die Leitweg-ID entsteht und was Sie daraus ablesen können.
Wofür stehen die Komponenten der Leitweg-ID?
Das Format der Leitweg-ID entspricht in der Regel dem Grundmuster:
<Bundesland>-<Bezirk>-<Landkreis>-<Gemeinde>-<Zusatzangaben>
Wir haben Ihnen für den Aufbau der Leitweg-ID ein Beispiel aufbereitet. So lässt sich das Format besser nachvollziehen.
Bundesland
Die ersten beiden Ziffern der Leitweg-ID kennzeichnen die Zuordnung zum Bundesland. Auf Bundesebene besteht die Grobadressierung nur aus drei Ziffern (991/992/993), dann folgt das Trennzeichen und die Feinadressierung.
Regierungsbezirk
Die dritte Ziffer beschreibt den Regierungsbezirk. Sie wird jedoch nur dann angegeben, wenn auch eine Landkreis-Kennzahl folgt.
Landkreis
Nach dem Regierungsbezirk erfolgt die Zuordnung zu einem Landkreis. Diese Kennziffer ist zweistellig und nur erforderlich, sofern eine Gemeindekennzahl angegeben wird.
Gemeindekennzahl
Die Gemeindekennzahl kann aus drei, vier oder sieben Ziffern bestehen:
- drei Ziffern: Hier wird nur die Gemeindezahl angegeben
- vier Ziffern: Hier wird nur der Gemeindeverband angegeben
- sieben Ziffern: Hier wird erst der Gemeindeverband, dann die Gemeindezahl angegeben
Trennzeichen
Das Trennzeichen zeigt an, dass hier die lokale Zuordnung der Behörde endet und die Feinadressierung beginnt. Der Unicode für das Trennzeichen ist U+002D oder Sie nutzen einfach das „Minus“-Zeichen.
Feinadressierung
In der Feinadressierung können zum ersten Mal auch Buchstaben auftauchen, wobei Groß- und Kleinschreibung keine Rolle spielt. Die Anzahl an Ziffern und Buchstaben variiert. Die meisten Feinadressierungen beinhalten zwischen vier und zehn Ziffern; maximal sind 30 Ziffern möglich. Bund und Länder verfolgen an dieser Stelle unterschiedliche Systeme. Entsprechend unterschiedlich sind auch die Feinadressierungen aufgebaut.
Trennzeichen
Es folgt erneut ein Trennzeichen in Form eines „Minus“ (oder Unicode U+002D), um die Feinadressierung abzuschließen.
Prüfziffer
Die letzten beiden Ziffern der Leitweg-ID sind die Prüfziffer, die aus den vorhergehenden Ziffern berechnet wird. Diese Berechnung wird automatisch vom Rechnungssystem durchgeführt, um zu prüfen, ob eine Leitweg-ID zulässig ist.
Leitweg-ID nach Bundesländern
Wir haben Ihnen die Bundesland-Kennziffern übersichtlich zusammengefasst:
| Bundesland | Kennziffer |
| Baden-Württemberg | 08 |
| Bayern | 09 |
| Berlin | 11 |
| Brandenburg | 12 |
| Bremen | 04 |
| Bundesebene | 99 |
| Hamburg | 02 |
| Hessen | 06 |
| Mecklenburg-Vorpommern | 13 |
| Niedersachsen | 03 |
| Nordrhein-Westfalen | 05 |
| Rheinland-Pfalz | 07 |
| Saarland | 10 |
| Sachsen | 14 |
| Sachsen-Anhalt | 15 |
| Schleswig-Holstein | 01 |
| Thüringen | 16 |
FAQ: Die wichtigsten Fragen zur Leitweg-ID
Gibt es ein Leitweg-ID-Verzeichnis?
Derzeit gibt es kein vollständiges Verzeichnis aller Leitweg-IDs. Manche Gemeinden bieten Listen ihrer Behörden an. Am besten fragen Sie jedoch immer bei Ihrem Auftraggeber nach der korrekten Leitweg-ID.
„Leitweg-ID ist nicht valide“ – Wie gehe ich vor?
Wird Ihnen auf der Plattform des Bundes für E-Rechnungen der Fehler „Leitweg-ID ist nicht valide“ ausgegeben? Gehen Sie wie folgt vor:
- Stimmt die eingegebene Leitweg-ID? Überprüfen Sie die Ziffern- und Buchstabenfolge sowie Bindestriche. Achten Sie auch darauf, dass keine Leerzeichen versehentlich eingefügt wurden.
- Der Fehler erscheint trotz korrekt eingegebener Leitweg-ID? Dann kontaktieren Sie Ihren Auftraggeber und fragen Sie nach, ob sich die Leitweg-ID geändert hat.
- Wenn Sie weiterhin den Fehler nicht finden, kontaktieren Sie das Zentrale Finanzwesen des Bundes.
Kann eine Behörde mehrere Leitweg-IDs haben?
Ja, eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs haben. Dies ist vor allem bei größeren Organisationen oder komplexen Behördenstrukturen der Fall. Die Vergabe mehrerer Leitweg-IDs ermöglicht eine klare Zuordnung von Rechnungen zu bestimmten Abteilungen, Organisationseinheiten oder Kostenstellen. Das erleichtert die Bearbeitung und Weiterleitung innerhalb der Behörde. Die zuständige Behörde gibt meist in der Bestellung oder im Vertrag die spezifische Leitweg-ID an. Kommen mehrere IDs in Frage, melden Sie sich bei Ihrem Auftraggeber.
Kann eine Leitweg-ID geändert werden?
Ja, eine Leitweg-ID kann geändert werden, allerdings geschieht dies nur in Ausnahmefällen. Meist ändert sich die Leitweg-ID, wenn eine Behörde restrukturiert wird, Zuständigkeiten sich ändern oder eine neue Verwaltungseinheit geschaffen wird. Über Änderungen informiert Sie die Behörde proaktiv.
Benötige ich auch bei ZUGFeRD-Rechnungen eine Leitweg-ID?
Ja, auch bei ZUGFeRD-Rechnungen ist eine Leitweg-ID erforderlich, wenn die Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gestellt wird. Die Notwendigkeit der Leitweg-ID hängt nicht vom Rechnungsformat ab, sondern von den Anforderungen des Empfängers.
Die Leitweg-ID wird bei der ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRechnung angegeben. Dieses Profil ist auf die gesetzlichen Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber zugeschnitten. Die Leitweg-ID wird in einem entsprechenden Feld innerhalb der XML-Daten eingebettet. Lesen Sie mehr über die Unterschiede und Gemeinsamkeiten von XRechnung und ZUGFeRD.
Funktioniert die Leitweg-ID auch als Peppol-ID?
Die Leitweg-ID kann auch innerhalb des Peppol-Netzwerks für internationale Rechnungen an deutsche Behörden verwendet werden. Überprüfen Sie jedoch vorab, dass sich die Leitweg-ID nicht von der Peppol-ID der Behörde unterscheidet.
Achtung! Eine Peppol-ID ist nicht dasselbe wie eine Leitweg-ID. Eine Peppol-ID ist für jede Organisation erforderlich, die am Peppol-Netzwerk teilnehmen möchte, auch für Dienstleister und Lieferanten. Über einen Peppol Access Point Provider werden Sie als Organisation registriert und erhalten Zugang zum Netzwerk.
Leitweg-ID eingeben & XRechnungen mit Handwerksbüro Live stellen
Die Leitweg-Identifikationsnummer ist ein unverzichtbares Element für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung. Sie gewährleistet die korrekte Zuordnung und automatisierte Bearbeitung von E-Rechnungen.
Ob Sie als Lieferant Rechnungen stellen oder als Behörde Rechnungen empfangen: Das Verständnis und die korrekte Nutzung der Leitweg-ID sind essenziell. Mit den richtigen Tools wird die elektronische Rechnungsstellung nicht nur zukunftssicher, sondern auch einfacher. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre Prozesse zu optimieren – steigen Sie auf E-Rechnungen um!
