Arbeitszeiterfassung im Handwerk: Warum Sie Arbeitszeit digital & mobil erfassen sollten
Zeiterfassung für Handwerker ist Pflicht – das hat der Europäische Gerichtshof entschieden. Die Arbeitszeit muss lückenlos erfasst werden. Was sollten Sie bei einer rechtskonformen Arbeitszeiterfassung im Handwerk beachten? Und darüber hinaus: Wie schöpfen Sie Vorteile aus dem Arbeitszeitgesetz? Wir informieren Sie rund um die Arbeitszeiterfassung im Handwerk.
Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung im Handwerk in Deutschland
Seit Oktober 2022 ist Arbeitszeiterfassung Pflicht. Diese gesetzliche Regelung geht aus zwei Gerichtsurteilen hervor: dem EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (Rs. C-55/18) und dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21).
Im April 2023 legte die Bundesregierung schließlich einen Referentenentwurf vor, der die Grundlage zur Abänderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) bilden wird. Im Jahr 2024 soll der Entwurf novelliert werden. Dieser sieht unter anderem eine elektronische Zeiterfassung vor. Stundenzettel gehören dann – bis auf wenige Ausnahmen – der Vergangenheit an.
Bis die Gesetzesänderung aktiv wird, besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
- bei Arbeitszeit von mehr als 48 Stunden pro Woche,
- an Sonn- und Feiertagen,
- bei geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern (Minijobber) sowie
- in einzelnen Branchen nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (u.a. LKW-Fahrer, Bauarbeiter, in Gaststätten und in der Fleischwirtschaft).
Darüber hinaus existieren folgende Regelungen zur Einhaltung von Ruhezeiten:
- nach 6 Stunden eine Pause von 30 Minuten
- nach 9 Stunden eine Pause von 45 Minuten
- zwischen zwei Arbeitstagen eine Pause von 11 zusammenhängenden Stunden
- in einem 7-Tage-Zeitraum eine Pause von mindestens 24 zusammenhängenden Stunden
Mit der Novellierung des Referentenentwurfs müssen viele Handwerksbetriebe umsatteln. Sorgen Sie jetzt vor und etablieren Sie die digitale Zeiterfassung auch in Ihrem Unternehmen.
Digitale Zeiterfassung im Handwerk: Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Viele Betriebe fürchten, dass eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung im Handwerk mehr Bürokratie mit sich bringen wird, aber das Gegenteil ist der Fall. Sie bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern großen Nutzen, der weit über die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinausgeht.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung im Handwerk:
- Zeiterfassung vor Ort: Gerade im Handwerk ermöglicht eine mobile Zeiterfassung per App Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine flexible und ortsunabhängige Dokumentation Ihrer Arbeitszeiten – ob auf der Baustelle, unterwegs oder im Betrieb.
- Rechtliche Absicherung: Mit der digitalen Zeiterfassung erfüllen Sie als Arbeitgeber Ihre gesetzliche Pflicht zur Dokumentation und entgehen Bußgeldern und Strafen.
- Steigerung der Effizienz: Eine Arbeitszeiterfassung auf digitalem Weg spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit. Sie optimieren Ihre Arbeitsprozesse und reduzieren administrative Aufwände.
- Bessere Planung und Kalkulation: Da Sie einen genauen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden haben, lassen sich Projekte präziser kalkulieren und Ressourcen effizienter einsetzen.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Als Arbeitgeber haben Sie jederzeit Einblick in die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und behalten den Überblick.
- Abrechnung und Dokumentation: Automatische Berichte und eine exakte Arbeitszeitaufzeichnung erleichtern Ihnen die Abrechnung gegenüber Ihren Auftraggebern.
- Schutz vor unbezahlter Mehrarbeit: Sie und Ihre Mitarbeitenden stellen sicher, dass jede geleistete Überstunde korrekt dokumentiert und entsprechend vergütet wird. Dies ist auch ein gutes Argument, um Ihre Mitarbeitenden von der Umstellung auf die digitale Zeiterfassung zu überzeugen.
Zeiterfassung im Handwerk mit App – so geht’s mit ZEIT-DOKU von WEKA
Ein System zur Zeiterfassung soll laut dem EuGH-Urteil objektiv, verlässlich, zugänglich und vertraulich sein. Das bedeutet:
| Anforderungen an ein System zur Zeiterfassung | Begründung |
| objektiv | Die Erfassung von Arbeitszeit soll objektiv sein. Die erbrachte Arbeitszeit muss manipulationssicher und nach den gesetzlichen sowie betrieblichen Regelungen erfasst werden. |
| verlässlich | Das System zur Arbeitszeiterfassung muss verlässlich funktionieren. Die Arbeitszeit muss auch an jedem Arbeitsort erfasst werden können. |
| zugänglich | Das System zur Arbeitszeiterfassung muss für Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber zugänglich sein. Beide Seiten müssen einen Einblick in das Zeitkonto bekommen. |
| vertraulich | Die Daten im System zur Arbeitszeiterfassung müssen vertraulich behandelt werden. Nur berechtigte Personen sollten Zugang haben (Arbeitnehmer, Vorgesetzte und Personalabteilung). |
Funktionen von ZEIT-DOKU
Unsere Zeiterfassungssoftware ZEIT-DOKU erfüllt genau diese Voraussetzungen. Die App ist bestens auf die Bedürfnisse des Handwerks zugeschnitten. Profitieren Sie unter anderem von folgenden Funktionalitäten:
Ihre Mitarbeiter können selbstständig Arbeitsbeginn und Ende eintragen – mit nur einem Klick auf den intuitiven Play-Button.
Für einen schnellen Check des Wochenstatus hilft zusätzlich das Balkendiagramm, das farblich leicht erkennbar anzeigt, ob Ihre Mitarbeiter mit ihren Arbeitsstunden im grünen Bereich liegen. Hierzu vergleichen Sie die tatsächliche Arbeitszeit mit den vertraglich vereinbarten Wochenstunden.
In der Wochenansicht überprüfen Sie zudem die Ruhezeiten und Pausen, ohne langes Entziffern von handschriftlichen Notizen – schnell, bequem und auf einen Blick.
Mit einem Klick auf „Auswertungen“ wird Ihnen die praktische Monatsübersicht angezeigt. Hier sind übersichtlich die Fehltage inklusive Grund (Krankheit, Fortbildung, Urlaub) gelistet, sowie die Höchstarbeitszeit, Mindestruhezeit und Überstunden.
Sie sind neugierig geworden?
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Ihre Vorteile mit der ZEIT-DOKU von WEKA:
Unser All-In-One-Kombipaket umfasst die ZEIT-DOKU-Software sowie die Fachinformation „Arbeitszeitrecht in der Praxis“ – die ideale Grundlage für Ihren Umstieg zur mobilen Zeiterfassung im Handwerk. Darüber hinaus bietet Ihnen ZEIT-DOKU:
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- rechtskonforme Arbeitszeiterfassung im Handwerk für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- individuell festlegbare Rahmenbedingungen für Höchstarbeitszeiten und Pausenzeiten
- automatische Erstellung von Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten
- unkomplizierte Ausspielung aller Daten als Excel-Listen
- einfache Überprüfung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit im Vergleich zum vereinbarten Auftragsumfang
- Optimierung der Mitarbeiterauslastung und Projektplanung
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- Kontrolle der Überstundengrenzen und Ruhezeiten
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FAQ: Was Sie über Arbeitszeiterfassung im Handwerk wissen sollten
Nachfolgend beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Zeiterfassung und klären auf, warum digitale Lösungen wie Zeiterfassungs-Apps besonders im Handwerk sinnvoll sind.
Ist Arbeitszeiterfassung im Handwerk gesetzliche Pflicht?
Ja, die Zeiterfassung ist mittlerweile auch im Handwerk gesetzliche Pflicht. Die Grundlage dafür bildet ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (Rs. C-55/18). Dieses verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten seit 2019, Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit bereitzustellen. In Deutschland soll diese Regelung noch im Jahr 2024 im Arbeitszeitgesetz um weitere Punkte erweitert werden. Sie sind als Arbeitgeber dann verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter objektiv, verlässlich, zugänglich und vertraulich zu dokumentieren.
Muss die Arbeitszeiterfassung im Handwerk digital erfolgen?
Auch wenn das Arbeitszeitgesetz noch keine direkte Verpflichtung zur digitalen Zeiterfassung vorsieht, ist eine Anpassung bis Ende 2024 geplant. Unabhängig davon ist eine digitale Lösung oft die effizientere Wahl. Gerade im Handwerk, wo Ihre Mitarbeiter oft an verschiedenen Orten arbeiten, bietet eine digitale Zeiterfassung die nötige Flexibilität.
Welche Vorteile hat die digitale Zeiterfassung im Handwerk?
Die digitale Zeiterfassung im Handwerk bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitern viele Vorteile. Das wichtigste: Digitale Zeiterfassung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und schützt Sie vor Bußgeldern. Außerdem reduziert sich der administrative Aufwand und der elektronische Arbeitszeitnachweis ist weniger fehleranfällig als ein Stundenzettel. Genaue Zeitdaten helfen Ihnen bei der Ressourcenplanung und Projektkalkulation und nicht zuletzt schafft die digitale Zeiterfassung einen klaren Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter. Das wiederum führt zu gerechteren Gehaltsabrechnungen.
Warum ist eine Zeiterfassungs-App im Handwerk wichtig?
Eine Zeiterfassungs-App ist im Handwerk besonders wichtig, da sie es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle oder unterwegs zu erfassen. Die Zeiterfassung wird somit flexibler, denn die Daten sind sofort digital verfügbar. Zudem erleichtert eine App es Ihnen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, da sie für eine fehlerfreie, transparente Zeiterfassung sorgt. Das ist sowohl für Gehaltsabrechnungen als auch Dokumentationspflichten von Vorteil.
Was muss im Arbeitszeitnachweis im Handwerk enthalten sein?
Ein vollständiger Arbeitszeitnachweis im Handwerk muss neben dem Namen des Mitarbeiters das Datum, Arbeitsbeginn und -ende, die Dauer der Arbeitszeit, Pausen sowie geleistete Überstunden beinhalten.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise im Handwerk aufgehoben werden?
Arbeitszeitnachweise im Handwerk müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgelegt. Sie findet sich ebenso in der Abgabenordnung (§ 147, AO) und im Handelsgesetzbuch (§ 257, HGB).
Mobile Zeiterfassung im Handwerk: Mit ZEIT-DOKU zu mehr Effizienz und Zufriedenheit
Zeiterfassung im Handwerk ist ein wichtiges Thema in der Branche. Minimieren Sie effektiv Zeiten im Büro, indem Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit bei Kundenterminen oder auf Baustellen dokumentieren – unabhängig von einem PC ganz einfach auf einem Smartphone oder Tablet über eine App.
Unsere digitale Zeiterfassung für Handwerker von WEKA ist Ihre Chance, Arbeitszeiten gewinnbringend auszuwerten. Mit ZEIT-DOKU sind Sie auf der sicheren Seite, um die gesetzlichen Vorgaben rechtskonform auszuführen.
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